Como funciona a Ordem de Serviço (Manutenção)

A Ordem de Serviço (OS) organiza as manutenções e os reparos pedidos num ticket. Nela você registra o que vai ser feito, quem vai fazer e quando, e lança os valores do serviço: quanto será cobrado do proprietário ou do inquilino e quanto será pago ao prestador. Cada valor passa pela aprovação da sua equipe antes de ser pago, e a OS gera o documento pronto para imprimir ou mandar assinar.

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Navegação no Módulo

A Ordem de Serviço fica dentro do ticket: Tickets › Tickets › abra o ticket › seção Manutenções / Ordens de Serviço

Ela também aparece em Contratos › abra o contrato › aba Tickets, nos tickets ligados àquele contrato.

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Antes de começar

A Ordem de Serviço faz parte do módulo Tickets, que é contratado à parte. Se o menu Tickets não aparece para você, fale com o nosso atendimento.

Seu usuário também precisa das permissões certas. O administrador da conta libera em Administrador › Usuários › Grupos de Usuários:

Permissão	Onde fica	O que libera
Manutenções/Ordens de Serviço — Cadastrar, Editar, Deletar	Tickets	Abrir, alterar e excluir ordens de serviço
Manutenção de Ticket	Aprovações e Pendências	Aprovar ou reprovar os valores das ordens de serviço
Editar lançamentos	Financeiro	Abrir os lançamentos de dentro da OS

⚠️ A Ordem de Serviço é de uso interno da imobiliária. O inquilino e o proprietário que abrem o ticket pela Área do Cliente não veem a OS, os valores nem o prestador.

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Abrir uma Ordem de Serviço

1. Abra o ticket e, na seção Manutenções / Ordens de Serviço, clique em Cadastrar Manutenção / OS.
2. Preencha os campos e clique em Gravar.

Campo	Para que serve
Descrição	O serviço a ser feito (obrigatório). Exemplo: "Troca do sifão da pia da cozinha"
Data Agendada	Dia e hora combinados com o prestador
Prestador de Serviço	A pessoa ou empresa que vai fazer o serviço (ela precisa estar cadastrada em Pessoas)
Responsável pelo Pagamento	Quem paga: Proprietário, Inquilino ou Imobiliária
Observações	Qualquer informação extra para a equipe

Um ticket pode ter quantas ordens de serviço forem necessárias, por exemplo uma para o encanador e outra para o eletricista.

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Lançar as despesas da OS

Depois que a OS é gravada, aparece a seção Despesas / Lançamentos.

1. Clique em Adicionar Despesa.
2. Abre a tela de lançamento do Financeiro, já com o imóvel, o contrato e o negócio do ticket preenchidos.
3. Informe a pessoa, o valor e o vencimento, e grave.
4. O lançamento volta ligado à OS e já segue para aprovação.

O sistema identifica sozinho a quem cada lançamento se refere:

Lançamento	Aparece como
Crédito (valor a pagar a alguém)	Prestador
Débito para o inquilino do contrato	Inquilino
Qualquer outro débito	Proprietário

Quando a OS tem mais de um lançamento, a última linha mostra o Saldo Imobiliária: a diferença entre o que será cobrado e o que será pago ao prestador.

Cada lançamento mostra a sua situação:

Situação	Significado
Em Aprovação	Aguardando aceite na central de aprovações. Ainda não pode ser pago
Liberado	Aprovado e pronto para pagamento
Pago	Já foi pago no Financeiro

⚠️ Não é possível ligar à OS um lançamento que já foi pago. O pagamento só acontece depois da aprovação.

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Aprovar a Ordem de Serviço

A aprovação é feita por lançamento, e não pela OS inteira. Quem aprova:

1. Na OS, clica em Aprovar OS (ou acessa Administrador › Aprovações e Pendências). A central abre numa nova guia, já filtrada por ordens de serviço.
2. Confere o lançamento e aprova ou reprova.

