Como criar uma nova tarefa dentro do sistema
A tarefa representa uma atividade interna que precisa ser realizada pela equipe, como ligar para um cliente, cobrar um documento, revisar um contrato ou acompanhar alguma pendência.
Diferente de um evento da agenda, que normalmente possui horário marcado, a tarefa é organizada principalmente através de responsável e prazo, permitindo acompanhar o que precisa ser feito e quem deverá executar a atividade.
O módulo também permite controlar estágio, prioridade, checklist, tempo utilizado, participantes, observadores, subtarefas, vínculos e aprovação da conclusão.
Navegação no Módulo
Rotina: Tarefas > Tarefas
Por padrão, a tela apresenta as tarefas em aberto relacionadas ao usuário, organizadas conforme o prazo.
Criando uma tarefa
Para criar uma tarefa, é necessário informar as principais informações da atividade que será realizada.
Campo | Descrição |
|---|---|
Título da Tarefa | Campo obrigatório que identifica o que precisa ser realizado. |
Descrição | Permite detalhar a atividade e adicionar orientações para sua execução. |
Responsável | Campo obrigatório que define quem deverá executar a tarefa. |
Prazo | Campo obrigatório que define até quando a atividade deverá ser concluída. |
Sem hora | Define que o prazo será considerado para o dia inteiro, sem um horário específico. |
Prioridade | Define o nível de prioridade da tarefa. As opções são Baixa, Normal ou Alta . |
Depois de preencher as informações necessárias, grave a tarefa para que ela fique disponível para acompanhamento e execução.
Título inteligente
Ao criar uma tarefa, você pode escrever no próprio título quando e como ela deve acontecer. Escrevendo, por exemplo, "Ligar para o cliente amanhã às 10h !alta, avisar 30 min antes", o sistema preenche o prazo, a prioridade e o aviso sozinho.
O que escrever | O que o sistema preenche |
|---|---|
amanhã, sexta, dia 15, 15/10, em 3 dias | A data |
15h, 15:30, às 9, 3 da tarde | A hora |
por 1h, por 30 min | A duração |
toda segunda, todo dia 5 | A repetição |
avisar 30 min antes | O aviso antes do prazo |
@nome | O responsável (na tarefa) ou o convidado (no evento) |
#etiqueta | A etiqueta |
!alta, !baixa | A prioridade (só na tarefa) |
Comece a digitar o título normalmente. O que o sistema entender aparece logo abaixo, em selos, ao lado de Entendi:.
Se algum selo não for o que você queria, clique no × dele. Aquele campo volta ao que era e a palavra continua no título.
Grave. Os campos ficam preenchidos e o título fica só com o nome do compromisso.
O título só é lido em tarefa nova. Número sozinho não vira hora: "3 propostas" continua sendo texto, mas "às 3" ou "3h" vira horário. Passe o mouse no ícone de brilho ao lado do título para ver mais exemplos.
Estágio e Situação
O módulo utiliza Situação e Estágio para representar informações diferentes sobre o andamento da tarefa.
Campo | Descrição |
|---|---|
Situação | Indica se a tarefa está Em aberto ou Concluída. |
Estágio | Indica em qual ponto da execução a tarefa está. As opções incluem A fazer, Em execução, Aguardando revisão e Adiada. |
Uma tarefa pode permanecer em aberto por vários dias sem ter avançado do estágio A fazer. Nesse caso, a situação informa apenas que ela ainda não foi concluída, enquanto o estágio demonstra em qual fase da execução ela se encontra.
Avisos antes do prazo
Campo | Descrição |
|---|---|
Avisar antes do prazo | Permite configurar uma ou mais antecedências para notificação, variando de 5 minutos até 1 mês antes do vencimento. |
Por padrão, uma nova tarefa é criada com um aviso configurado para 1 hora antes do prazo.
Os avisos são enviados para o responsável e os participantes. Os observadores não recebem essas notificações. Quando a tarefa estiver configurada como Sem hora, a antecedência é calculada considerando o fim do expediente.
Participantes e observadores
Além do responsável principal, outras pessoas podem ser relacionadas à tarefa.
Papel | Descrição |
|---|---|
Participantes | Podem colaborar na execução da tarefa, alterar seu estágio, marcar itens do checklist e adicionar comentários. Também recebem notificações. |
Observadores | Podem acompanhar a tarefa e adicionar comentários, mas não podem editar ou executar suas atividades. Também não recebem notificações. |
⚠️ Atenção: Um usuário relacionado somente como observador não poderá editar ou executar a tarefa, mesmo que possua permissões amplas no sistema.
Aprovação de quem criou
Campo | Descrição |
|---|---|
Aguardar aprovação de quem criou | Quando habilitado, a conclusão realizada pelo responsável não encerra imediatamente a tarefa. Ela passa para o estágio Aguardando revisão até que o criador aprove ou devolva. |
Quando o responsável conclui uma tarefa com essa opção habilitada, quem criou a atividade poderá utilizar as ações Aprovar ou Devolver.
Esse recurso pode ser utilizado quando uma atividade precisa ser conferida antes da conclusão definitiva.
Prazo travado
Campo | Descrição |
|---|---|
Responsável pode alterar o prazo | Quando desabilitado, somente o usuário que criou a tarefa poderá modificar a data de vencimento. |
Essa configuração permite controlar quem poderá alterar o prazo definido inicialmente para a atividade.
