Como montar um fluxo de processo
O Fluxo de Processo permite criar processos personalizados para atividades que não se encaixam diretamente nos módulos tradicionais do sistema, como aprovação de reformas, acompanhamento de distrato ou entrada de novos proprietários.
Nele, é possível definir as etapas pelas quais cada processo deverá passar, configurar os campos necessários em cada momento e acompanhar tudo através de um quadro em que os cards são movimentados entre as etapas.
Navegação no módulo
Fluxos de Processos > Fluxos de Processo
Clique em Criar Fluxo para iniciar o cadastro.
A ordem de montagem
O cadastro do fluxo é dividido em quatro abas, que são liberadas conforme as informações necessárias são preenchidas:
Aba | Descrição |
|---|---|
Principal | Define o nome do fluxo e suas etapas. |
Campos | Fica disponível após informar o nome do fluxo e criar pelo menos uma etapa. |
Configuração | Fica disponível depois que o fluxo possuir pelo menos um campo. |
Exibição | Fica disponível nas mesmas condições da aba Configuração. |
A liberação das abas segue uma sequência proposital. Caso alguma esteja bloqueada, o sistema informa quais informações precisam ser configuradas antes de continuar.
Aba Principal — identificar o fluxo
Campo | Descrição |
|---|---|
Nome do Fluxo | Campo obrigatório. Define o nome utilizado para identificar o fluxo e é também o nome apresentado no menu do sistema. |
Descrição | Permite explicar o objetivo e o funcionamento do fluxo. O conteúdo também é utilizado como informação de ajuda no quadro. |
Ativo | Define se o fluxo estará disponível para utilização. Quando desativado, deixa de ser exibido para uso. |
Aba Principal — desenhar as etapas
As etapas representam as colunas do quadro. Utilize Adicionar Etapa para criar as fases pelas quais os cards poderão passar. As etapas também podem ser reorganizadas através de arrastar e soltar.
Campo | Descrição |
|---|---|
Nome da Etapa | Campo obrigatório utilizado para identificar a etapa. |
Cor | Campo obrigatório que define a identificação visual da etapa nos cards. |
Exibir em ações rápidas | Quando habilitado, disponibiliza a etapa como atalho durante a movimentação dos cards. |
Ativa | Define se a etapa será apresentada no quadro. |
Observações | Permite explicar o que deverá acontecer naquela etapa e é exibido como informação de apoio no quadro. |
Cada etapa também possui as ações Duplicar e Excluir.
⚠️ Atenção: Uma etapa desativada deixa de ser exibida no quadro e os cards que estiverem nela também deixam de aparecer. Além disso, uma etapa com cards não pode ser excluída enquanto eles não forem removidos ou movimentados. O fluxo também precisa possuir pelo menos uma etapa.
Aba Campos — montar o formulário do card
A aba Campos define quais informações serão registradas dentro de cada card.
Os campos são organizados em seções, sendo que a primeira é criada inicialmente com o título Sobre Item.
Opção | Descrição |
|---|---|
Selecionar Campo | Permite utilizar um campo customizado que já existe em outro módulo. |
Criar Campo | Cria um novo campo específico para o fluxo. |
Adicionar Seção | Cria um novo agrupamento de campos dentro do formulário. |
Ao adicionar um campo, ficam disponíveis as seguintes configurações:
Campo | Descrição |
|---|---|
Campos Disponíveis | Campo obrigatório que define qual informação será utilizada. |
Ícone do Campo | Permite escolher um ícone para identificar visualmente o campo. |
Largura do Campo | Define quanto espaço o campo ocupará na linha, utilizando valores de 1 a 12 . Um campo com largura 12 ocupa toda a linha, enquanto dois campos com largura 6 podem ficar lado a lado. |
Etapas Obrigatórias | Define em quais etapas o preenchimento daquele campo será obrigatório. Quando nenhuma etapa é selecionada, o campo permanece opcional. |
A própria configuração apresenta uma prévia da distribuição dos campos no formulário.
A obrigatoriedade por etapa
Os campos podem se tornar obrigatórios apenas em determinadas etapas do processo.
Isso permite, por exemplo, que uma informação ainda não seja necessária no início do fluxo, mas passe a ser exigida antes que o card avance para uma etapa posterior.
Na aba Campos, a opção Gerenciar obrigatoriedade por etapa permite visualizar e configurar quais campos serão exigidos em cada etapa.
Também é possível selecionar Todas as etapas para visualizar a configuração completa.
⚠️ Atenção: Quando alguém tenta mover um card para uma etapa que possui campos obrigatórios ainda não preenchidos, o sistema apresenta a janela Validação de Campos, informa quais informações estão faltando e impede o avanço até que sejam preenchidas.
Aba Configuração — o que o sistema precisa saber
Nesta aba são definidos os campos que terão funções específicas dentro do fluxo:
Campo | Descrição |
|---|---|
Campo de Título | Define qual informação será apresentada em destaque como título do card. Aceita campos de texto, área de texto, e-mail, telefone e URL. |
Campo de Responsabilidade | Define qual campo identificará os responsáveis pelo card. Aceita campos de vínculo com usuário. |
Campo do Cliente | Define qual campo relacionará uma pessoa ao card. Aceita campos do tipo Pessoa. |
Filtros de Busca | Define quais campos poderão ser utilizados como filtros no quadro. |
Exibir Data de Atualização | Define se a data da última atualização será apresentada no card. |
Exibir Data de Criação | Define se a data de criação será apresentada no card. |
⚠️ Atenção: O Campo de Responsabilidade também influencia a visibilidade dos cards. Quando ele é utilizado, apenas os responsáveis e usuários com acesso total conseguem visualizar o card.
