Bases de Conhecimento

Em Bases de conhecimento, você reúne as informações da imobiliária que a Alicia pode consultar para responder às dúvidas dos clientes, como a taxa de administração, o prazo do repasse do aluguel ou os documentos que o proprietário precisa enviar. Cada base é um conjunto de pílulas: blocos curtos de texto, cada um sobre um assunto, que você digita ou cola na tela.

Uma base só é consultada depois de ser vinculada a uma Alicia. Quando um proprietário faz uma pergunta sobre a imobiliária ou o serviço, a Alicia procura a resposta nas bases vinculadas e responde com as próprias palavras. Se não encontrar a resposta certa, ela não inventa: avisa que um corretor vai responder e deixa a dúvida anotada no atendimento.

---

Navegação no Módulo

Rotina: IA › Bases de conhecimento

Clique em IA, no menu lateral esquerdo do Apre.Chat, e depois em Bases de conhecimento, o ícone de livro. O item só aparece no menu se o seu cargo der acesso a essa tela. A tela abre com o título Bases de conhecimento.

---

A lista de bases

As bases aparecem em uma tabela, das criadas mais recentemente para as mais antigas. Cada linha mostra:

Coluna	O que mostra
Nome	O nome da base, como "Dúvidas de proprietários - Locação". É esse nome que aparece na hora de vincular a base à Alicia.
Descrição	O texto que explica para que serve a base. Aparece só a primeira linha.
Pílulas	Quantas pílulas a base tem, por exemplo, "4 pílulas".
Criada em	A data e a hora em que a base foi criada.
Ações	Os botões Editar e Excluir, explicados mais abaixo.

Clique no título das colunas Nome ou Criada em para mudar a ordem da lista. No rodapé, você escolhe quantas bases aparecem por página (10, 20, 50, 75 ou 100) e, pelo botão Colunas, quais colunas ficam visíveis. Acima da lista aparece o número de bases que a busca encontrou, por exemplo, "1 a 2 de 2 registros". Sem nenhuma base criada, a tabela mostra "Nenhuma base de conhecimento cadastrada.".

Para procurar uma base, digite parte do nome no campo Nome, que mostra "Buscar por nome", e clique em Buscar ou pressione Enter. Por exemplo, digite "locação" para achar a base "Dúvidas de proprietários - Locação". O botão de lixeira ao lado, Limpar filtros, apaga a busca e volta a lista para a ordem padrão.

O botão Adicionar, ao lado de Buscar, abre a tela para criar uma base. Ele só aparece se o seu cargo permitir criar e editar bases de conhecimento.

Na coluna Ações, cada base tem dois botões. Passe o mouse sobre cada um para ver o nome:

Botão	O que faz
Editar	É o lápis. Abre a base, com o nome, a descrição e as pílulas. Se o seu cargo só permitir consultar, o botão se chama Visualizar e a base abre sem permitir mudanças. Clicar duas vezes na linha faz o mesmo.
Excluir	É a lixeira. Exclui a base e todas as pílulas dela, depois de pedir confirmação. Aparece conforme o seu cargo.

---

A tela da base

Para criar uma base, o botão Adicionar abre a tela Nova base de conhecimento. Na edição, a mesma tela abre com o nome da base no título. Logo abaixo aparece "Conteúdo que as IAs do sistema podem consultar nas respostas.". A seta no canto de cima, Voltar, leva de volta para a lista. A tela tem dois blocos.

No bloco Nome e descrição ficam:

Campo	O que é	Obrigatório
Nome	O nome da base, de até 255 caracteres. Use um nome que diga o assunto, como "Dúvidas de proprietários - Locação", porque é por ele que você escolhe a base na Alicia.	Sim
Descrição	O texto que explica para que serve a base. Aparece na lista e na janela de vincular bases da Alicia, para ajudar a equipe a escolher. A Alicia não usa a descrição para responder.	Não

O botão do rodapé grava o nome e a descrição: Criar base, na base nova, ou Salvar, na edição. O sistema confirma com "Base de conhecimento criada." ou "Base de conhecimento atualizada.".

No bloco Pílulas de texto ficam as pílulas da base, com a quantidade ao lado do título. Na base nova, o bloco mostra "Crie a base para começar a adicionar pílulas.": as pílulas só podem ser adicionadas depois que você clicar em Criar base. Cada pílula aparece com o nome, a descrição e o começo do conteúdo, na ordem em que foi criada, e tem os botões Editar (o lápis) e Excluir (a lixeira). O botão Nova pílula, no canto do bloco, abre a janela para adicionar uma pílula.

Cada pílula é gravada sozinha, no momento em que você clica em Adicionar ou Salvar na janela da pílula. Não é preciso clicar em Salvar no rodapé da base depois de mexer nas pílulas.

