Como funcionam as fichas cadastrais?

As fichas cadastrais são formulários públicos que permitem coletar informações de pessoas de forma estruturada e padronizada, sem que o preenchedor precise ter acesso ao sistema. Cada ficha é configurada com campos específicos, podendo ser vinculada a diferentes contextos, como contratos, negócios ou cadastros simples de contatos. O móduloobjetivo é centralizar a entrada de dados de clientes, inquilinos, proprietários e outros envolvidos diretamente no sistema.

No dia a dia, as fichas cadastrais são utilizadas para enviar um link de preenchimento a uma pessoa, que então insere seus próprios dados. Após o envio, as informações ficam disponíveis no sistema para aprovação e vinculação ao cadastro definitivo da pessoa. Isso reduz o trabalho manual de digitação e garante que os dados venham diretamente da fonte.

A configuração das fichas é feita em Pessoas, dentro da rotina Fichas Cadastrais. Uma ficha pode ser marcada como padrão, pode exigir assinatura digital e pode incluir ou não o bloco de dados bancários. Cada ficha possui um link permanente que pode ser compartilhado com o preenchedor.

Rotina: Pessoas > Fichas Cadastrais

é

1. responsávelNavegação porno centralizar,módulo

padronizar

Acesse o menu lateral e organizarclique em Pessoas. Em seguida, localize e clique em Fichas Cadastrais. A tela exibirá a lista de fichas já configuradas e o botão para cadastrar uma nova.

2. Como funciona

A tela inicial exibe todas as fichas detalhadascadastrais criadas na empresa. Para cada ficha listada, é possível visualizar o nome, o tipo, o vínculo configurado e se ela está marcada como padrão. A partir dessa listagem, você pode criar uma nova ficha, editar uma existente ou removê-la. O botão Cadastrar abre o formulário de criação.

Uma ficha marcada como padrão será a sugerida automaticamente sempre que o sistema precisar enviar um link de preenchimento sem que um modelo específico tenha sido selecionado.

3. Criando uma nova ficha cadastral

Ao clicar em Cadastrar, o formulário de criação é exibido. Preencha os campos conforme orientado abaixo. Os campos marcados com asterisco são obrigatórios para cadastrosalvar dasa pessoasficha.

envolvidasnosprocessos por temporário.

Manter

histórico

Campo ou recurso	Descrição	Obrigatório
→ Tipo da imobiliária,Ficha Cadastral	Define a categoria da ficha, como clientes,pessoa proprietários,física inquilinos,ou compradores,jurídica. vendedores,Determina fiadoresquais e leads qualificados, conforme a finalidade. 1. Fichas cadastrais 1.1 Temporada A fichablocos de Temporadainformação éestarão utilizadadisponíveis emno locaçõesformulário público enviado ao preenchedor.	Sim
→ Nome de curtoExibição prazo,da como: aluguelFicha	Título diária, finaisque de semana, feriados, temporada de verão/inverno. Finalidade principal Registrar dados do responsável pela locação temporária. Controlar entradas e saídas rápidas. Apoiar contratos simplificados de curta duração. Facilitar comunicação e cobrança em períodos curtos. Não substituiidentifica a ficha deinternamente inquilinoe tradicional,também poisaparece nãopara envolvequem contratoestá preenchendo. Use um nome claro, como "Ficha de longoLocatário prazo. 1.2PF" Inquilino Aou "Cadastro de Proprietário".	Sim
→ Link Permanente	Endereço único gerado para a ficha. É o link que você compartilhará com a pessoa que deverá preenchê-la. Pode ser personalizado, mas deve ser único dentro do sistema.	Sim
→ Vínculo	Relaciona a ficha dea Inquilinoum écontexto específico, como um negócio ou imóvel. Quando configurado, o preenchimento ficará associado a esse registro ao ser recebido pelo sistema.	Não
→ Ficha Padrão	Chave que define se esta ficha será usada paraautomaticamente locaçõesquando tradicionais,nenhuma normalmenteoutra defor médioindicada. ou longo prazo. Finalidade principal: Cadastro do locatário responsável pelo imóvel. Base para: contratos de locação, geração de boletos/faturas, repasses, controle de inadimplência, histórico de pagamentos. 1.3 Inquilino de Temporada ÉApenas uma ficha específicapode ser padrão por tipo.	Não
→ Assinatura	Quando ativada, exige que o preenchedor assine digitalmente ao final do formulário. Útil para locaçõesfichas com valor jurídico, como contratos de locação.	Não
→ Canal de Assinatura	Aparece apenas quando a opção Assinatura está ativa. Define por temporada,qual separadameio a assinatura digital será coletada. Selecione o canal disponível na sua operação.	Condicional
→ Dados Bancários	Chave que inclui ou remove o bloco de dados bancários do inquilinoformulário tradicional. Finalidadepúblico. principal: RegistrarAtive dadosquando precisar coletar informações de conta corrente, poupança ou chave Pix do hóspede/locatáriocadastrado.	Não

O campo Canal de Assinatura só aparece na tela quando a chave Assinatura está ativada. Se você desativar a assinatura, o canal selecionado é desconsiderado.

