Como exportar listas e a base de dados para o Excel

As listagens do sistema (Pessoas, Imóveis, Leads e outras) podem ser levadas para uma planilha. Para a lista inteira existe o Exportar Todos; para a cópia completa dos dados da imobiliária existe o Solicitar Backup. Esta página mostra qual usar em cada caso.

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Como exportar uma lista para o Excel

1. Abra a listagem desejada (por exemplo, Pessoas > Pessoas).
2. Use os filtros para deixar só o que você quer. Exemplo: em Vínculo, escolha Proprietário para exportar apenas proprietários.
3. Não precisa mexer nas colunas da tela: as colunas do arquivo são escolhidas numa janela própria, que abre depois que você escolhe a opção de exportação.
4. No rodapé da listagem, clique em Exportar e escolha uma opção:

No Exportar Todos, o sistema processa o arquivo e avisa na tela. Aguarde: listas grandes levam mais tempo.

Escolher as colunas do arquivo

Ao clicar numa opção de exportação, abre uma janela para você marcar as colunas que vão para o arquivo. O título da janela diz o que está sendo exportado, por exemplo, "Exportar a tela · XLS · escolher colunas" ou "Exportar todos · CSV · escolher colunas". A escolha vale só para o arquivo: as colunas da listagem continuam como estão.

1. Confira as colunas marcadas. Na primeira vez, vêm marcadas as colunas visíveis na tela. Depois, vem marcada a última escolha que você fez naquela tela.
2. Marque ou desmarque as colunas. A lista traz todas as colunas da listagem, inclusive as que estão escondidas na tela, que saem preenchidas no arquivo. Use Buscar coluna... para achar uma coluna pelo nome. No alto, o contador mostra quantas estão marcadas, por exemplo, "12 de 123 marcadas".
3. Se quiser, use os botões de atalho: Marcar todas, Limpar ou Voltar às visíveis da tela.
4. Algumas colunas reúnem vários dados na mesma célula da tela, como a coluna Código de Imóveis, que traz o código, a referência e a situação. Elas aparecem como um grupo: marque o grupo para levar todos os dados ou clique na seta ao lado para escolher só alguns. No arquivo, cada dado sai numa coluna própria.
5. Clique em Exportar. Para desistir, clique em Fechar.

• As colunas saem no arquivo na mesma ordem da tela, com o nome que aparece na janela. Se o mesmo dado estiver em duas colunas marcadas, ele sai uma vez só.
• Sem nenhuma coluna marcada, o botão Exportar fica desabilitado e a janela avisa "Marque ao menos uma coluna.".
• No PDF, com mais de 12 colunas, a janela avisa "Muitas colunas podem deixar o PDF ilegível ou cortado. Para muitas colunas, prefira CSV ou XLS.".
• A última escolha fica guardada para você, separada por tela. A escolha da listagem de Imóveis não muda a de Pessoas, por exemplo.
• Informação restrita continua restrita. Em Imóveis, a coluna de um campo que o seu grupo de usuários não pode ver não vai para o arquivo, e o contato dos proprietários só sai para quem já o vê na tela.

A janela de colunas aparece em todas as listagens que têm o botão Exportar no rodapé, tanto no Exportar CSV e Exportar XLS quanto no Exportar Todos. Também aparece no Exportar marcados, nas listagens que têm essa ação, e na exportação de lançamentos pelo botão Opções, no Financeiro.

Se o botão Exportar não aparece, o seu grupo de usuários não tem a permissão de exportar daquela tela: em Imóveis é a Exportar Dados; em Pessoas e em Contas a Pagar e Receber (que vale também para o Extrato de Lançamentos), a Exportar. Sem ela, o sistema também recusa a exportação com a mensagem "Você não tem permissão para acessar este recurso. Contate um administrador!". Se aparece o Exportar mas não as opções Exportar Todos, em Pessoas e em Imóveis falta também a permissão de acessar todas as pessoas ou todos os imóveis. Peça a um administrador.

O administrador libera em Administrador > Usuários > Grupos de Usuários: abra o grupo, escreva Exportar no campo de busca das permissões e marque as da tela desejada.

Quando usar o Solicitar Backup

Use quando precisar da base completa (por exemplo, para guardar uma cópia ou levar os dados para outro sistema). Veja o passo a passo na página "Como fazer o download do seu backup?". O backup é pedido pelo próprio sistema e só um administrador com a permissão Solicitar Backup consegue.

Perguntas frequentes

➜ Como tiro só inquilinos e proprietários, com nome e telefone?
Em Pessoas > Pessoas, filtre pelo Vínculo e clique em Exportar. Na janela de colunas, clique em Limpar, marque só as colunas de nome e telefone e clique em Exportar.

➜ A exportação não chegou.
Alguns arquivos grandes são enviados para o e-mail de quem pediu. Confira o seu e-mail e a caixa de spam. Se o seu endereço estiver bloqueado, veja em Administrador > Contatos Bloqueados e peça a um administrador para liberar.

➜ Exportei documentos de contratos e vieram menos do que eu esperava.
Só entram contratos que já têm o documento gerado no sistema. Contratos sem documento salvo ficam de fora.