Como realizar uma vistoria no sistema
A vistoria registra o estado do imóvel em um momento específico, como na entrada do inquilino, na saída, durante a captação ou após uma manutenção.
Ela permite documentar as condições do imóvel através de ambientes, itens, fotos, observações e assinaturas, facilitando a comparação do estado do imóvel ao longo do tempo.
O sistema acompanha todo o processo, desde a criação dos ambientes e registro das condições até a geração do laudo e coleta das assinaturas. Também é possível utilizar Inteligência Artificial para preencher parte da vistoria a partir de um vídeo narrado.
RotinaNavegação no Módulo
[PRINT/GIF: caminho no menu até Vistorias]
Rotina: Vistorias > Vistorias
Clique em Adicionar Vistoria para iniciar o cadastro.
Tipos de vistoria
[PRINT: seleção do tipo de vistoria]
Tipo | Descrição |
|---|---|
Entrada | Registra o estado do imóvel no momento em que o inquilino recebe as chaves. |
Saída | Registra o estado do imóvel na devolução e pode ser comparada com a vistoria de entrada. |
Captação | Realiza o levantamento das condições do imóvel quando ele entra para a carteira da imobiliária. |
Manutenção | Permite conferir o estado do imóvel após a realização de reparos ou manutenções. |
O assistente de criação
[GIF: percorrendo as etapas do assistente de criação]
A criação da vistoria é realizada através de um assistente dividido em Modalidade, Dados, Ambientes e Revisão.
Etapa | Descrição |
|---|---|
Modalidade e material | Define o tipo da vistoria e permite, opcionalmente, enviar um vídeo narrado e documentos para análise da Inteligência Artificial. |
Imóvel e informações gerais | Define o imóvel e as demais informações relacionadas à vistoria. |
Ambientes | Permite definir os ambientes que serão vistoriados. |
Revisão | Apresenta as informações configuradas antes da criação e permite definir se a IA será utilizada para preencher a vistoria. |
Na etapa de informações gerais, são apresentados os seguintes campos:
Campo | Descrição |
|---|---|
Imóvel | Campo obrigatório. O imóvel selecionado é utilizado para sugerir os ambientes que serão apresentados posteriormente. |
Contrato | Campo opcional que permite relacionar a vistoria ao contrato e às respectivas partes. |
Empresa | Campo obrigatório. |
Vistoriador | Campo obrigatório que identifica o responsável pela realização da vistoria. |
Data e Hora | Campo obrigatório que registra quando a vistoria será ou foi realizada. |
Referência | Permite informar um código próprio da imobiliária para identificação da vistoria. |
Metragem | Campo obrigatório, informado em metros quadrados. |
Mobília | Campo obrigatório. As opções disponíveis são Mobiliado , Semimobiliado
Não Mobiliado . |
Os campos Metragem e Mobília são preenchidos automaticamente conforme as informações cadastradas no imóvel.
Na definição dos ambientes, o sistema utiliza o cadastro do imóvel para sugerir espaços como sala, cozinha, quartos, suítes, banheiros, área de serviço e garagem. As quantidades podem ser ajustadas e também é possível adicionar ambientes que não estejam na sugestão inicial.
Como gravar o vídeo para a IA
[PRINT: tela de envio do vídeo para a IA]
A qualidade do preenchimento realizado pela Inteligência Artificial depende diretamente da forma como o vídeo da vistoria é gravado.
Recomendação | Descrição |
|---|---|
Narre em voz alta | Ao entrar em cada cômodo, informe o nome do ambiente e descreva os itens e condições encontrados. A IA utiliza a narração para criar as informações da vistoria. |
Acenda todas as luzes | Abra cortinas e mantenha o ambiente bem iluminado. Locais escuros podem dificultar a identificação de manchas, mofo, avarias e outros detalhes. |
Grave com o celular na horizontal | Mantenha o aparelho na altura do peito, segure com firmeza e movimente-se lentamente pelo ambiente. Movimentos muito rápidos podem prejudicar a análise das imagens. |
Aproxime-se das avarias | Ao encontrar trincas, riscos, mofo ou outros defeitos, aproxime a câmera, mantenha a imagem estável por alguns segundos e descreva o problema em voz alta. |
⚠️ Atenção: A narração é fundamental para a identificação dos itens e das avarias. Um vídeo sem descrição, com pouca iluminação ou movimentos muito rápidos pode gerar poucas informações e exigir maior preenchimento manual.
É permitido um vídeo por vistoria, com tamanho máximo de 2 GB.
Caso nenhum vídeo seja enviado durante a criação, ele poderá ser adicionado posteriormente através da opção Preencher com IA disponível nos ambientes. Nesse caso, deve ser enviado um vídeo separado para cada cômodo.
