Como enviar o demonstrativo da locação e o recibo ao proprietário (no repasse e manualmente)

O proprietário quer receber, sem você mandar um a um, o que foi cobrado e descontado do aluguel dele? O sistema envia o recibo do repasse por e-mail no momento em que o repasse é efetivado, e o Demonstrativo de Locação quando você marca essa opção na tela de repasse. Ele não manda um demonstrativo mensal por conta própria, em data fixa. Para enviar fora do repasse, o envio é manual.

Esta página mostra como deixar o envio ligado, como conferir e como enviar o demonstrativo à mão.

Navegação no Módulo

Rotina	Descrição
Configurações > Empresas / Filiais > abrir a empresa > aba Financeiro	Ligar o envio do recibo em todos os repasses e o padrão do demonstrativo.
Configurações > Financeiro > Configurações Gerais > aba Relatórios	Ocultar os dados do inquilino no demonstrativo enviado por e-mail ao proprietário.
Financeiro > Repasses de Proprietários > Efetuar Repasse	Escolher, em cada repasse, se o e-mail será enviado.
Relatórios > Financeiro e Contábil > Demonstrativos > Demonstrativo de Locações	Gerar o demonstrativo e enviar aos proprietários sem fazer repasse.
Pessoas > Pessoas > abrir o proprietário	Conferir se o e-mail está cadastrado.

Como funciona o envio

• O e-mail sai quando o repasse é efetivado: no repasse pelo ApBank, quando a transferência é concluída; no repasse manual, quando você marca como pago.
• Sem repasse, não há e-mail. Se a imobiliária reteve todo o valor do mês, não existe recibo nem demonstrativo para enviar.
• O recibo pode sair em todos os repasses, inclusive nos que o sistema cria sozinho quando a fatura é paga, se a opção da empresa estiver ligada (Passo 1).
• O Demonstrativo de Locação vai como um botão dentro do e-mail, para baixar o demonstrativo dos últimos 30 dias. Ele sai nos repasses em que a opção está marcada na janela Efetuar Repasse. Repasses criados sozinhos na baixa da fatura enviam só o recibo.
• Se a imobiliária ligar a opção de ocultar os dados do inquilino, o demonstrativo aberto por esse botão não mostra os dados do inquilino. Veja Ocultar os dados do inquilino no demonstrativo do e-mail, mais abaixo.
• O envio do demonstrativo não vale para contratos de venda.
• O proprietário precisa ter e-mail cadastrado. Sem e-mail, o sistema não envia.

Passo 1 — Ligue o envio para toda a empresa

1. Acesse Configurações > Empresas / Filiais e abra a empresa.
2. Vá na aba Financeiro.
3. No bloco Configurações para Repasses, ligue Enviar recibo de repasse automaticamente para o e-mail do proprietário.
4. Se quiser que a janela de repasse já venha com o demonstrativo marcado, ligue Ativar Envio de Demonstrativo de Locação para o e-mail do proprietário, que fica na mesma aba, junto dos campos de recibo padrão.
5. Clique em Gravar.

Passo 2 — Confira a escolha em cada repasse

Ao efetuar um repasse em Efetuar Repasse, a janela traz duas opções, já marcadas conforme a configuração da empresa:

• Enviar recibo para o e-mail do proprietário.
• Enviar Demonstrativo de Locação para o e-mail do proprietário. A opção mostra um link de prévia do que será enviado.

Desmarque a opção se, naquele repasse, o e-mail não deve sair.

Ocultar os dados do inquilino no demonstrativo do e-mail

Se o proprietário não deve ver os dados do inquilino, a imobiliária pode escondê-los no Demonstrativo de Locação que ele abre pelo botão do e-mail de repasse.

1. Acesse Configurações > Financeiro > Configurações Gerais.
2. Vá na aba Relatórios.
3. No bloco Envio por e-mail ao proprietário, ligue Ocultar dados do inquilino no demonstrativo enviado por e-mail ao proprietário.
4. Clique em Gravar Informações.

Com a opção ligada, o demonstrativo aberto pelo e-mail não mostra o nome, o código, o CPF/CNPJ e o telefone do inquilino.

• A opção vem desmarcada. Até você ligar, o demonstrativo continua mostrando os dados do inquilino.
• Os dados do proprietário (inclusive o CPF/CNPJ) e do imóvel continuam aparecendo.
• O relatório na tela de Demonstrativo de Locações e o envio manual por Enviar para Proprietários não mudam: continuam com os dados do inquilino.

Passo 3 — Envie o demonstrativo manualmente

1. Acesse Relatórios > Financeiro e Contábil > Demonstrativos > Demonstrativo de Locações.
2. Escolha o período e os filtros e gere o relatório.
3. Clique em Enviar para Proprietários.
4. Na janela, marque os proprietários e clique em Enviar. A janela avisa quantos proprietários estão sem e-mail e, por isso, não vão receber.

O envio manual usa os mesmos filtros do relatório gerado. Para um fechamento anual, gere o relatório com o ano todo e envie.

Reenviar o recibo de repasses já feitos

Em Financeiro > Repasses de Proprietários > Ver Repasses Criados, selecione os repasses, clique em Ações e escolha Enviar Recibo. Cada proprietário recebe uma única mensagem. Só repasses já pagos podem ter o recibo enviado. Veja também Como escolher e personalizar o recibo de repasse do proprietário.

Perguntas frequentes

➜ O recibo não mostra o desconto de uma despesa do proprietário. O valor aparece no recibo quando o lançamento está pago e foi incluído no repasse. Confira se a despesa foi lançada dentro da fatura e se foi marcada junto no repasse. Veja Por que o valor do repasse ficou diferente do esperado.

➜ Enviei e o proprietário diz que não chegou. Confira o e-mail no cadastro dele e peça para olhar o lixo eletrônico. Se o e-mail estava em branco, grave o e-mail e reenvie pelo Enviar Recibo.

➜ Posso agendar o demonstrativo todo mês? Não. O recibo e o demonstrativo acompanham o repasse; fora disso, o envio é manual.

➜ O proprietário não pode ver os dados do inquilino no demonstrativo. Ligue Ocultar dados do inquilino no demonstrativo enviado por e-mail ao proprietário em Configurações > Financeiro > Configurações Gerais, aba Relatórios. A opção vale para o demonstrativo do e-mail de repasse. O envio manual por Enviar para Proprietários continua mostrando os dados do inquilino.