---

A janela da pílula

A janela abre como Nova pílula ou, ao editar, Editar pílula. No topo aparece a dica "Cada pílula é um bloco de conhecimento independente. Para usar como FAQ, coloque a pergunta no nome e a resposta no conteúdo.". Os campos são:

Campo	O que é	Obrigatório
Nome	O assunto da pílula, de até 255 caracteres. O melhor é escrever a pergunta como o cliente faria, por exemplo, "Qual é a taxa de administração?". O nome ajuda a Alicia a encontrar a pílula.	Sim
Descrição	Um resumo do que a pílula cobre, só para organizar a lista. A Alicia não usa a descrição.	Não
Conteúdo	O texto que a Alicia consulta para responder. Escreva a resposta completa e direta. Veja Como organizar o conteúdo para a Alicia responder bem.	Sim

Clique em Adicionar (ou Salvar, na edição) para gravar. O sistema confirma com "Pílula adicionada." ou "Pílula atualizada.". Cancelar fecha a janela sem gravar. Se o seu cargo só permitir consultar, a janela se chama Visualizar pílula, os campos ficam travados e o botão é Fechar.

---

Como a Alicia usa as bases

Ao gravar uma pílula, o sistema prepara o texto para a busca: ele lê o nome e o conteúdo e guarda o assunto de cada parte, para depois achar a pílula pelo sentido da pergunta, e não só por palavras iguais. Por isso, a gravação pode levar alguns segundos. Se esse preparo falhar, aparece "Não foi possível processar o conteúdo na IA agora. Nada foi salvo, tente novamente em instantes." e a pílula não é gravada. Na edição, o preparo só é refeito quando o nome ou o conteúdo mudam, e só para aquela pílula.

Durante a conversa, quando o proprietário pergunta algo sobre a imobiliária ou o serviço, como taxa de administração, repasse do aluguel, contrato, documentos, prazos, vistoria, garantias, fotos ou exclusividade, a Alicia faz a busca nas bases vinculadas a ela. A busca traz as partes mais parecidas com a pergunta, até 5 de cada vez, e a Alicia responde só com o que elas dizem, em uma mensagem curta, sem citar a base.

A Alicia não usa a resposta quando:

• nada parecido com a pergunta foi encontrado;
• o que foi encontrado é de um assunto parecido, mas não o mesmo (por exemplo, a dúvida é sobre venda e a pílula fala de locação);
• duas pílulas dizem coisas diferentes sobre o mesmo ponto, como duas taxas diferentes para o mesmo caso.

Nesses casos, ela diz ao proprietário que deixou a dúvida anotada e que um corretor vai responder, registra a dúvida como nota interna no atendimento e segue a conversa normalmente. Perguntas sobre os dados do imóvel, como valor, área e endereço, não passam pelas bases: a Alicia consulta o cadastro do imóvel.

Hoje, as bases de conhecimento são usadas pela Alicia de Relacionamento com Proprietários. Uma pílula nova ou alterada já vale na próxima pergunta, sem precisar mexer na Alicia. Veja Minha Alicia.

---

Quem faz o quê

O que cada pessoa pode fazer em Bases de conhecimento depende do cargo dela, definido em Cargos:

O que	Quem pode
Ver a tela, as bases e as pílulas	Conforme o cargo. Sem a permissão, o item não aparece no menu, e o bloco de bases vinculadas não aparece na tela da Alicia.
Criar e editar bases e pílulas	Conforme o cargo. Sem a permissão, a base abre só para leitura.
Excluir bases e pílulas	Conforme o cargo. Sem a permissão, a lixeira não aparece.

Cargos do tipo administrador podem fazer tudo nesta tela.

---

Perguntas frequentes

➜ Posso enviar um arquivo, como um PDF ou uma planilha, para a base? Não. O conteúdo das pílulas é sempre texto, digitado ou colado no campo Conteúdo. Para aproveitar um documento, copie o texto dele e separe em pílulas por assunto, como explica Como organizar o conteúdo para a Alicia responder bem.

➜ Criei a base, mas a Alicia não usa. Por quê? A base só é consultada depois de vinculada à Alicia e de a tela da Alicia ser salva. Veja Como vincular uma base de conhecimento à Alicia. Confira também se a base tem pílulas: base vazia não traz resposta.

➜ Mudei uma pílula. Preciso salvar a Alicia de novo? Não. A pílula alterada já vale na próxima pergunta que a Alicia receber.

➜ A Alicia disse ao proprietário que um corretor vai responder. O que houve? Ela não achou nas bases uma resposta para exatamente aquela pergunta, ou achou pílulas que se contradizem. Leia a nota interna no atendimento, responda ao proprietário e, se a dúvida for comum, crie uma pílula para ela.

➜ Posso usar a mesma base em mais de uma Alicia? Sim. Uma base pode ficar vinculada a quantas Alicias você quiser, e uma Alicia pode ter várias bases.

---

Veja também: Como criar uma base de conhecimento, Como organizar o conteúdo para a Alicia responder bem, Como vincular uma base de conhecimento à Alicia, Como editar ou excluir uma base de conhecimento e Minha Alicia.