Como configurar uma Régua de Cobrança?

A Régua de Cobrança é o sistema de automação que envia avisos e cobranças para seus clientes automaticamente, de acordo com regras definidas pela imobiliária. Com ela, você configura exatamente quando e como o sistema envia lembretes de vencimento, cobranças em dia ou notificações de atraso, sem precisar fazer nada manualmente.

Cada regra representa um evento de envio. Você define o momento (X dias antes, no dia ou X dias depois do vencimento), para quais faturas (por método de cobrança ou apenas registradas no banco/Pix), como enviar (e-mail, WhatsApp Business ou Apre.Chat) e o que enviar (modelo de mensagem, com ou sem PDF do boleto em anexo).

Rotina: Financeiro > Configurações > Régua de Cobrança

1. Navegando até o módulo

Para acessar a Régua de Cobrança, use o campo de busca no menu lateral, digite o nome do módulo e clique no item que aparecer. Você também pode navegar por Financeiro > Configurações > Régua de Cobrança.

O sistema envia os avisos programados todos os dias a partir das 9 horas da manhã.

2. Como funciona

Na tela principal, você encontra o botão de ativação geral e a lista de regras cadastradas. Cada regra aparece numerada na ordem em que será executada, com todos os seus campos configurados.

O fluxo de uso é simples: ative a régua, cadastre as regras e o sistema cuida do restante. As regras podem ser reordenadas arrastando pelo ícone de ordenação em cada linha.

3. Ativando a régua de cobrança

No topo da tela, o botão Ativar Régua de Cobrança liga ou desliga o envio automático de todas as regras de uma vez. Quando desativado, o botão de adicionar novas regras fica oculto.

Estado	O que acontece
Ativado	O sistema envia os avisos diariamente conforme as regras cadastradas.
Desativado	Nenhuma cobrança é enviada, mas todas as regras ficam salvas e podem ser reativadas a qualquer momento.

Desativar a régua suspende todas as regras ao mesmo tempo. Se quiser pausar apenas uma regra específica, use o botão de ativar/desativar individual em cada linha da listagem.

4. Adicionando uma nova regra

Com a régua ativada, clique em + Adicionar nova regra para criar um novo evento de cobrança. Uma nova linha de campos é adicionada à listagem para você preencher. Por padrão, a nova regra já vem configurada com: envio por e-mail, ação "Antes do Vencimento" e o campo "Registrado" ativado.

Você pode adicionar quantas regras quiser. Uma boa estratégia é ter pelo menos três: uma antes do vencimento, uma no dia e uma depois, cobrindo todo o ciclo de cobrança sem precisar de nenhuma ação manual.

5. Configurando os campos da regra

Cada regra possui dois grupos de campos: o timing (quando enviar e para quais faturas) e a configuração de envio (como e o que enviar).

Campo	Descrição	Obrigatório
Dias	Quantidade de dias em relação ao vencimento. Exemplo: `3` significa 3 dias antes ou depois, dependendo da ação. Este campo fica desativado quando a ação for "No dia do Vencimento".	Sim
Ação desejada	Define quando a regra dispara: Antes do Vencimento (aviso antecipado), No dia do Vencimento (cobrança no prazo) ou Depois do Vencimento (cobrança em atraso).	Sim
Método de cobrança	Filtra quais faturas receberão o aviso pelo método de cobrança configurado (ex: ApBank, Pix). Pode selecionar múltiplos. Deixe em branco para aplicar a todas as faturas.	Não
Registrado	Quando ativado, envia apenas para faturas com boleto registrado no banco ou com método de cobrança Pix. Evita enviar cobranças de boletos ainda não registrados, o que causaria confusão ao cliente que tenta pagar e não consegue. Ativado por padrão em novas regras.	Não
Método de envio	Canal de envio da mensagem: E-mail , WhatsApp Business ou Apre.Chat (disponível apenas se o plano incluir).	Sim
Modelo de e-mail	Disponível apenas no método "E-mail". Selecione o modelo HTML do aviso. Modelos com cadeado são padrão do sistema e não podem ser editados.	Sim (se e-mail)
Modelo do Apre.Chat	Disponível apenas no método "Apre.Chat". Selecione o modelo de mensagem para envio do aviso.	Sim (se Apre.Chat)
Anexar o boleto na mensagem	Disponível para e-mail e Apre.Chat. Quando ativado, o PDF do boleto é enviado como anexo junto com o aviso.	Não

Para enviar por WhatsApp Business, o número do cliente precisa estar cadastrado e a integração deve estar ativa. Para e-mail, o endereço precisa estar no cadastro do cliente. Apenas faturas registradas no banco ou com Pix serão enviadas quando o campo "Registrado" estiver ativado.

6. Salvando e gerenciando as regras

Após configurar as regras, clique em Gravar Informações para salvar. Cada regra salva na listagem oferece três ações e pode ser reordenada pelo ícone de ordenação.

Ação	Para que serve
Botão de ativar/desativar	Pausa ou reativa uma regra específica sem afetar as demais. Quando desativada, a regra fica salva mas não envia cobranças.
Duplicar	Cria uma cópia da regra com os mesmos campos. Economiza tempo para criar variações parecidas, como a mesma regra para e-mail e WhatsApp.
Remover	Exclui a regra após confirmação.
Reordenar	Arraste pelo ícone de ordenação para mudar a posição da regra na listagem. A ordem não afeta o disparo (todas as regras que se encaixam são executadas), mas ajuda na organização visual.

Para que o envio seja efetuado com sucesso, é necessário que dentro do cadastro do cliente, esteja ativo a informação de "Alertas de cadastro de imóvel enviados automaticamente pelo sistema" na aba de informações. Assim garantido que tenha as permissões necessárias.

Clique em Gravar Informações sempre que fizer alterações. Mudanças não salvas são perdidas ao sair da tela.

7. Perguntas frequentes

A régua envia cobrança para faturas já pagas?
Não. O sistema verifica o estado de cada fatura antes de enviar. Faturas liquidadas são ignoradas automaticamente.

Posso ter regras ativas e inativas ao mesmo tempo?
Sim. Cada regra tem um botão de ativar/desativar individual. Você pode deixar algumas ativas e outras pausadas dentro da mesma régua.

O que acontece se o cliente não tiver e-mail ou WhatsApp cadastrado?
O aviso não é enviado para aquele cliente específico. O sistema pula e segue para o próximo sem gerar erro. Por isso é importante manter os dados de contato atualizados no cadastro.

Posso usar a régua para contratos de venda e de locação ao mesmo tempo?
Sim. A régua atua sobre todas as faturas do sistema, independente do tipo de contrato. Use o campo Método de Cobrança para filtrar por tipo de fatura se precisar de regras específicas.

O campo "Registrado" vem ativado por padrão em novas regras?
Sim. Ao adicionar uma nova regra, o campo "Registrado" já vem ativado para evitar o envio de cobranças de boletos ainda não registrados no banco. Desative apenas se quiser enviar para todos independente do status de registro.

O horário de envio pode ser alterado?
Não. O sistema processa as cobranças diariamente às 9h da manhã e esse horário não pode ser configurado.

Assista o vídeo sobre essa funcionalidade:

https://www.youtube.com/watch?v=y72G6KYKq_c