Como funciona a Ordem de Serviço (Manutenção) A Ordem de Serviço (OS) organiza as manutenções e os reparos pedidos num ticket. Nela você registra o que vai ser feito, quem vai fazer e quando, e lança os valores do serviço: quanto será cobrado do proprietário ou do inquilino e quanto será pago ao prestador. Cada valor passa pela aprovação da sua equipe antes de ser pago, e a OS gera o documento pronto para imprimir ou mandar assinar. Navegação no Módulo A Ordem de Serviço fica dentro do ticket: Tickets › Tickets › abra o ticket › seção Manutenções / Ordens de Serviço Ela também aparece em Contratos › abra o contrato › aba Tickets, nos tickets ligados àquele contrato. Antes de começar A Ordem de Serviço faz parte do módulo Tickets, que é contratado à parte. Se o menu Tickets não aparece para você, fale com o nosso atendimento. Seu usuário também precisa das permissões certas. O administrador da conta libera em Administrador › Usuários › Grupos de Usuários: Permissão Onde fica O que libera Manutenções/Ordens de Serviço — Cadastrar, Editar, Deletar Tickets Abrir, alterar e excluir ordens de serviço Manutenção de Ticket Aprovações e Pendências Aprovar ou reprovar os valores das ordens de serviço Editar lançamentos Financeiro Abrir os lançamentos de dentro da OS ⚠️ A Ordem de Serviço é de uso interno da imobiliária. O inquilino e o proprietário que abrem o ticket pela Área do Cliente não veem a OS, os valores nem o prestador. Abrir uma Ordem de Serviço Abra o ticket e, na seção Manutenções / Ordens de Serviço, clique em Cadastrar Manutenção / OS. Preencha os campos e clique em Gravar. Campo Para que serve Descrição O serviço a ser feito (obrigatório). Exemplo: "Troca do sifão da pia da cozinha" Data Agendada Dia e hora combinados com o prestador Prestador de Serviço A pessoa ou empresa que vai fazer o serviço (ela precisa estar cadastrada em Pessoas) Responsável pelo Pagamento Quem paga: Proprietário, Inquilino ou Imobiliária Observações Qualquer informação extra para a equipe Um ticket pode ter quantas ordens de serviço forem necessárias, por exemplo uma para o encanador e outra para o eletricista. Lançar as despesas da OS Depois que a OS é gravada, aparece a seção Despesas / Lançamentos. Clique em Adicionar Despesa. Abre a tela de lançamento do Financeiro, já com o imóvel, o contrato e o negócio do ticket preenchidos. Informe a pessoa, o valor e o vencimento, e grave. O lançamento volta ligado à OS e já segue para aprovação. O sistema identifica sozinho a quem cada lançamento se refere: Lançamento Aparece como Crédito (valor a pagar a alguém) Prestador Débito para o inquilino do contrato Inquilino Qualquer outro débito Proprietário Quando a OS tem mais de um lançamento, a última linha mostra o Saldo Imobiliária: a diferença entre o que será cobrado e o que será pago ao prestador. Cada lançamento mostra a sua situação: Situação Significado Em Aprovação Aguardando aceite na central de aprovações. Ainda não pode ser pago Liberado Aprovado e pronto para pagamento Pago Já foi pago no Financeiro ⚠️ Não é possível ligar à OS um lançamento que já foi pago. O pagamento só acontece depois da aprovação. Aprovar a Ordem de Serviço A aprovação é feita por lançamento, e não pela OS inteira. Quem aprova: Na OS, clica em Aprovar OS (ou acessa Administrador › Aprovações e Pendências). A central abre numa nova guia, já filtrada por ordens de serviço. Confere o lançamento e aprova ou reprova. O que acontece Resultado Lançamento aprovado Ele fica liberado para pagamento Todos os lançamentos da OS aprovados A OS passa para Aprovada sozinha Lançamento reprovado Ele é excluído do Financeiro e o fato fica registrado no histórico do ticket Lançamento novo numa OS aprovada A OS volta para Pendente até esse lançamento ser aprovado Quem e quantas pessoas precisam aprovar é definido em: Configurações › Aprovações e Pendências › aba Financeiro › Ordens de Serviço (Manutenção) Lá você cria regras por Valor Mínimo e escolhe quantos Aprovadores cada faixa exige. Exemplo: até R$ 500,00 não precisa de aprovação; acima de R$ 500,00, um aprovador; acima de R$ 2.000,00, dois. ⚠️ Se nenhuma regra estiver configurada, os lançamentos da OS são liberados na hora, sem passar pela central. Gerar o documento da Ordem de Serviço Na seção Documentos / Ordem de Serviço da OS: Clique em Adicionar Documento e escolha o modelo Ordem de Serviço de Manutenção (Padrão). Clique em Criar. O documento vem preenchido com a imobiliária, o imóvel, o proprietário, o inquilino, o prestador, a data agendada, o responsável pelo pagamento, a situação da OS e a tabela de despesas. Você pode ver, editar, imprimir ou mandar o documento para assinatura digital. Para criar um modelo com a cara da sua imobiliária, acesse Documentos › Modelos e cadastre um modelo do tipo Ordem de Serviço - Manutenção. Situações da Ordem de Serviço Situação Quando acontece Pendente A OS acabou de ser aberta, ainda não tem lançamentos ou tem algum lançamento aguardando aprovação Aprovada Todos os lançamentos foram aprovados Rejeitada Alguém da equipe clicou em Rejeitar OS A situação é controlada pelo sistema e não pode ser alterada à mão. Enquanto houver OS pendente, o topo do ticket mostra um aviso com a quantidade (ex.: 2 OS pendentes). Clique nele para ir direto à lista. Perguntas frequentes ➜ O inquilino consegue ver a ordem de serviço pela Área do Cliente? Não. Ele acompanha o ticket normalmente, mas a OS, os valores e o prestador são só da equipe da imobiliária. ➜ Posso pagar o prestador antes da aprovação? Não. Enquanto o lançamento estiver Em Aprovação, o Financeiro bloqueia o pagamento. Ele é liberado assim que for aprovado. ➜ Por que a minha OS aprovada voltou para Pendente? Porque foi lançada uma despesa nova nela. A OS volta a ficar Aprovada quando essa despesa for aprovada. ➜ O que acontece quando eu rejeito uma OS? Todos os lançamentos dela são excluídos do Financeiro, e a rejeição fica registrada no histórico do ticket. Depois de rejeitada, a OS não aceita novas despesas. ➜ Não consigo rejeitar nem excluir a OS. Por quê? Algum lançamento dela já foi pago ou conciliado. Estorne o pagamento no Financeiro primeiro e depois tente de novo. ➜ Se eu remover uma despesa da OS, o lançamento continua no Financeiro? Não. Ao remover a despesa, o lançamento é excluído do Financeiro também. O sistema pede confirmação antes. ➜ A OS precisa ter prestador e data? Não. Só a Descrição é obrigatória. O prestador e a data podem ser informados depois, quando o serviço for combinado. ➜ Não aparece a seção de Ordens de Serviço no ticket. Ela só aparece depois que o ticket é gravado, e apenas para usuários com a permissão Manutenções/Ordens de Serviço. Peça ao administrador da conta para liberar no seu grupo de usuários. ➜ Não quero aprovar despesa pequena. Dá para dispensar? Sim. Em Configurações › Aprovações e Pendências, crie a regra só a partir do valor que precisa de aprovação. Abaixo dele, os lançamentos são liberados na hora.