Como realizar uma vistoria no sistema

A vistoria registra o estado do imóvel em um momento específico, como na entrada do inquilino, na saída, durante a captação ou após uma manutenção.

Ela permite documentar as condições do imóvel através de ambientes, itens, fotos, observações e assinaturas, facilitando a comparação do estado do imóvel ao longo do tempo.

O sistema acompanha todo o processo, desde a criação dos ambientes e registro das condições até a geração do laudo e coleta das assinaturas. Também é possível utilizar Inteligência Artificial para preencher parte da vistoria a partir de um vídeo narrado.

Navegação no Módulo

Rotina: Vistorias > Vistorias

Clique em Adicionar Vistoria para iniciar o cadastro.

Tipos de vistoria

O assistente de criação

A criação da vistoria é realizada através de um assistente dividido em Modalidade, Dados, Ambientes e Revisão.

Na etapa de informações gerais, são apresentados os seguintes campos:

Os campos Metragem e Mobília são preenchidos automaticamente conforme as informações cadastradas no imóvel.

Na definição dos ambientes, o sistema utiliza o cadastro do imóvel para sugerir espaços como sala, cozinha, quartos, suítes, banheiros, área de serviço e garagem. As quantidades podem ser ajustadas e também é possível adicionar ambientes que não estejam na sugestão inicial.

Como gravar o vídeo para a IA

A qualidade do preenchimento realizado pela Inteligência Artificial depende diretamente da forma como o vídeo da vistoria é gravado.

Atenção: A narração é fundamental para a identificação dos itens e das avarias. Um vídeo sem descrição, com pouca iluminação ou movimentos muito rápidos pode gerar poucas informações e exigir maior preenchimento manual.

Limite de tamanho dos arquivos enviados para a IA

Qual o tamanho máximo dos arquivos que a IA lê na vistoria? Cada arquivo pode ter até 2 GB. No vídeo, esse limite vale depois da pré-compactação que o sistema faz antes do envio, então um vídeo maior que 2 GB também pode ser enviado. A IA lê o vídeo narrado e também os laudos, fotos e documentos anexados:

• Vídeo: um vídeo por vistoria, nos formatos mp4, mov, avi, webm ou mkv, com até 2 GB depois de compactado e até 60 minutos. A IA analisa no máximo os primeiros 60 minutos.
• Fotos, laudos e documentos: até 100 arquivos na criação da vistoria, cada um com até 2 GB (png, jpg, gif, pdf, doc, docx, xls, xlsx, csv, txt, ppt, pptx ou xml).
• Preencher com IA nos ambientes: um vídeo por cômodo, com as mesmas regras, mais as fotos e documentos daquele ambiente.

Vídeo maior que 2 GB: a pré-compactação

Ao escolher o vídeo, o sistema o compacta no próprio navegador, antes de enviar. Ele é convertido para Full HD (1080p), com até 30 quadros por segundo, o que mantém a imagem boa para a IA identificar itens e avarias e reduz bastante o tamanho. Assim, um vídeo de 5 GB pode virar menos de 2 GB e o envio segue normalmente. Por exemplo, um vídeo 4K de 30 minutos, com cerca de 5 GB, fica com cerca de 900 MB.

• Andamento: enquanto compacta, o vídeo mostra "Compactando… X%". Pode levar até cerca de 3 vezes a duração do vídeo, conforme o computador ou celular.
• Não feche a tela: fechar a aba ou a janela durante a compactação ou o envio perde o vídeo, e será preciso escolher o arquivo de novo.
• Limite conferido no fim: o tamanho de 2 GB é conferido depois da compactação. Se mesmo compactado o vídeo passar de 2 GB, o sistema avisa e não envia. Nesse caso, divida a gravação ou grave em resolução menor.
• Vídeo que já é leve: vídeo em Full HD ou menor e com arquivo já enxuto é enviado como está, sem compactar.
• Se a compactação falhar: aparece a opção Enviar original, que só funciona se o vídeo original tiver até 2 GB.
• Mais de 60 minutos: o vídeo não é compactado. Grave cada vistoria em até 1 hora.

