Como configurar as fichas cadastrais?

A ficha cadastral é o formulário público que a imobiliária envia para o cliente preencher sozinho. Em vez de a equipe digitar os dados de um proprietário, inquilino ou fiador a partir de um documento recebido pelo WhatsApp, o próprio cliente informa tudo e anexa os documentos por um link. Nesta tela a imobiliária monta esse formulário do zero: quais seções ele terá, quais campos aparecem, quais são obrigatórios e quais documentos serão solicitados. A seguir, veja o passo a passo.

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Rotina: Configurações > Pessoas > aba Fichas Cadastrais

Como a aba é organizada

A aba possui dois blocos independentes:

➜ Fichas de Cadastro Pessoal: os formulários preenchidos por pessoas. É possível ter várias, uma para cada perfil — proprietário, inquilino, fiador, cliente e assim por diante.
➜ Ficha de Cadastro de Imóveis: o formulário usado quando o próprio proprietário cadastra um imóvel. A imobiliária tem apenas uma.

Cada ficha gera um link próprio, que pode ser divulgado no site ou enviado por mensagem ao cliente.

Mensagem para o envio de arquivos

➜ Mensagem customizada para anexar aos arquivos nas fichas de cadastro pessoal: texto exibido acima do campo de arquivos, orientando o cliente sobre o que enviar. Ele só aparece quando a opção de exibir a mensagem estiver ativada no campo de anexos da ficha.

Para orientações separadas por tipo de documento — identidade, comprovante de renda, comprovante de residência — o caminho indicado são as etapas de documentação, explicadas no tópico “Etapas de documentação”.

A lista de fichas de cadastro pessoal

Cada ficha cadastrada aparece em uma linha, com o nome e o link. Nela estão disponíveis:

➜ Abrir Ficha Cadastral: abre o formulário como o cliente o verá. É o caminho para conferir o resultado antes de enviar.
➜ Editar: abre a ficha para alteração. O mesmo resultado é obtido com dois cliques sobre a linha.
➜ Excluir: remove a ficha.

Para criar uma nova, clique em Adicionar Ficha de Cadastro Pessoal.

Dados gerais da ficha

➜ Tipo da Ficha Cadastral: define o perfil ao qual a ficha atende, como Proprietário, Inquilino, Fiador ou Comprador. Depois de gravada, o tipo não pode ser alterado.
➜ Nome de Exibição da Ficha: nome que identifica a ficha internamente e para o cliente.
➜ Link Permanente: o endereço próprio da ficha. É preenchido automaticamente a partir do nome e pode ser ajustado. O preenchimento é obrigatório.
➜ Vínculo: define a quais perfis de pessoa a ficha se aplica. Aceita mais de um.
➜ Ficha Padrão: marca a ficha usada quando não existir uma específica para o vínculo do cliente.
➜ Dados Bancários: quando ativado, acrescenta à ficha um bloco completo de conta bancária, que pode ser posicionado entre as seções.

Regras que impedem a gravação: o link não pode ser "imóvel" nem conter espaços; só pode existir uma ficha marcada como Padrão; e não é permitido cadastrar mais de uma ficha com o mesmo tipo.

Assinatura digital da ficha

Disponível para quem tem o recurso de assinaturas no plano:

➜ Assinatura: quando ativada, ao final do preenchimento o sistema envia um documento de assinatura digital ao cliente, para que ele confirme as informações enviadas.
➜ Canal de Assinatura: define se o envio será por E-mail ou por WhatsApp.
➜ Modelo de documento: seleciona o modelo que será enviado para assinatura.

Montando as seções da ficha

A ficha é organizada em seções — blocos como "Dados pessoais", "Endereço" ou "Documentos". Para criar uma:

➜ Ícone para a nova seção: escolha o ícone exibido ao lado do título.
➜ Título para a nova seção: o nome do bloco.
➜ Clique no botão de adicionar.

Com a seção criada:

➜ Arraste pela barra lateral para mudar a ordem das seções na ficha.
➜ Editar Seção permite alterar o título e o ícone. O mesmo resultado é obtido com dois cliques sobre a seção.
➜ Excluir Seção remove o bloco e os campos dentro dele.

O bloco de Dados Bancários, quando ativado, aparece como uma seção própria, com campos fixos que não podem ser removidos: tipo de conta, descrição, nome do titular, tipo e valor da chave PIX, tipo de pessoa, CPF ou CNPJ, banco, agência, conta com dígito e data de nascimento do titular.

