Como cadastrar um usuário?

No sistema da Apresenta.me, o cadastro de usuários é a etapa necessária para conceder acesso à plataforma. Nesse processo, são definidas as informações de identificação do usuário, seu vínculo com a imobiliária, o perfil de acesso e as permissões que determinam quais módulos, telas e funcionalidades ele poderá utilizar. A seguir, veja o passo a passo para cadastrar um novo usuário e configurar corretamente o seu acesso ao sistema.

1. Navegação no Módulo

Rotina: Administrador > Usuários > Usuários

2. Cadastrar ou editar

Para cadastrar um novo usuário é necessário clicar no botão de "cadastrar", porém, para editar um usuário é preciso clicar no botão com símbolo de lápis para editar o usuário desejado.

3. Preencher os campos necessários para o cadastro de novo usuário

➜ Nome: informe o nome completo do usuário que será cadastrado no sistema.
➜ E-mail: informe um endereço de e-mail válido. Esse dado poderá ser utilizado para identificação, comunicação e recuperação de acesso.
➜ Imagem do usuário: permite adicionar uma foto ao perfil do usuário. Para isso, clique em Enviar foto e selecione a imagem desejada.
➜ Telefone: informe o número de telefone do usuário, incluindo o DDD. O código do país pode ser selecionado no início do campo.
➜ Pessoa vinculada a este usuário: permite relacionar o usuário a uma pessoa que já esteja cadastrada no sistema. Esse vínculo conecta o acesso do usuário ao respectivo cadastro da pessoa.
➜ Grupo do usuário: determina o perfil de acesso do usuário. O grupo define quais módulos, telas, informações e funcionalidades poderão ser acessados. O ícone de engrenagem localizado ao lado do campo permite consultar ou configurar as permissões do grupo.
➜ Equipe do usuário: permite vincular o usuário a uma equipe de trabalho, facilitando a organização, a distribuição de atividades e leads, além do acompanhamento dos resultados da equipe.
➜ CRECI: campo destinado ao número de registro profissional do corretor de imóveis. Deve ser preenchido quando o usuário atuar como corretor.
➜ Observações: espaço destinado ao registro de informações adicionais ou orientações internas relacionadas ao usuário.
➜ Calendário: permite selecionar o calendário que será utilizado pelo usuário para organizar compromissos, atividades, atendimentos e visitas.
➜ Não participar do Rodízio de Leads: quando essa opção estiver ativada, o usuário não receberá leads distribuídos automaticamente pelo rodízio do sistema.

Campos de Credenciais:

➜ Usuário (Login): informe o nome de usuário que será utilizado para acessar a plataforma.
➜ Senha: defina a senha inicial de acesso do usuário. O ícone de olho permite exibir ou ocultar a senha digitada.
➜ Restrição de acesso por horário ou dia da semana: permite limitar o acesso do usuário a determinados dias e horários. Ao ativar essa opção, deverão ser configurados os períodos em que o acesso ao sistema será permitido.
➜ Autenticação com dois fatores: adiciona uma camada extra de segurança ao login, exigindo uma segunda forma de validação além da senha.
➜ Pedir para alterar a senha no login: quando essa opção estiver ativada, o usuário deverá criar uma nova senha ao realizar o próximo acesso. Essa configuração é recomendada quando o administrador cadastrar uma senha temporária.
➜ Expirar acesso: permite definir uma data de encerramento para o acesso do usuário. Após o período configurado, o usuário não poderá mais entrar no sistema até que o acesso seja renovado.

Configurações para uso no site

Os campos desta seção são utilizados principalmente quando o usuário, como corretor ou integrante da equipe, deverá ser apresentado no site da imobiliária.

➜ Nome para site: informe o nome que será apresentado publicamente no site. Ele pode ser diferente do nome completo utilizado internamente no sistema.
➜ Descrição: permite adicionar uma apresentação profissional do usuário, como experiência, especialidades, regiões de atuação e outras informações relevantes. O campo possui recursos para formatação do texto.
➜ E-mail para site: informe o endereço de e-mail que será exibido ou utilizado para contato no site.
➜ Link do Facebook: insira o endereço completo do perfil ou da página profissional do usuário no Facebook.
➜ Link do Instagram: insira o endereço completo do perfil profissional do usuário no Instagram.
➜ Finalidade de atuação: define a principal área de atuação do usuário, de acordo com as opções disponibilizadas pelo sistema, como venda, locação ou outras finalidades configuradas.
➜ Ordem: determina a posição em que o usuário será exibido no site. Geralmente, usuários com números menores aparecem antes dos demais.
➜ Mostrar no Site: quando essa opção estiver ativada, as informações do usuário poderão ser exibidas no site da imobiliária.
➜ Ativar Página do Corretor: habilita uma página individual para o corretor, na qual poderão ser apresentadas suas informações profissionais, formas de contato, descrição e imóveis vinculados.

4. Campo customizado

Caso seja exibido um campo customizado, significa que ele foi criado livremente pela própria imobiliária para registrar uma informação específica. No exemplo abaixo, foi criado um campo para informar o número da chave Pix, porém a imobiliária pode personalizar e criar outros campos de acordo com suas necessidades.

5. Alertas

Definir alerta de onde e como o usuário deseja receber avisos, sendo por notificação interna no sistema, e-mail ou WhatsApp.