Navegador: a compactação de vídeos grandes precisa de navegador atualizado (Chrome, Edge ou Safari recentes). Em navegador antigo, só é possível enviar vídeo de até 2 GB.

Caso nenhum vídeo seja enviado durante a criação, ele poderá ser adicionado posteriormente através da opção Preencher com IA disponível nos ambientes. Nesse caso, deve ser enviado um vídeo separado para cada cômodo.

A ficha da vistoria - Aba Principal

Depois da criação, a vistoria é organizada nas seguintes abas:

Na aba Principal, também ficam disponíveis configurações importantes:

Atenção: Para realizar a comparação entre uma vistoria de entrada e uma de saída, é necessário utilizar o campo Vincular Vistoria. Sem esse vínculo, o sistema não possui a referência necessária para realizar a comparação.

Orientações iniciais do laudo

O campo Orientações iniciais guarda o texto que abre o laudo, como as orientações de uso, limpeza e conservação do imóvel. Cada vistoria tem o seu texto, escrito com formatação.

Rotina: Vistorias > Vistorias > abra a vistoria > aba Principal > Orientações iniciais (abaixo de Observações para Vistoriador)

O editor tem negrito, itálico, sublinhado, listas, link e a opção de limpar a formatação. Ao gravar, o sistema mantém só as formatações e os conteúdos que ele aceita. Se você colar um texto de outro programa, imagens, tabelas e cores não são mantidos.

Os ambientes e os itens

Cada ambiente funciona como um agrupador dos itens vistoriados.

O sistema disponibiliza um checklist padrão que pode ser utilizado nos ambientes:

Os ambientes podem ser preenchidos de duas formas:

Ao editar um ambiente ou item, ficam disponíveis as seguintes informações:

Atenção: A condição Usado fica entre Regular e Ruim e pode ser utilizada para indicar desgaste decorrente do uso natural do imóvel sem necessariamente representar uma avaria.

Duplicar um ambiente

Para repetir um ambiente parecido, como um segundo banheiro, duplique o que já está pronto. Na aba Ambientes da vistoria, clique no ícone de duplicar (dois quadrados) no cabeçalho do ambiente. Abre a janela Duplicar Ambiente, com o campo Nome do novo ambiente, que já vem preenchido com o nome do ambiente seguido de “(Cópia)”. Você pode trocar o nome, que não pode ficar vazio e tem até 255 caracteres.

• Se o ambiente não tem fotos, clique em Duplicar Ambiente.
• Se o ambiente tem fotos, a mesma janela pergunta se elas vão junto: clique em Copiar Fotos ou em Não Copiar.
• Para desistir, clique em Cancelar.

O que a IA faz com a narração e as fotos

No preenchimento por vídeo (na criação da vistoria ou pelo botão Preencher com IA do ambiente), o que o vistoriador diz vale mais do que a imagem:

• O item narrado recebe a condição e a observação ditas na narração.
• Tudo o que é narrado entra no ambiente, mesmo que não esteja no checklist (varão, porta-toalha, registro, vaso…).
• Frases quase iguais vindas de trechos diferentes do vídeo entram uma vez só, e "Sem avarias aparentes." sai quando outro trecho encontrou algo no item.
• A observação descreve o item, sem comentários sobre a análise.
• Cômodos do mesmo tipo viram ambientes separados, com o nome que o vistoriador falou: "Banheiro feminino", "Banheiro da suíte", "Estacionamento dos fundos", "Copa".
• As fotos de cada ambiente são escolhidas também pelo que o vistoriador falou naquele trecho do vídeo.