Adicionar campos à seção

Dentro de cada seção, clique em Adicionar Campo:

➜ Campos Disponíveis: escolhe qual informação será solicitada. A lista traz os campos do cadastro de pessoas e também os campos customizados criados pela imobiliária. Um campo já usado na ficha não aparece novamente na lista.
➜ Texto para Instruções: orientação exibida junto ao campo, ajudando o cliente a preencher corretamente.
➜ Largura do Campo: define o espaço que o campo ocupa na linha, de 1 a 12. Um campo com largura 12 ocupa a linha inteira; dois campos com largura 6 ficam lado a lado.
➜ Placeholder: texto de exemplo exibido dentro do campo antes do preenchimento.
➜ Campo Obrigatório: o cliente não consegue enviar a ficha sem preencher.

Os campos podem ser arrastados dentro da seção para definir a ordem, e cada um possui as opções de Editar Campo e Excluir Campo.

Etapas de documentação

Ao adicionar o campo de anexar arquivos, ficam disponíveis duas opções específicas:

➜ Exibir mensagem customizada para anexar arquivos: mostra ao cliente o texto configurado no item 3.
➜ Etapas de documentação: permite separar os anexos por finalidade, em vez de um único campo genérico. Cada etapa aparece na ficha com a sua própria orientação e o seu próprio botão de anexar.

Em cada etapa são configurados:

➜ Título da etapa: o nome do documento solicitado, como "Documento de identidade" ou "Comprovante de renda".
➜ Obrigatório: exige pelo menos um arquivo enviado por aquela etapa.
➜ Tipos aceitos nesta etapa: limita as extensões permitidas. Em branco, aceita todos os tipos liberados para pessoa.
➜ Instruções e Texto de explicação / aviso: orientações exibidas junto à etapa, detalhando o que o cliente deve anexar.

Todos os arquivos enviados continuam reunidos no mesmo campo de anexos da pessoa.

Adicionar avisos na ficha

Além dos campos, é possível inserir avisos dentro das seções, pelo botão Adicionar Informação. Servem para orientar o cliente em pontos que costumam gerar dúvida.

➜ Tema de Cor: define a aparência do aviso.
➜ Ícone para Exibição: o ícone exibido ao lado do texto.
➜ Texto para Exibição: a mensagem.

A própria janela mostra uma prévia de como o aviso ficará na ficha.

Pessoa Física e Pessoa Jurídica

A ficha possui duas abas, e cada uma tem as suas próprias seções e campos:

➜ Pessoa Física: o formulário exibido quando o cliente se identifica como pessoa física.
➜ Pessoa Jurídica: o formulário exibido quando o cliente se identifica como empresa. Alguns campos são exclusivos desse perfil e aparecem na lista identificados como Pessoa Jurídica.

Monte as duas abas. O cliente vê apenas a que corresponde ao seu perfil.

A ficha de cadastro de imóveis

O segundo bloco da aba funciona da mesma forma, porém para o cadastro de imóveis enviado pelo proprietário. A montagem também é por seções e campos.

A diferença é que a imobiliária possui apenas uma ficha de imóveis: com uma já cadastrada, o botão de adicionar fica indisponível e o caminho é editar a existente.

Perguntas frequentes

➜ Posso ter uma ficha diferente para cada tipo de cliente? Sim, e é o uso recomendado. Crie uma ficha para proprietário, outra para inquilino, outra para fiador — cada uma pedindo apenas o que faz sentido para aquele perfil.

➜ O que acontece se o cliente não se encaixar em nenhuma ficha? Ele recebe a ficha marcada como Ficha Padrão. Por isso o sistema permite apenas uma ficha com essa marcação.

➜ Como envio a ficha para o cliente? Cada ficha possui um link próprio, acessível pelo botão Abrir Ficha Cadastral. Esse endereço pode ser enviado por mensagem, e-mail ou divulgado no site.

➜ Preciso montar as duas abas, Física e Jurídica? Sim, se a imobiliária atende os dois perfis. O cliente visualiza somente a aba correspondente ao que ele informou.

➜ Qual a diferença entre a mensagem customizada e as etapas de documentação? A mensagem é um texto único acima do campo de anexos. As etapas separam os documentos em itens distintos, cada um com orientação, tipos aceitos e obrigatoriedade próprios — o caminho indicado quando são vários documentos diferentes.

➜ Por que não consigo mudar o tipo de uma ficha já criada? Porque o tipo define a identidade da ficha e a vincula aos cadastros já realizados. Para outro tipo, crie uma nova ficha.

➜ Posso remover campos do bloco de Dados Bancários? Os campos principais da conta são fixos e não podem ser removidos, porque são necessários para identificar a conta corretamente. Campos adicionais podem ser acrescentados ao bloco normalmente.

➜ A ficha de temporada exige algo diferente? Sim. Quando a reserva direta de temporada está habilitada no site, a ficha de temporada precisa ter os campos de Login e Senha nas duas abas, Pessoa Física e Pessoa Jurídica. Sem eles, o sistema não permite gravar.