O que acontece	Resultado
Lançamento aprovado	Ele fica liberado para pagamento
Todos os lançamentos da OS aprovados	A OS passa para Aprovada sozinha
Lançamento reprovado	Ele é excluído do Financeiro e o fato fica registrado no histórico do ticket
Lançamento novo numa OS aprovada	A OS volta para Pendente até esse lançamento ser aprovado

Quem e quantas pessoas precisam aprovar é definido em: Configurações › Aprovações e Pendências › aba Financeiro › Ordens de Serviço (Manutenção)

Lá você cria regras por Valor Mínimo e escolhe quantos Aprovadores cada faixa exige. Exemplo: até R$ 500,00 não precisa de aprovação; acima de R$ 500,00, um aprovador; acima de R$ 2.000,00, dois.

⚠️ Se nenhuma regra estiver configurada, os lançamentos da OS são liberados na hora, sem passar pela central.

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Gerar o documento da Ordem de Serviço

Na seção Documentos / Ordem de Serviço da OS:

1. Clique em Adicionar Documento e escolha o modelo Ordem de Serviço de Manutenção (Padrão).
2. Clique em Criar. O documento vem preenchido com a imobiliária, o imóvel, o proprietário, o inquilino, o prestador, a data agendada, o responsável pelo pagamento, a situação da OS e a tabela de despesas.
3. Você pode ver, editar, imprimir ou mandar o documento para assinatura digital.

Para criar um modelo com a cara da sua imobiliária, acesse Documentos › Modelos e cadastre um modelo do tipo Ordem de Serviço - Manutenção.

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Situações da Ordem de Serviço

Situação	Quando acontece
Pendente	A OS acabou de ser aberta, ainda não tem lançamentos ou tem algum lançamento aguardando aprovação
Aprovada	Todos os lançamentos foram aprovados
Rejeitada	Alguém da equipe clicou em Rejeitar OS

A situação é controlada pelo sistema e não pode ser alterada à mão. Enquanto houver OS pendente, o topo do ticket mostra um aviso com a quantidade (ex.: 2 OS pendentes). Clique nele para ir direto à lista.

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Perguntas frequentes

➜ O inquilino consegue ver a ordem de serviço pela Área do Cliente?

Não. Ele acompanha o ticket normalmente, mas a OS, os valores e o prestador são só da equipe da imobiliária.

➜ Posso pagar o prestador antes da aprovação?

Não. Enquanto o lançamento estiver Em Aprovação, o Financeiro bloqueia o pagamento. Ele é liberado assim que for aprovado.

➜ Por que a minha OS aprovada voltou para Pendente? Porque foi lançada uma despesa nova nela. A OS volta a ficar Aprovada quando essa despesa for aprovada.

➜ O que acontece quando eu rejeito uma OS? Todos os lançamentos dela são excluídos do Financeiro, e a rejeição fica registrada no histórico do ticket. Depois de rejeitada, a OS não aceita novas despesas.

➜ Não consigo rejeitar nem excluir a OS. Por quê? Algum lançamento dela já foi pago ou conciliado. Estorne o pagamento no Financeiro primeiro e depois tente de novo.

➜ Se eu remover uma despesa da OS, o lançamento continua no Financeiro? Não. Ao remover a despesa, o lançamento é excluído do Financeiro também. O sistema pede confirmação antes.

➜ A OS precisa ter prestador e data? Não. Só a Descrição é obrigatória. O prestador e a data podem ser informados depois, quando o serviço for combinado.

➜ Não aparece a seção de Ordens de Serviço no ticket. Ela só aparece depois que o ticket é gravado, e apenas para usuários com a permissão Manutenções/Ordens de Serviço. Peça ao administrador da conta para liberar no seu grupo de usuários.

➜ Não quero aprovar despesa pequena. Dá para dispensar? Sim. Em Configurações › Aprovações e Pendências, crie a regra só a partir do valor que precisa de aprovação. Abaixo dele, os lançamentos são liberados na hora.