Revisão final do laudo. Depois de analisar o vídeo inteiro, a IA revisa o laudo com a narração completa:

• Todo defeito falado vai para o estado do item: "não está funcionando" vira Ruim, "péssimo estado" vira Péssimo e avaria pequena com o item funcionando vira Regular.
• Itens repetidos com nomes diferentes no mesmo ambiente ("Box" e "Box de vidro", "Fogão" e "Cooktop") viram um item só, com as fotos dos dois. Item do checklist nunca é apagado nem renomeado.
• Cada item fica com uma observação curta, e cômodos iguais recebem o mesmo critério de estado.
• O resumo da vistoria descreve o imóvel inteiro: tipo, cômodos principais, estado geral e pontos de atenção.

A revisão final consome um pouco mais de créditos de IA por vistoria. A estimativa aparece na janela "Preencher com IA", ao lado do botão.

Item que não foi narrado e não aparece bem no vídeo continua como Regular, com a indicação de que não foi possível avaliar.

Gerar Observação com IA

1. Abra o item da vistoria e clique em Gerar Observação com IA. Abre a janela Gerar Observação com IA.
2. Se quiser, escreva ou dite um contexto e deixe ligada a opção Analisar as fotos anexadas.
3. Clique em Gerar observação. A observação aparece no item, citando o que as fotos mostram.

A IA analisa até 3 fotos do item. Se houver uma falha passageira, ela tenta de novo uma vez antes de mostrar erro.

A opção Analisar as fotos anexadas só pode ser ligada quando o item tem foto anexada.

Partes, chaves e medidores

Na aba Detalhes, ficam disponíveis informações complementares da vistoria:

Para cada parte podem ser informados nome, função, e-mail e CPF/CNPJ.

As funções disponíveis incluem Administrador, Inquilino, Comprador, Proprietário, Vistoriador, Testemunha e Fiador.

Atenção: O e-mail utilizado pelas partes permite o envio do documento para assinatura e não pode estar repetido em duas partes diferentes. Caso isso aconteça, o sistema informa que o endereço já está sendo utilizado.

O laudo e as assinaturas

Na aba Documentos, é possível selecionar um modelo para que o sistema gere o laudo utilizando as informações registradas na vistoria. O documento pode ser revisado e editado antes do envio.

Após a conferência, o laudo também pode ser encaminhado para assinatura digital das partes relacionadas à vistoria.

O status da vistoria

O status não é selecionado manualmente pelo usuário. O próprio sistema altera a situação conforme o andamento da vistoria.

Caso alguma assinatura seja cancelada ou apresente falha, a vistoria retorna para Em Andamento.

As situações Finalizada e Cancelada deixam a vistoria em modo somente leitura, impedindo novas alterações, com exceção dos documentos. Para voltar a editar, utilize a ação Reverter Vistoria, que retorna a situação para Em Andamento.

Contestação pelo cliente

Quando a contestação estiver habilitada, o cliente poderá utilizar a Área do Cliente para discordar das informações registradas em itens específicos da vistoria, desde que esteja dentro do prazo estabelecido.

O cliente pode anexar suas próprias fotos e sugerir outra condição para o item.

A aba Contestações organiza os registros por pessoa, ambiente e item.

Para cada contestação, ficam disponíveis as seguintes ações:

Vistorias que possuem contestações pendentes ficam sinalizadas na listagem.

Duplicar uma vistoria

A opção Duplicar permite criar uma nova vistoria utilizando outra como base.

Durante a duplicação, é possível escolher quais informações serão copiadas:

As Orientações iniciais são sempre copiadas para a nova vistoria.

Esse recurso pode ser utilizado para criar vistorias periódicas ou utilizar uma vistoria existente como base para outra.

Como usar no dia a dia

Alguns exemplos de utilização das vistorias conforme o momento do imóvel:

Perguntas frequentes

➜ Por que não consigo mudar o status da vistoria? O status é definido automaticamente pelo sistema conforme o andamento da vistoria, considerando informações como ambientes, fotos e assinaturas.

➜ A vistoria finalizou sozinha. Por quê? A vistoria passa automaticamente para Finalizada quando todas as assinaturas relacionadas ao laudo são concluídas.