5.1. Alertas do site:

• Solicitações de Imóveis: Quando o lead se cadastra pelo formulário de Solicitar Imóvel do site;
• Cadastro de Imóveis: Um lead preenche o formulário no site para cadastrar um imóvel para venda/locação;
• Contato pelo Site: Mensagens gerais enviadas pelo formulário “Fale Conosco” ou com origem Facebook;
• Receber informações de Imóvel: Lead solicita mais informações sobre um imóvel específico através do formulário de informações;
• Indicação de Imóveis: Alguém indica um imóvel para outra pessoa pelo site utilizando o formulário de indicação;
• Solicitações de Ligações: Leads cadastrados pelos formulários de Solicitação de Ligação do site, WhatsApp ou Telegram.

5.2. Alertas Administrativos:

• Notificações Financeiras: Alertas sobre eventos financeiros, como boletos emitidos, repasses, inadimplência etc;
• Fichas Cadastrais: Notificação quando uma pessoa se cadastra por uma das Fichas Cadastrais;
• Cadastro Interno de Imóveis: Quando um imóvel é cadastrado diretamente pelo time interno;
• Imóvel Inativo: Alerta ao desativar um imóvel;
• Imóvel Desatualizado: Aviso quando o imóvel está há muito tempo sem atualização;
• Aniversariantes do Dia: Lista de clientes que fazem aniversário (útil para relacionamento com o cliente);
• Parceria pela Rede de Imóveis:  Notificação quando alguma outra imobiliária parceira, Apresenta.me, solicita uma parceria com um imóvel seu;
• Menções e respostas do histórico: Quando alguém menciona seu nome em um atendimento ou adiciona resposta no histórico;
• Cadastro de Leads: Aviso quando um novo lead entra no CRM (portais, WhatsApp, site etc.);
• Cadastro de Ticket: Notificação quando um Ticket é cadastrado com você sendo responsável;
• Status do Contrato: Notificação quando um contrato entra em Aguardando renovação, ou seja, quando um contrato está prestes a finalizar;
• Aprovação de Processos: Alertas sobre processos que precisam de validação, ex.: contratos, propostas;
• Cadastro de Negócios: Um novo negócio é criado no funil de vendas tendo o usuário como responsável;
• Previsão de Negócios: Notificação diária quando tem negócios seus que tem previsão de encerramento hoje;
• Lembrete de Vistoria: Notificações de Vistoria, como quando uma vistoria é solicitada para o usuário ou ao ter uma vistoria agendada para hoje;
• Data de Entrega: Notificação sobre imóveis que tem data de entrega definida para hoje;
• Eventos do calendário: Eventos criados no calendário geral da imobiliária;
• Movimentação de chaves: Notificação sobre chaves que devem ser devolvidas no dia de hoje;
• Propostas: Nova proposta enviada ou atualizada no CRM;
• Radar de permuta: Notificação quando um imóvel fica disponível para permuta e bate com o desejo de permuta de outro imóvel que você é responsável;
• Documentos a expirar: Notificação quando Documentos para assinatura ainda não foram concluídos e estão prestes a expirar;
• Radar de Negócio: Notificação quando um imóvel bate com a solicitação/radar de alguma das negociações que o usuário é responsável;
• Leads Ignorados: Notificação diária dos leads que foram ignorados no dia anterior;
• Repique de Negócios: Notificação quando o usuário receber negociações pelo Repasse automático de inatividade (repique);
• Bolsão de Leads: Leads que entram na fila pública para serem assumidos por qualquer corretor habilitado;
• Análises de Ficha: Notificação quando uma Análise de ficha tem o seu status alterado;
• Alerta de repasse de negócios parados na etapa: Notificação diária quando você tem negócios muito tempo parado e no próximo dia serão repassados para outro corretor se não tiver interação com o cliente;
• Seguro Fiança: Notificação quando há alterações de status nas cotações do seguro fiança que você o usuário é responsável.

Definir se as notificações do usuário serão replicadas para o grupo em que ele está inserido através da opção "Replicar Configuração de Notificações para o Grupo".

Com todas as informações necessárias preenchidas, basta clicar em "Gravar", para salvar e sair da página ou "Gravar e Continuar" para salvar e se manter na página do cadastro. Ao concluir o cadastro e gravar, o usuário já aparecerá na listagem e estará pronto para acessar o sistema com as credenciais criadas!

O sistema não envia um e-mail com as credenciais para o novo usuário, o compartilhamento delas é responsabilidade do gestor que criou o usuário.

6. Perguntas frequentes

➜ O novo usuário recebe as credenciais de acesso por e-mail?
Não. O sistema não envia automaticamente o login e a senha para o usuário cadastrado. O compartilhamento das credenciais é responsabilidade do gestor ou administrador que realizou o cadastro.

➜ Como definir quais módulos e funcionalidades o usuário poderá acessar?
As permissões são definidas por meio do campo Grupo do usuário. O grupo selecionado determina quais módulos, telas e recursos estarão disponíveis. Quando necessário, as permissões do grupo podem ser consultadas ou configuradas pelo ícone de engrenagem ao lado do campo.

➜ É possível escolher quais notificações o usuário receberá?
Sim. Na seção de alertas, é possível definir quais avisos o usuário receberá e selecionar os canais de envio, como notificação interna no sistema, e-mail ou WhatsApp. Também é possível replicar essas configurações para os demais integrantes do grupo.

➜ Qual é a diferença entre “Gravar” e “Gravar e Continuar”?
O botão Gravar salva as informações e retorna para a listagem de usuários. Já o botão Gravar e Continuar salva as alterações, mas mantém o administrador na tela de cadastro para continuar realizando ajustes.