4. Adicionando seções personalizadas à ficha

Além dos blocos padrão, você pode adicionar seções customizadas à ficha para coletar informações específicas da sua operação. Cada seção recebe um ícone e um título para identificação visual no formulário público.

contratoslongos.

Facilitar

relatóriose

Campo ou recurso	Descrição	Obrigatório
→ Ícone para a nova seção	Ícone visual exibido ao lado do título da seção no formulário. Ajuda o preenchedor a identificar rapidamente o bloco de informações.	Não
→ Título para a nova seção	Nome da seção que será exibido no formulário público. Use títulos descritivos, como "Informações Complementares" ou "Renda e Emprego".	Não
→ Título da Seção (edição)	Permite renomear uma seção já criada sem misturarprecisar comrecriá-la.	Não
→ controleÍcone operacionalda Seção (edição)	Permite trocar o ícone de temporada.uma seção já adicionada.	Não
→ Descrição	Texto de campo dentro de uma seção personalizada. Identifica o tipo de dado que você quer coletar naquele campo específico.	Sim

Você pode adicionar quantas seções personalizadas forem necessárias. Cada seção pode conter múltiplos campos de coleta de informação.

1.45. ProprietárioCampos exibidos no formulário público da ficha

AQuando a ficha deé Proprietárioaberta armazenapelo link público, o preenchedor vê um formulário completo com os dados do donocadastro. Os campos abaixo fazem parte do imóvel.formulário que a pessoa recebe para preencher. Eles variam conforme o tipo de ficha configurado (pessoa física ou jurídica) e as opções ativadas.

Finalidade principal:

• Vincularimóveis realproprietário.
  Controlar:

  • repasses
  financeiros,
  comissões,
  contratos
  Fiador

  Campo ou recurso	Descrição	Obrigatório
  → Nome do Contato / Nome Fantasia	Campo principal de identificação. Para pessoa física, coleta o nome completo. Para pessoa jurídica, coleta o nome fantasia da empresa.	Sim
  → CPF / CNPJ	Documento de identificação fiscal do cadastrado. O rótulo muda automaticamente conforme o tipo de pessoa da ficha.	Sim
  → Referência	Campo de texto livre para inserir uma referência interna ou código identificador complementar ao seucadastro.	Não
  → Sexo	Lista suspensa com as opções de administração, comunicaçãogênero. Disponível para fichas de pessoa física.	Não
  → Nascimento	Data de nascimento do cadastrado. Disponível para pessoa física.	Não
  → CNH	Número da Carteira Nacional de Habilitação.	Não
  → Número RG	Número do documento de identidade.	Não
  → Emissor	Órgão emissor do RG, como SSP ou DETRAN.	Não
  → Expedição	Data de emissão do RG.	Não
  → Passaporte	Número do passaporte do cadastrado.	Não
  → Emissor do Passaporte	País ou órgão que emitiu o passaporte.	Não
  → Naturalidade	Cidade ou região de nascimento do cadastrado.	Não
  → Nacionalidade	País de origem ou nacionalidade declarada.	Não
  → Nome do Pai	Nome completo do pai do cadastrado.	Não
  → Nome da Mãe	Nome completo da mãe do cadastrado.	Não
  → Estado Civil	Situação civil atual: solteiro, casado, divorciado, viúvo, entre outros.	Não
  → Data da União	Data de casamento ou união estável. Aparece quando o estado civil indicar cônjuge.	Não
  → Filhos	Quantidade de filhos declarada pelo cadastrado.	Não
  → Descritivo da Profissão	Campo de texto livre para descrever a ocupação do cadastrado com mais detalhes.	Não
  → Vínculo Empregatício	Lista suspensa com os tipos de vínculo: empregado, autônomo, empresário, aposentado, entre outros.	Não
  → Tempo (Meses)	Tempo de trabalho no emprego ou atividade atual, em meses.	Não
  → Empresa	Nome da empresa onde o cadastrado trabalha ou é sócio.	Não
  → Renda	Renda principal declarada pelo cadastrado, em reais.	Não
  → Outras Rendas	Valor de rendimentos complementares, como aluguéis recebidos ou atividades secundárias.	Não
  → Telefone da Empresa	Número de contato do local de trabalho, com DDD.	Não
  → Endereço da Empresa	Endereço físico do local de trabalho ou sede da empresa.	Não
  → Razão Social	Nome jurídico da empresa. Disponível para fichas de pessoa jurídica.	Não
  → Data Fundação	Data de abertura da empresa. Disponível para pessoa jurídica.	Não
  → Inscrição Municipal	Número de registro da empresa na prefeitura do município.	Não
  → Inscrição Estadual	Número de registro da empresa no estado.	Não
  → Indicador IE	Indica a situação da inscrição estadual: contribuinte, isento ou não contribuinte.	Não
  → Telefone	Número de telefone fixo do cadastrado, com DDD.	Não
  → Celular	Número de celular do cadastrado, com DDD.	Não
  → E-mail	Endereço de e-mail de contato principal do cadastrado.	Não
  → Endereço	Rua ou avenida de residência ou sede do cadastrado.	Não
  → Número	Número do imóvel residencial ou comercial.	Não
  → Complemento	Informações adicionais do endereço, como apartamento, bloco ou sala.	Não
  → Arquivos	Permite que o preenchedor anexe documentos à ficha, como cópias de RG, comprovante de renda ou certidões. Os arquivos ficam vinculados ao registro após o envio.	Não
  → Li e prestaçãoaceito os Termos de contas. 1.5Privacidade	Caixa de seleção obrigatória que confirma o consentimento do preenchedor com a política de privacidade antes do envio da ficha.	Sim

