Como fazer informativos e enviar por e-mail
O módulo Informativos por E-mail permite criar, configurar e enviar comunicados por e-mail para pessoas, leads, clientes ou grupos selecionados diretamente pelo sistema. Com ele, você centraliza toda a comunicação em massa sem precisar de ferramentas externas, controlando destinatários, conteúdo e histórico de envios em um único lugar.
No dia a dia, o módulo é utilizado para disparar avisos, novidades, campanhas e comunicados institucionais para públicos específicos. Você define o assunto, redige a mensagem, seleciona os destinatários por filtros de segmentação e realiza o envio com poucos cliques. O histórico de cada informativo fica registrado para consulta futura.
O acesso a este módulo depende de permissões específicas. Para criar um informativo, você precisa da permissão de cadastro em Gerenciamento de E-mail. Para editar destinatários, é necessária a permissão de edição. Para excluir, a permissão de exclusão. Verifique com o administrador do sistema se você possui os acessos necessários.
Rotina: Pessoas > Informativos > Informativos por E-mail
1. Navegação no módulo
2. Como funciona
A tela inicial exibe a lista de todos os informativos já criados na sua empresa. Para cada registro, você visualiza a descrição, a situação de envio, a data de envio e as ações disponíveis. A partir desta tela, é possível cadastrar um novo informativo, buscar registros existentes, duplicar um informativo já criado ou remover um que não seja mais necessário.
As ações disponíveis na listagem são:
→ Buscar: filtra os informativos exibidos na lista conforme o texto digitado, facilitando localizar registros em bases com muitas entradas.
→ Cadastrar: abre o formulário para criar um novo informativo do zero.
→ Duplicar: cria uma cópia de um informativo existente. Ao duplicar, o sistema solicita uma nova descrição para identificar o registro copiado. É útil quando você precisa enviar uma mensagem semelhante para um público diferente ou em outra data. Requer permissão de cadastro.
→ Remover: exclui um informativo da lista. Requer permissão de exclusão.
Use o recurso de duplicação para reaproveitar modelos de mensagens que funcionaram bem, alterando apenas o público ou o assunto antes do novo envio.
3. Criando um novo informativo
Ao clicar em Cadastrar, o sistema abre o formulário de criação do informativo. Preencha todos os campos obrigatórios antes de avançar para a etapa de destinatários e envio.
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Descrição | Nome interno do informativo, visível apenas na listagem do sistema. Use um texto que identifique facilmente o objetivo da campanha, como "Comunicado de Reajuste Março 2025". | Sim |
| Situação de envio | Indica em qual etapa o informativo se encontra: rascunho, agendado, enviado, cancelado, entre outras. O sistema atualiza este campo conforme o andamento do processo. | Não |
| Assunto da mensagem | Texto que aparecerá no campo "Assunto" do e-mail recebido pelos destinatários. É o primeiro contato que o leitor tem com a mensagem, então seja claro e objetivo. | Sim |
| Data de envio | Data e horário programados para o disparo do e-mail. Informe quando deseja que a mensagem seja enviada aos destinatários. | Sim |
| Mensagem do informativo | Corpo completo do e-mail. Utilize o editor de texto disponível para formatar o conteúdo, incluir parágrafos, listas e demais recursos de formatação. | Não |
| Nome do remetente | Nome que aparecerá como remetente no e-mail recebido pelos destinatários. Pode ser o nome da empresa, do corretor responsável ou outro identificador relevante. | Não |
| E-mail para resposta | Endereço de e-mail para o qual as respostas dos destinatários serão direcionadas. Garanta que este endereço seja monitorado pela equipe responsável. | Sim |
| Criado em | Data e horário em que o informativo foi cadastrado no sistema. Preenchido automaticamente pelo sistema. | Não |
Revise o assunto e o corpo da mensagem com atenção antes de avançar para o envio. Após o disparo, não é possível editar o conteúdo que já foi entregue aos destinatários.
4. Selecionando e filtrando destinatários
Após preencher as informações principais do informativo, você define quem receberá o e-mail. O sistema oferece duas formas de adicionar destinatários: busca individual por nome e adição em massa por filtro de segmentação.
→ Destinatário: campo de busca que permite localizar uma pessoa específica pelo nome e adicioná-la individualmente à lista de destinatários do informativo.
Os filtros de segmentação disponíveis para encontrar grupos de destinatários são:
| Filtro | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Situação | Filtra pessoas conforme a situação atual do cadastro delas no sistema, como ativo, inativo ou outras classificações disponíveis. | Não |
| Vínculo com a imobiliária | Filtra pessoas pelo tipo de relacionamento que possuem com a imobiliária, como cliente, locatário, proprietário, entre outros vínculos cadastrados. | Não |
| Tipo de pessoa | Filtra entre pessoa física e pessoa jurídica, permitindo direcionar comunicados específicos para cada perfil. | Não |
| Situação da pessoa | Permite segmentar pelo estado cadastral da pessoa, refinando ainda mais o público-alvo do informativo. | Não |
Após aplicar os filtros desejados, o sistema exibe a quantidade de pessoas encontradas. Para adicionar todas elas de uma vez, ative a opção Adicionar as [X] pessoas encontradas pelo filtro. O número exibido corresponde ao total de registros que atendem aos critérios selecionados.