O Checklist
O checklist permite dividir uma tarefa em atividades menores e acompanhar o andamento da execução.
Recurso | Descrição |
|---|---|
Itens | Representam as atividades que precisam ser realizadas dentro da tarefa. |
Subitens | Permitem criar níveis abaixo de um item principal. |
Responsável do item | Permite definir uma pessoa específica para determinado item do checklist. |
Progresso | Apresenta quantos itens já foram concluídos em relação ao total. |
Durante o preenchimento, Enter cria o próximo item e Tab permite transformá-lo em um subitem. Ao marcar ou desmarcar um item já existente, a alteração é gravada imediatamente.
Controle de tempo
O controle de tempo permite registrar quanto tempo foi utilizado durante a execução da atividade.
Ação | Descrição |
|---|---|
Iniciar | Inicia a contagem do tempo da tarefa. |
Pausar | Interrompe temporariamente a contagem. |
Finalizar | Encerra o controle de tempo e conclui a tarefa na mesma ação. |
Tempo planejado | Permite informar quanto tempo está previsto para a execução. |
Lançamento manual | Permite adicionar manualmente o tempo trabalhado e uma descrição da atividade realizada. |
A tela também compara o tempo utilizado com o tempo planejado.
⚠️ Atenção: Cada usuário pode possuir apenas um cronômetro ativo por vez. Ao iniciar o controle de tempo em outra tarefa, o cronômetro anterior é encerrado automaticamente. Iniciar o cronômetro também altera o estágio para Em execução.
Subtarefas e vínculos
Recurso | Descrição |
|---|---|
Subtarefas | Permitem criar tarefas menores relacionadas à atividade principal. |
Vínculos | Permitem relacionar a tarefa a registros como negócio, contato, imóvel, contrato, ticket, card de fluxo, fatura ou vistoria. |
Quando uma tarefa é vinculada a um negócio, o cliente relacionado ao negócio é associado automaticamente.
Arquivos, campos personalizados e etiquetas
Recurso | Descrição |
|---|---|
Arquivos | Permite adicionar até 25 anexos por tarefa. |
Campos personalizados | Apresenta informações adicionais configuradas pela imobiliária. |
Etiquetas | Permitem organizar e localizar as tarefas através dos filtros. |
As seções do formulário também podem ser reorganizadas conforme a preferência de cada usuário.
A listagem das tarefas
As tarefas são organizadas conforme seus prazos:
Grupo | Descrição |
|---|---|
Atrasadas | Tarefas cujo prazo já foi ultrapassado. |
Hoje | Tarefas previstas para o dia atual. |
Esta semana | Tarefas com vencimento durante a semana. |
Depois | Tarefas previstas para datas posteriores. |
Sem prazo | Agrupa tarefas apresentadas sem prazo na listagem. |
Também estão disponíveis diferentes filtros:
Filtro | Descrição |
|---|---|
Situação | Permite visualizar tarefas Em aberto, Concluídas ou Todas. |
Prazo | Permite filtrar por Atrasadas, Hoje, Esta semanaou Depois. |
Prioridade | Permite localizar tarefas conforme a prioridade definida. |
Estágio | Permite filtrar conforme o estágio atual da tarefa. |
Meu papel | Permite visualizar tarefas em que o usuário é Responsável, Participante ou Observador . |
Vínculo | Permite localizar tarefas vinculadas a outros registros do sistema. |
Etiqueta | Permite filtrar conforme as etiquetas relacionadas. |
Na própria listagem é possível concluir ou reabrir tarefas, controlar o cronômetro, consultar o checklist e alterar o prazo.
Perguntas frequentes
➜ Qual a diferença entre estágio e situação? A Situação informa se a tarefa está aberta ou concluída, enquanto o Estágio demonstra em qual ponto da execução ela está.
➜ Concluí a tarefa e ela não encerrou. Por quê? Verifique se a opção Aguardar aprovação de quem criou está habilitada. Nesse caso, a tarefa permanece aguardando revisão até que o criador aprove sua conclusão.
➜ Sou observador e não consigo editar. É erro? Não. O observador pode acompanhar e comentar, mas não pode editar ou executar a tarefa.
➜ Por que não consigo mudar o prazo? A tarefa pode estar configurada para impedir que o responsável altere o prazo. Nesse caso, somente quem criou a tarefa poderá modificá-lo.
➜ Iniciei o cronômetro e o de outra tarefa parou. É normal? Sim. Cada usuário pode possuir apenas um cronômetro ativo por vez.
➜ A tarefa não aparece na agenda. Selecione uma agenda no campo Mostrar na agenda. Sem essa configuração, a tarefa não será exibida no calendário.
➜ Quem recebe os avisos de prazo? O responsável e os participantes recebem os avisos configurados. Os observadores não recebem essas notificações.
➜ Quem pode excluir uma tarefa? Quem criou a tarefa, o responsável ou usuários com acesso total podem realizar a exclusão. Observadores não podem excluir.
➜ Não vejo o "Entendi:" abaixo do título. Ele só aparece em tarefa nova e quando o título traz algo que o sistema reconhece, como "amanhã", "15h" ou "dia 20".
➜ O sistema tirou uma palavra do meu título. Os trechos de data, hora, aviso e prioridade saem do nome ao gravar. Para manter a palavra, clique no × do selo antes de gravar.
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