Aba Exibição — o que aparece no card
Campo | Descrição |
|---|---|
Campos que serão exibidos | Campo obrigatório que define quais informações serão apresentadas diretamente no card do quadro. |
Ordem dos Campos | Permite reorganizar a sequência das informações exibidas. |
Prévia de Exibição | Apresenta um exemplo visual de como o card ficará no quadro. |
Caso nenhum dos campos apresentados no card possua informação, será exibida a mensagem Nenhum valor preenchido.
Após isso basta apenas finalizar o cadastro e pronto o seu fluxo estará criado, para visualizar ele, você pode clicar em "Ver Kanban" ou selecionar ele no menu lateral.
Atenção: Sempre que criar um fluxo novo de processo, você precisa dar permissão ao usuário ou grupo de usuário para que ele acesse este fluxo.
Usando o quadro
No quadro, cada coluna representa uma etapa e cada card representa um item do processo.
Ação | Descrição |
|---|---|
Adicionar | Cria um novo card, inicialmente posicionado na primeira etapa ativa. |
Arrastar | Move o card entre as etapas, respeitando as validações e os campos obrigatórios. |
Clicar | Abre o card para consulta ou edição. |
Segurar | Permite selecionar o card para ações múltiplas. |
Contador da etapa | Exibe quantos cards existem em cada coluna. |
Ação | Descrição |
|---|---|
Editar card | Abre o card para alteração. |
Mover para a etapa | Permite escolher diretamente outra etapa para o card. |
Iniciar fluxo | Dispara uma automação relacionada ao card. |
Copiar link | Copia o endereço de acesso ao card. |
Excluir card | Remove o card do fluxo. |
Ações em lote
Ao selecionar vários cards, ficam disponíveis ações para processamento em conjunto:
Ação | Descrição |
|---|---|
Mover para a etapa | Move vários cards de uma vez. Cards que não possuem os campos obrigatórios exigidos pela etapa de destino não são movimentados. |
Definir responsável | Altera os responsáveis dos cards selecionados. |
Copiar códigos | Copia os códigos dos cards selecionados. |
Copiar links | Copia os links de acesso aos cards. |
Excluir cards | Remove os cards selecionados. |
⚠️ Atenção: A exclusão de um card é permanente. Ele não é enviado para os Registros Excluídos e não poderá ser restaurado posteriormente.
O card por dentro
Ao abrir um card, são apresentados os campos configurados para o fluxo e uma régua com suas etapas. É possível clicar diretamente em uma etapa para movimentar o card.
Também ficam disponíveis recursos adicionais:
Recurso | Descrição |
|---|---|
Histórico | Apresenta a linha do tempo do card e permite adicionar comentários. |
Agenda | Apresenta os eventos relacionados ao card. |
Apre.Chat | Permite acessar a conversa vinculada. |
Evento | Permite criar um compromisso relacionado ao card. |
Caso outra pessoa ou uma automação altere o card enquanto ele estiver aberto, o sistema apresenta um aviso solicitando a atualização das informações.
Duplicar um fluxo
A opção Duplicar fluxo permite criar um novo fluxo utilizando outro já existente como base.
Durante a duplicação, é possível selecionar quais etapas serão copiadas.
Os campos do formulário são sempre duplicados integralmente, mesmo que algumas etapas não sejam selecionadas.
Esse recurso facilita a criação de novos processos que possuam uma estrutura semelhante a outro já configurado.
Perguntas frequentes
➜ Por que a aba Campos está bloqueada? Verifique se o fluxo já possui um nome e pelo menos uma etapa cadastrada. A própria tela informa o que ainda precisa ser configurado.
➜ Desativei uma etapa e os cards sumiram. Isso é normal? Sim. Quando uma etapa é desativada, ela deixa de aparecer no quadro e os cards relacionados também ficam ocultos. É recomendado mover os cards antes de desativá-la.
➜ Por que não consigo excluir o fluxo? Um fluxo que possui cards não pode ser excluído. Primeiro remova os cards relacionados.
➜ Um colega não vê os cards que eu vejo. Por quê? Verifique se o fluxo utiliza o Campo de Responsabilidade. Quando configurado, a visualização pode ficar restrita aos responsáveis e aos usuários com acesso total.
➜ O card não avança de etapa. O que fazer? Verifique se existem campos obrigatórios não preenchidos para a etapa de destino. A janela de validação apresenta quais informações ainda são necessárias.
➜ Excluí um card por engano. Dá para recuperar? Não. A exclusão de cards é permanente.
➜ Onde fica o fluxo depois de criado? O sistema cria automaticamente um item específico no menu, além de manter o fluxo disponível na listagem de Fluxos de Processo.
➜ Posso disparar ações automáticas quando o card muda de etapa? Sim. As automações relacionadas ao Kanban podem ser utilizadas para executar ações conforme o andamento dos cards
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