Combine mais de um filtro para segmentar o público com maior precisão. Por exemplo, filtre por "ativo" e "locatário" para enviar um comunicado apenas para locatários com cadastro ativo.
Verifique o número de destinatários exibido pelo filtro antes de confirmar a adição. Uma vez adicionadas, as pessoas passam a constar na lista de envio do informativo.
5. Pré-visualização e envio de teste
Antes de realizar o disparo definitivo, o sistema oferece recursos para validar como o e-mail será exibido.
→ Pré-visualização: exibe como o e-mail ficará para os destinatários, com o conteúdo formatado e as informações preenchidas. Use este recurso para verificar se o layout e o texto estão corretos.
→ Envio de teste: envia uma cópia do informativo para um endereço de e-mail de sua escolha, antes do disparo para a lista completa. É a forma mais segura de confirmar que o e-mail chega corretamente, sem erros de formatação ou links quebrados.
Sempre realize um envio de teste antes do disparo definitivo. Isso evita que erros de formatação ou informações incorretas cheguem a toda a base de destinatários.
6. Realizando o envio
Com o conteúdo revisado, os destinatários confirmados e o envio de teste realizado, você está pronto para disparar o informativo.
→ Enviar: confirma o disparo do informativo para todos os destinatários adicionados. Após o envio, a situação do informativo é atualizada automaticamente pelo sistema.
O sistema registra quem realizou o envio e a data em que ele ocorreu, mantendo o histórico para auditoria interna.
O envio é definitivo. Confirme com cuidado a lista de destinatários e o conteúdo da mensagem antes de clicar em Enviar. Não é possível cancelar um disparo já em andamento.
7. Histórico de mensagens
Cada informativo possui um registro de mensagens associadas, acessível dentro do próprio cadastro. Esse histórico permite acompanhar as interações e os registros vinculados ao envio, servindo como referência para consultas futuras e para verificar o andamento da comunicação.
→ Situação de envio: o campo de situação é atualizado conforme o ciclo de vida do informativo, passando pelos estágios de criação, envio e conclusão. Acompanhe este campo para saber se o informativo foi processado corretamente.
Acesse o histórico de um informativo para consultar os registros de envio, especialmente quando precisar confirmar se uma comunicação foi realizada ou para verificar eventuais falhas.
8. Permissões de acesso
O acesso às funcionalidades do módulo é controlado por permissões definidas pelo administrador do sistema. Veja o que cada permissão libera:
| Permissão | O que permite fazer |
|---|---|
| Gerenciamento de E-mail: Cadastrar | Criar novos informativos e duplicar registros existentes. |
| Gerenciamento de E-mail: Editar | Alterar informações de informativos já criados e adicionar destinatários à lista de envio. |
| Gerenciamento de E-mail: Deletar | Excluir informativos da listagem do sistema. |
Se alguma funcionalidade descrita nesta documentação não estiver disponível para você, entre em contato com o administrador do sistema para verificar as suas permissões de acesso.
9. Perguntas frequentes
Posso editar um informativo depois de enviá-lo?
Não é possível alterar o conteúdo que já foi entregue aos destinatários. Caso precise corrigir uma informação, crie um novo informativo com o conteúdo revisado e envie-o para o mesmo público.
Como faço para enviar o informativo apenas para locatários ativos?
Na seção de destinatários, utilize os filtros de segmentação. Selecione "ativo" no filtro de situação da pessoa e o vínculo correspondente a "locatário". O sistema calculará o total de pessoas encontradas e você poderá adicioná-las todas de uma vez ativando a opção de adição em massa.
O que acontece se eu duplicar um informativo?
O sistema cria uma cópia com todos os dados do original: assunto, mensagem, remetente e e-mail de resposta. Você precisará informar uma nova descrição para identificar o registro duplicado. Os destinatários e a data de envio precisam ser configurados novamente no novo registro.
Como sei que o informativo foi enviado com sucesso?
Após o disparo, o campo de situação de envio é atualizado automaticamente pelo sistema. Acompanhe esse campo na listagem ou dentro do cadastro do informativo para confirmar se o processamento foi concluído.
Posso usar o envio de teste para confirmar como o e-mail aparecerá no celular?
Sim. O envio de teste entrega o e-mail para o endereço que você indicar. Você pode usar um e-mail pessoal e abri-lo em diferentes dispositivos para verificar como o conteúdo é exibido antes do disparo definitivo.
Quem pode excluir um informativo?
Apenas usuários com a permissão de exclusão em Gerenciamento de E-mail conseguem remover informativos da lista. Se o botão de exclusão não estiver disponível para você, solicite ao administrador do sistema que verifique suas permissões.
É possível cancelar um informativo já agendado?
O sistema possui a funcionalidade de cancelamento de informativos. Caso precise cancelar um envio agendado, acesse o registro do informativo e verifique se a opção de cancelamento está disponível conforme a situação atual. Informativos já disparados não podem ser cancelados.