A ficha da vistoria - Aba Principal
[PRINT: ficha da vistoria com os dados principais]
Depois da criação, a vistoria é organizada nas seguintes abas:
Aba | Descrição |
|---|---|
Principal | Reúne as principais informações e configurações da vistoria. |
Ambientes | Apresenta os ambientes, itens, condições, fotos e observações. |
Detalhes | Reúne informações como partes, chaves, medidores e campos personalizados. |
Documentos | Permite gerar o laudo e encaminhá-lo para assinatura. |
Contestações | Apresenta as contestações registradas pelos clientes. |
Histórico | Permite acompanhar registros relacionados às movimentações da vistoria. |
Na aba Principal, também ficam disponíveis configurações importantes:
Campo | Descrição |
|---|---|
Referência | Permite informar um código ou identificação interna para facilitar a localização da vistoria. |
Tipo da Vistoria | Define qual modalidade de vistoria está sendo realizada, como Entrada, Saída, Captação ou Manutenção . |
Tags para a Vistoria | Permite adicionar tags para organizar, identificar e facilitar a busca pelas vistorias. |
Status | Exibe a situação atual da vistoria. O status é definido automaticamente pelo sistema conforme o andamento do processo. |
Vistoriador | Campo obrigatório que define o usuário responsável pela realização da vistoria. |
Empresa | Campo obrigatório que identifica a empresa relacionada à vistoria. |
Data e Hora | Campo obrigatório que registra a data e o horário da realização da vistoria. |
Contrato | Permite vincular a vistoria a um contrato existente, relacionando-a às partes e informações do contrato. |
Imóvel | Campo obrigatório que define qual imóvel será vistoriado. |
Metragem | Campo obrigatório que informa a área do imóvel em metros quadrados. |
Mobília | Campo obrigatório que define a situação da mobília do imóvel, como Mobiliado, Semimobiliado ou Não Mobiliado. |
Observações para Vistoriador | Permite registrar orientações, informações ou observações importantes para o responsável pela vistoria. |
Vincular Vistoria | Permite relacionar a vistoria atual a outra vistoria do mesmo |
Permite contestação pelo cliente |
|
|
|
⚠️ Atenção: Para realizar a comparação entre uma vistoria de entrada e uma de saída, é necessário utilizar o campo Vincular Vistoria. Sem esse vínculo, o sistema não possui a referência necessária para realizar a comparação.
Os ambientes e os itens
[PRINT: ambientes com os itens e as fotos]
Cada ambiente funciona como um agrupador dos itens vistoriados.
O sistema disponibiliza um checklist padrão que pode ser utilizado nos ambientes:
Item | Descrição |
|---|---|
Piso | Permite registrar a condição do piso do ambiente. |
Parede | Permite registrar a condição das paredes. |
Tomadas | Permite verificar e registrar as condições das tomadas. |
Interruptores | Permite registrar as condições dos interruptores. |
Janela | Permite registrar o estado das janelas. |
Porta | Permite registrar as condições das portas. |
Fechaduras e trincos | Permite registrar o funcionamento e as condições desses componentes. |
Luminária | Permite registrar as condições das luminárias. |
Teto | Permite registrar as condições do teto. |
Os ambientes podem ser preenchidos de duas formas:
Opção | Descrição |
|---|---|
Cadastrar manualmente | Permite adicionar os itens, anexar fotos e registrar as observações individualmente. |
Cadastrar por vídeo (IA) | Permite enviar um vídeo do ambiente para que a Inteligência Artificial identifique itens e possíveis avarias. |
Ao editar um ambiente ou item, ficam disponíveis as seguintes informações:
Campo | Descrição |
|---|---|
Condição | Define o estado do item. As opções são Novo , Bom , Regular , Usado , Ruim e Péssimo . |
Fotos e documentos | Permite anexar arquivos relacionados ao item ou ambiente. Nos ambientes também é possível relacionar o vídeo do tour. |
Observações | Permite registrar quantas observações forem necessárias, manualmente ou através da Inteligência Artificial. |
⚠️ Atenção: A condição Usado fica entre Regular e Ruim e pode ser utilizada para indicar desgaste decorrente do uso natural do imóvel sem necessariamente representar uma avaria.
Partes, chaves e medidores
[PRINT: blocos de partes, chaves e medidores]
Na aba Detalhes, ficam disponíveis informações complementares da vistoria:
Informação | Descrição |
|---|---|
Partes | Define as pessoas relacionadas à vistoria e que poderão participar da assinatura. Elas podem ser importadas do contrato ou do imóvel. |
Chaves | Permite importar as chaves cadastradas no imóvel e registrar condição, fotos e observações de cada uma. |
Leitura dos Medidores | Permite registrar e fotografar as leituras de água, energia e gás. |
Campos personalizados | Apresenta os campos adicionais criados pela imobiliária. |
Para cada parte podem ser informados nome, função, e-mail e CPF/CNPJ.
As funções disponíveis incluem Administrador, Inquilino, Comprador, Proprietário, Vistoriador, Testemunha e Fiador.
⚠️ Atenção: O e-mail utilizado pelas partes permite o envio do documento para assinatura e não pode estar repetido em duas partes diferentes. Caso isso aconteça, o sistema informa que o endereço já está sendo utilizado.
