Como administrar as faturas do contrato

Depois que o contrato de locação está cadastrado, o sistema passa a gerar as faturas do inquilino automaticamente, conforme as datas e regras configuradas no contrato.

A aba Financeiro concentra os recursos utilizados para acompanhar essas cobranças, conferir valores, registrar boletos, antecipar parcelas, adicionar itens, renegociar valores, acompanhar repasses e consultar notas fiscais.

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Itens Adicionais

A sub-aba Itens Adicionais permite configurar valores que serão cobrados juntamente com o aluguel, como condomínio, IPTU, seguro, água e outras despesas.

Também é possível configurar a recorrência de cada item.

A opção Itens Padrão permite recriar os itens padrão do contrato conforme as configurações definidas para a empresa.

Atenção: Alterações realizadas nos itens adicionais afetam as próximas faturas. Faturas que já foram geradas não são atualizadas automaticamente. Quando necessário, elas devem ser removidas e geradas novamente conforme a nova configuração.

Prévia das faturas

A seção Como as faturas vão sair permite visualizar antecipadamente como as próximas cobranças serão calculadas, considerando as informações configuradas no contrato.

Faturas que já foram emitidas apresentam sua situação atual e podem ser abertas diretamente pela prévia.

Quando um ciclo ainda não possui fatura emitida, pode ser disponibilizada a opção Gerar.

Atenção: A prévia é recalculada sempre que alguma informação que interfere na cobrança é alterada, como valor, prazo, vencimento, modalidade, comissões ou itens adicionais. Utilize essa área para conferir o resultado antes de concluir alterações no contrato.

Listagem de faturas

A sub-aba Faturas permite acompanhar as cobranças já geradas para o contrato.

No topo da tela são apresentados indicadores que facilitam a consulta das faturas.

Quando a conferência do contrato identifica alguma inconsistência, o sistema pode apresentar apontamentos relacionados às faturas envolvidas.

Nesses casos, é possível abrir a fatura ou utilizar a opção Tratar para acessar as pendências do contrato. Ao selecionar uma ou mais faturas, o sistema também apresenta a soma dos valores selecionados.

Antecipar faturas

A opção Antecipar Faturas permite gerar antecipadamente cobranças que seriam criadas automaticamente nos próximos períodos.

As faturas que já foram emitidas não são alteradas durante a antecipação.

Atenção: A antecipação está disponível somente quando o contrato permite a geração das próximas cobranças. Caso o contrato não esteja ativo, utilize Criar Fatura quando for necessário cadastrar uma cobrança fora do ciclo normal.

Quando não houver faturas disponíveis para antecipação no período selecionado, o sistema informará que as próximas cobranças serão geradas automaticamente conforme suas respectivas datas.

Ações em lote nas faturas

Ao selecionar uma ou mais faturas, o menu de Ações disponibiliza recursos para manutenção das cobranças em lote.

Atenção: A exclusão de faturas é uma ação definitiva. Utilize essa opção somente quando as cobranças realmente precisarem ser removidas, por exemplo, para que sejam geradas novamente após alguma alteração de configuração.

A opção Criar Fatura permite cadastrar uma fatura avulsa fora do ciclo normal, já vinculada ao contrato.

Lançamentos do contrato

A sub-aba Lançamentos apresenta as movimentações financeiras vinculadas ao contrato.

Ela pode ser utilizada para consultar, adicionar ou remover lançamentos relacionados ao contrato, incluindo despesas e créditos que não tenham sido originados diretamente por uma fatura.

Repasses

A sub-aba Repasses permite acompanhar os valores vinculados aos proprietários do imóvel.

As informações são apresentadas por proprietário e consideram as movimentações relacionadas ao imóvel.

Também estão disponíveis ações específicas para o processo de repasse.

A área de Movimentação de Repasses apresenta os repasses que já foram realizados para o contrato.

Atenção: Para que o processo de repasse esteja disponível, o contrato precisa possuir o proprietário corretamente cadastrado. Caso não exista esse vínculo, o sistema apresentará um aviso indicando a necessidade de revisar a aba Pessoas.

Notas Fiscais

A sub-aba Notas Fiscais apresenta as notas fiscais relacionadas ao contrato.

A forma e o momento da emissão são determinados pelas configurações definidas em Nota Fiscal de Serviço, na aba Configurações do contrato.

Perguntas frequentes

➜ Preciso gerar as faturas manualmente todos os meses? Não. O sistema gera as cobranças automaticamente conforme as regras e datas configuradas no contrato. A antecipação é utilizada apenas quando for necessário gerar as próximas faturas antes do momento previsto.

➜ Alterei o valor de um item, mas as faturas antigas não mudaram. As alterações são aplicadas às próximas faturas. Para alterar cobranças já emitidas, pode ser necessário removê-las e gerá-las novamente.

➜ O botão Antecipar Faturas está desabilitado. Verifique a situação do contrato. Caso seja necessário criar uma cobrança fora do ciclo, utilize Criar Fatura.

➜ O inquilino quer pagar várias faturas em uma única cobrança. Selecione as faturas desejadas e utilize Unificar Faturas.

➜ O inquilino está inadimplente e deseja parcelar a dívida. Selecione as faturas em aberto e utilize Renegociar. Os repasses já realizados não são alterados.

➜ O boleto não está disponível para pagamento. Verifique se o boleto já foi registrado. Caso necessário, selecione a fatura e utilize Registrar Boletos.

➜ A fatura foi paga no banco, mas continua em aberto. Utilize Reprocessar os Pagamentos para consultar novamente o pagamento e atualizar a situação.

➜ Como conferir se as configurações do contrato estão gerando as parcelas corretamente? Utilize a prévia Como as faturas vão sair, que apresenta uma projeção das próximas cobranças considerando as informações atualmente preenchidas.

➜ Preciso corrigir o Período de Referência de uma fatura que já foi paga. Abra a fatura e altere o Período de Referência normalmente: o campo continua liberado depois do pagamento, e a alteração fica registrada no histórico da fatura. Esse período é o que indica ao faturamento qual mês já foi cobrado.