Como iniciar uma conversa com um contato

Use este passo a passo para começar uma conversa pelo WhatsApp sem esperar o cliente chamar. Por exemplo, para retornar o contato de um interessado em imóvel. O atendimento já nasce com você como responsável, e você envia a primeira mensagem.

Rotina: Atendimentos

Antes de começar

• A conexão pela qual você vai falar precisa estar conectada. Só aparecem as conexões conectadas em que você pode abrir atendimentos.
• No campo Setores, aparecem apenas os setores de que você faz parte. Administradores veem todos.
• Para pesquisar pessoas cadastradas no Apresenta.me, o seu usuário do Apre.Chat precisa estar ligado a um usuário do Apresenta.me, como explica Como vincular o atendimento a uma pessoa do Apresenta.me. Sem essa ligação, a pesquisa e o campo Pessoa do Apresenta.me não aparecem.

Passo a passo

1. Em Atendimentos, clique em Iniciar conversa, o sinal de mais ao lado do campo Buscar atendimento.

   

2. Na janela Novo Atendimento, clique em Contato e digite o nome ou o número. No exemplo, Mariana Exemplo, que procura um apartamento de 2 quartos para alugar no Centro. Clique no contato na lista.
3. Em Setores, escolha o setor do atendimento. No exemplo, Atendimento Imobiliário. Se você faz parte de um setor só, ele já vem preenchido.
4. Em Conexão, escolha por qual número a conversa vai sair. No exemplo, Geral - Padrão. Se o seu usuário tem uma conexão padrão, ela já vem preenchida.

   

5. Clique em Criar. O atendimento abre na tela.

   

6. Digite a primeira mensagem no campo Digite uma mensagem... e envie.

Quando a pessoa só está cadastrada no Apresenta.me

1. Na janela Novo Atendimento, clique em Contato e digite o nome da pessoa, com pelo menos 3 letras, ou o telefone, com pelo menos 8 números.
2. Se nenhum contato do Apre.Chat combina com o que você digitou, a lista mostra o grupo Apresenta.me, com as pessoas do cadastro do CRM. Cada linha traz o nome e o telefone, por exemplo, "Mariana Exemplo (5500999900001)". Quando a pessoa tem mais de um telefone, ela aparece uma vez para cada telefone. Clique na linha certa.

   

3. Em Setores e em Conexão, escolha o que a janela pedir e clique em Criar.
4. O sistema confirma com "Atendimento criado com sucesso!". O contato é criado com o nome e o telefone da pessoa e já fica vinculado a ela.

Quando o contato ainda não está cadastrado

1. Na janela Novo Atendimento, digite o número em Contato. No fim da lista aparece a opção Adicionar, seguida do que você digitou. Clique nela.
2. A janela Iniciar Atendimento abre com o número preenchido. Confira o Número do WhatsApp e preencha o Nome do Contato.
3. Se o seu usuário está ligado ao Apresenta.me, a janela também mostra o campo Pessoa do Apresenta.me. O sistema procura o número no cadastro de pessoas: se achar uma única pessoa com esse número, ela já vem escolhida e o Nome do Contato vem com o nome dela. Para escolher outra, clique no campo, digite o nome ou o telefone ("Busque por nome ou telefone para vincular") e clique na pessoa. O número e o nome passam a ser os dela. O campo é opcional.

   

4. Escolha a Conexão e o Setor. Os quatro campos são obrigatórios.
5. Clique em Iniciar Atendimento. O sistema cadastra o contato e abre o atendimento. Com uma pessoa escolhida, o contato é cadastrado com o nome dela e já fica vinculado a ela.

O que acontece depois

• O sistema confirma que o atendimento foi criado ou iniciado e abre a conversa.
• O atendimento fica na subaba Atendendo, com você como responsável e com o setor e a conexão que você escolheu.
• Quando você escolheu uma pessoa do Apresenta.me, ao abrir o painel do Apresenta.me no atendimento, a pessoa já aparece vinculada, sem precisar procurar de novo. O painel está explicado em Como vincular o atendimento a uma pessoa do Apresenta.me.

Se o contato já tem um atendimento aberto na mesma conexão (atendendo, pausado, aguardando ou no bot), a janela Novo Atendimento não cria outro: aparece o aviso "Já existe um atendimento aberto para este contato", com o nome do usuário responsável quando houver. Procure esse atendimento na lista ou peça ao colega para transferi-lo para você.

O vínculo com a pessoa só é feito quando o número da janela continua igual ao telefone dela. Se você mudar o número depois de escolher a pessoa, o contato é criado sem o vínculo. Se o contato já existia no Apre.Chat e já estava vinculado a uma pessoa, o vínculo que ele tinha continua.

Nas conexões pela API oficial do WhatsApp (WhatsApp Business), se o contato não falou com você nas últimas 24 horas, o campo mostra "Não é possível enviar mensagens conforme a política do WhatsApp". Nesse caso, a primeira mensagem precisa ser um modelo aprovado, enviado pelo botão Templates do WhatsApp.

Perguntas frequentes

➜ Digitei o nome de uma pessoa e o grupo Apresenta.me não apareceu. Por quê? A pesquisa no cadastro de pessoas só acontece quando nenhum contato do Apre.Chat combina com o que você digitou, e só para usuários ligados ao Apresenta.me. Digite pelo menos 3 letras do nome ou 8 números do telefone. A pessoa também precisa ter telefone ou celular cadastrado no Apresenta.me.

➜ O Setor e a Conexão são obrigatórios? Depende do seu cargo. Se o campo for obrigatório para você e ficar vazio, o sistema avisa "Selecione um Setor" ou "O campo Conexão é obrigatório".

➜ Apareceu "Este não é um número de Whatsapp válido." O que fazer? O número digitado não tem WhatsApp. Confira o DDD e os dígitos e tente de novo.

➜ E se eu adicionar um número que já está cadastrado? Pela janela Iniciar Atendimento, o sistema usa o contato que já existe, sem duplicar. Se ele já tiver um atendimento atendendo, aguardando ou no bot nessa conexão, o sistema abre esse atendimento, e você passa a ser o responsável, quando o seu cargo permite assumir.

Veja também: Atendimentos, com a explicação de cada aba, botão e situação do atendimento.