O laudo e as assinaturas
[PRINT: laudo gerado e área de assinaturas]
Na aba Documentos, é possível selecionar um modelo para que o sistema gere o laudo utilizando as informações registradas na vistoria.
O documento pode ser revisado e editado antes do envio.
Após a conferência, o laudo também pode ser encaminhado para assinatura digital das partes relacionadas à vistoria.
O status da vistoria
[PRINT: listagem com os status das vistorias]
O status não é selecionado manualmente pelo usuário. O próprio sistema altera a situação conforme o andamento da vistoria.
Status | Comportamento |
|---|---|
Pendente | Situação inicial da vistoria quando ela é criada para o próprio vistoriador. |
Solicitada | Utilizado quando o vistoriador selecionado é outra pessoa. Nesse caso, o responsável recebe uma notificação. |
Em Andamento | A vistoria assume esse status quando passa a possuir ambientes cadastrados ou fotos. |
Assinatura | Utilizado quando existem documentos enviados para assinatura e ainda há assinaturas pendentes. |
Finalizada | Aplicado quando todas as assinaturas relacionadas ao processo foram concluídas. |
Caso alguma assinatura seja cancelada ou apresente falha, a vistoria retorna para Em Andamento.
⚠️ Atenção: As situações Finalizada e Cancelada deixam a vistoria em modo somente leitura, impedindo novas alterações, com exceção dos documentos. Para voltar a editar, utilize a ação Reverter Vistoria, que retorna a situação para Em Andamento.
Contestação pelo cliente
[PRINT: contestação registrada pelo cliente]
Quando a contestação estiver habilitada, o cliente poderá utilizar a Área do Cliente para discordar das informações registradas em itens específicos da vistoria, desde que esteja dentro do prazo estabelecido.
O cliente pode anexar suas próprias fotos e sugerir outra condição para o item.
A aba Contestações organiza os registros por pessoa, ambiente e item.
Para cada contestação, ficam disponíveis as seguintes ações:
Ação | Descrição |
|---|---|
Aceitar | Permite aceitar a contestação apresentada pelo cliente. Também é possível aplicar diretamente ao item a condição sugerida. |
Recusar | Permite recusar a contestação apresentada. |
Comentário | O preenchimento de um comentário é obrigatório ao responder uma contestação. |
Vistorias que possuem contestações pendentes ficam sinalizadas na listagem.
Duplicar uma vistoria
[PRINT: ação de duplicar a vistoria]
A opção Duplicar permite criar uma nova vistoria utilizando outra como base.
Durante a duplicação, é possível escolher quais informações serão copiadas:
Informação | Descrição |
|---|---|
Ambientes | Copia os ambientes e seus respectivos itens. |
Chaves | Copia as informações relacionadas às chaves. |
Medidores | Copia os medidores cadastrados. |
Pessoas | Copia as partes relacionadas à vistoria. |
Fotos | Permite copiar as imagens relacionadas. |
Esse recurso pode ser utilizado para criar vistorias periódicas ou utilizar uma vistoria existente como base para outra.
Como usar no dia a dia
Alguns exemplos de utilização das vistorias conforme o momento do imóvel:
Situação | Utilização |
|---|---|
Na captação | Utilize uma vistoria de Captação , acompanhada de fotos, para registrar o estado do imóvel quando ele entrar na carteira. |
Na entrada | Utilize uma vistoria de Entrada e realize a assinatura das partes antes da entrega das chaves. |
Na saída | Utilize uma vistoria de Saída vinculada à vistoria de entrada para possibilitar a comparação das condições do imóvel. |
Em campo | Grave um vídeo narrado seguindo as recomendações de gravação e utilize a Inteligência Artificial para gerar o preenchimento inicial. |
Perguntas frequentes
➜ Por que não consigo mudar o status da vistoria? O status é definido automaticamente pelo sistema conforme o andamento da vistoria, considerando informações como ambientes, fotos e assinaturas.
➜ A vistoria finalizou sozinha. Por quê? A vistoria passa automaticamente para Finalizada quando todas as assinaturas relacionadas ao laudo são concluídas.
➜ Editei uma vistoria finalizada e nada foi salvo. Vistorias Finalizadas ou Canceladas ficam em modo somente leitura. Utilize Reverter Vistoria para retornar a vistoria para Em Andamento e permitir alterações.
➜ A IA não preencheu quase nada. O que houve? Verifique a qualidade do vídeo utilizado. Falta de narração, pouca iluminação ou movimentos rápidos podem prejudicar a identificação das informações.
➜ Posso enviar o vídeo depois de criar a vistoria? Sim. Utilize a opção Preencher com IA no ambiente desejado. Nesse caso, envie um vídeo específico para cada ambiente.
➜ Como comparo a saída com a entrada? Utilize o campo Vincular Vistoria na vistoria de saída e relacione a vistoria de entrada correspondente.
➜ O cliente pode discordar do laudo? Sim, desde que a opção de contestação esteja habilitada e o cliente esteja dentro do prazo definido.
➜ Existe a condição “Usado”? Sim. As condições disponíveis são Novo, Bom, Regular, Usado, Ruim e Péssimo.