➜ Editei uma vistoria finalizada e nada foi salvo. Vistorias Finalizadas ou Canceladas ficam em modo somente leitura. Utilize Reverter Vistoria para retornar a vistoria para Em Andamento e permitir alterações.

➜ A IA não preencheu quase nada. O que houve? Verifique a qualidade do vídeo utilizado. Falta de narração, pouca iluminação ou movimentos rápidos podem prejudicar a identificação das informações.

➜ Posso enviar o vídeo depois de criar a vistoria? Sim. Utilize a opção Preencher com IA no ambiente desejado. Nesse caso, envie um vídeo específico para cada ambiente.

➜ Como comparo a saída com a entrada? Utilize o campo Vincular Vistoria na vistoria de saída e relacione a vistoria de entrada correspondente.

➜ O cliente pode discordar do laudo? Sim, desde que a opção de contestação esteja habilitada e o cliente esteja dentro do prazo definido.

➜ Preenchi as Orientações iniciais, mas o texto não saiu no laudo. Por quê? O texto só sai se o modelo de documento tiver a variável Orientações iniciais (texto formatado). Abra o modelo do tipo Modelo de Vistoria em Documentos > Modelos de Documentos e insira a variável, da aba Vistoria do painel de variáveis, onde o texto deve aparecer. Os modelos já existentes não ganham a variável sozinhos.

➜ O cliente consegue ler as Orientações iniciais? Sim. Na Área do Cliente, ao abrir a vistoria, aparece o bloco Orientações iniciais, que abre e fecha. Ele só aparece quando a vistoria tem texto.

➜ Posso colocar imagem ou tabela nas Orientações iniciais? Não. O campo guarda texto com negrito, itálico, sublinhado, listas e link. Imagens, tabelas e cores são removidas ao gravar.

➜ Existe a condição “Usado”? Sim. As condições disponíveis são Novo, Bom, Regular, Usado, Ruim e Péssimo.

➜ Narrei um item que não está no checklist. Ele entra? Sim. Ele é adicionado ao ambiente com a condição narrada.

➜ A opção Analisar as fotos anexadas está apagada. Ela só liga quando o item tem foto anexada.

➜ Quantas fotos a IA olha para gerar a observação? Até 3 fotos do item.

➜ Não acho o menu Vistorias, ou aparece que não tenho autorização. O menu depende das permissões do grupo de usuários, em Vistorias > Vistorias: Cadastrar, Editar e Deletar. Peça ao administrador do sistema para liberar a permissão ao seu grupo. O suporte não consegue liberar por você.

➜ Não encontro a vistoria de entrada que outra pessoa fez. Quem não tem a permissão Acessar todas as Vistorias vê na lista só as vistorias em que ele é o vistoriador. Peça ao administrador para liberar essa permissão, ou peça para quem fez a vistoria de entrada a vinculá-la à sua. Depois use Vincular Vistoria na vistoria de saída.

➜ Fiz o laudo no editor de documentos e perdi tudo. O laudo de vistoria não se faz no editor de documentos avulso: ele é um documento de uso, e o que você escreve nele não fica guardado na vistoria. Crie a vistoria em Vistorias > Vistorias, em Adicionar Vistoria. Ela vai sendo salva à medida que você preenche os ambientes e os itens, e você pode continuar no dia seguinte. Quando terminar, gere o laudo na aba Documentos.

➜ Onde ficam guardados os laudos e as assinaturas? Na própria vistoria, aba Documentos: ali você gera o laudo a partir de um modelo, confere, edita e envia para a assinatura das partes. Para achar uma vistoria antiga, use a busca da lista de Vistorias.

➜ Posso reaproveitar uma vistoria para o mesmo imóvel? Sim. Use a opção Duplicar e escolha o que copiar: ambientes, chaves, medidores, pessoas e fotos. Para comparar saída com entrada, a saída precisa estar ligada à entrada pelo campo Vincular Vistoria.