Como cadastrar referências automáticas para os códigos dos imóveis

Quando a imobiliária trabalha com carteiras diferentes, pode ser útil que cada tipo de imóvel tenha o seu próprio código de identificação — apartamentos começando por AP-, casas por CA- e terrenos por TE-, por exemplo. Isso facilita reconhecer o tipo do imóvel apenas pela referência, sem precisar abrir o cadastro. A seguir, veja o passo a passo para criar essas regras.

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Rotina: Configurações > Cadastros Gerais > aba Imóvel

Ativar a referência automática do imóvel

No bloco Valores Padrões, ative a opção Referência automática para o imóvel?. Enquanto essa opção estiver desligada, os campos de configuração não aparecem na tela.

Ao ativar, o painel Referência do Imóvel Padrão é exibido logo abaixo.

Definir a regra geral

Antes de criar as regras por tipo, preencha a regra geral. Ela será usada em todos os imóveis cujo tipo não estiver em nenhuma regra específica.

➜ Prefixo: texto fixo exibido antes do número. Exemplo: informando RES-, a referência gerada ficará RES-1234.
➜ Tamanho do Incremento: quantidade mínima de dígitos do número, completada com zeros à esquerda. Informando 3, a sequência será 001, 002, 010.

Adicionar uma regra por tipo de imóvel

Abaixo da regra geral está o item Referência por Tipo do Imóvel. Clique em Adicionar prefixo por Tipo de Imóvel para criar uma nova linha de configuração. Repita a ação para cada regra desejada.

Em cada linha, preencha:

➜ Tipo de Imóvel: selecione a quais tipos essa regra se aplica. É possível selecionar mais de um tipo na mesma linha, fazendo com que todos compartilhem o mesmo código e a mesma sequência de numeração. O preenchimento é obrigatório.
➜ Prefixo: texto fixo que identificará esses tipos. Exemplo: AP- para apartamentos. O preenchimento é obrigatório.
➜ Tamanho do Incremento: quantidade mínima de dígitos do número gerado para esses tipos, completada com zeros à esquerda.

Para remover uma regra criada, utilize o botão vermelho de exclusão no final da linha.

Regras que precisam ser respeitadas

Para que a configuração possa ser gravada, o sistema exige:

➜ Cada prefixo deve ser único: dois prefixos iguais em linhas diferentes não são aceitos, pois o sistema não conseguiria distinguir as sequências. Ao tentar gravar, será exibida a mensagem informando quais prefixos estão duplicados.
➜ Cada tipo de imóvel pode estar em apenas uma regra: não é possível cadastrar o mesmo tipo em duas linhas diferentes. Se isso acontecer, o sistema avisa que existem múltiplas regras para o mesmo tipo.
➜ Toda regra precisa de ao menos um tipo selecionado: linhas com o campo Tipo de Imóvel vazio impedem a gravação.

Caso deseje que vários tipos usem o mesmo código, adicione todos eles na mesma linha, em vez de criar uma linha para cada um.

Como a regra é aplicada no dia a dia

➜ A regra por tipo tem prioridade: ao cadastrar um imóvel, o sistema verifica se o tipo dele está em alguma regra específica. Estando, usa o prefixo daquela regra. Não estando, usa a regra geral.
➜ Cada regra tem a sua própria contagem: a numeração de AP- é independente da numeração de CA-. Uma não interfere na outra.
➜ A sequência continua de onde parou: o sistema busca o maior número já utilizado com aquele prefixo e gera o próximo, mesmo que existam cadastros antigos.
➜ Referência digitada é respeitada: se o usuário informar um código manualmente no cadastro, o sistema mantém o valor digitado.

Perguntas frequentes

➜ Posso usar o mesmo prefixo para mais de um tipo de imóvel? Sim, desde que os tipos estejam selecionados na mesma linha de configuração. Assim eles compartilham o prefixo e a sequência. O que não é permitido é repetir o mesmo prefixo em linhas diferentes.

➜ O que acontece com os tipos que não estão em nenhuma regra? Eles utilizam a regra geral definida no painel Referência do Imóvel Padrão.

➜ Criar a regra renumera os imóveis já cadastrados? Não. As regras valem para os novos cadastros e para os imóveis que tiverem o tipo alterado a partir da gravação.

➜ É obrigatório preencher o Tamanho do Incremento? Não. Deixando em branco ou com zero, o número é gerado sem zeros à esquerda.

➜ Posso excluir uma regra depois de criada? Sim. Basta clicar no botão de exclusão ao final da linha e gravar novamente. Os imóveis já numerados mantêm os códigos que receberam.