  O campo de aceite dos Termos de Privacidade é obrigatório para o preenchedor. A ficha não pode ser enviada sem que essa caixa de Fiadorseleção registraesteja marcada.

  6. Bloco de dados bancários

  Quando a chave Dados Bancários está ativada na configuração da ficha, o formulário público exibe um bloco adicional com os campos abaixo. Eles permitem coletar as informações necessárias para repasses e pagamentos ao cadastrado.

  Campo ou recurso	Descrição	Obrigatório
  → Tipo da Conta	Define se a conta é corrente, poupança ou outro tipo disponível na lista.	Sim
  → Tipo de Pessoa	Indica se a conta bancária pertence a uma pessoa física ou jurídica.	Sim
  → Nome do Titular	Nome completo do titular da conta bancária, exatamente como consta no banco.	Sim
  → CPF ou CNPJ do Titular	Documento de identificação fiscal do titular da conta. O rótulo muda conforme o tipo de pessoa selecionado.	Sim
  → Banco	Instituição financeira onde a conta está registrada. Selecione na lista suspensa.	Sim
  → Agência	Número da agência bancária, sem dígito verificador.	Sim
  → Conta e Dígito	Número completo da conta bancária, incluindo o dígito verificador.	Sim
  → Tipo de Chave Pix	Define o tipo de chave: CPF, CNPJ, e-mail, celular ou chave aleatória.	Sim
  → Chave Pix	Valor da chave Pix correspondente ao tipo selecionado.	Sim
  → Nascimento do Titular	Data de nascimento do titular da conta. Informação solicitada para validação junto ao banco.	Não
  → Principal	Chave que marca esta conta como a conta preferencial para repasses ao cadastrado.	Não

  Todos os campos do bloco de dados bancários são obrigatórios quando o bloco está ativo, exceto Nascimento do Titular e a chave Principal.

  7. Salvando, editando e cancelando o cadastro

  Após preencher todos os campos necessários, clique no botão de salvar para registrar a ficha. O sistema valida os campos obrigatórios antes de concluir o cadastro. Caso algum campo obrigatório esteja vazio, o sistema indicará onde está o problema para que você corrija antes de salvar.

  Para editar uma ficha já cadastrada, localize-a na listagem e clique sobre ela. O formulário abrirá com os dados já preenchidos, permitindo alterações. As mudanças só são efetivadas após salvar novamente.

  Para cancelar o cadastro sem salvar, feche a janela ou clique no botão de cancelar. Nenhuma informação digitada será salva.

  Após salvar, a ficha fica disponível imediatamente com o link permanente configurado. Você pode copiar e compartilhar esse link com a pessoa que oferecedeverá garantiapreenchê-la.

  em

  Se contratosvocê alterar o link permanente de locação.uma ficha que já foi compartilhada, o link antigo deixará de funcionar. Garanta que o novo link seja repassado aos destinatários.

  8. O que acontece após o preenchimento da ficha

  Quando o preenchedor envia a ficha pelo link público, as informações chegam ao sistema e ficam disponíveis para revisão pela equipe administrativa. Usuários com a permissão FinalidadePessoas principal:> Aprovar Ficha Cadastro

  • Registrar podem revisar os dados dorecebidos responsávele solidárioaprová-los, pelointegrando contrato.
  • Garantiras respaldoinformações jurídicoao emcadastro casodefinitivo da pessoa no sistema.

    O preenchimento da ficha não cria automaticamente um cadastro de inadimplência.

  • Facilitarpessoa geraçãoaprovado. É necessário que um usuário autorizado revise e gestãoaprove deos contratosdados comrecebidos garantia tradicional.

  1.6 Cliente

  A ficha de Fiador registra a pessoapara que ofereceeles garantiasejam emincorporados contratosao desistema.

  locação.

  9. Permissões necessárias

  FinalidadeO principal:

  • Registraracesso pessoas que:
    • ainda não fecharam negócio,
    • são compradores,
    • vendedores,
    • interessados,
    • investidores,
    • contatos comerciais em geral.

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  2. Como editare as fichas

  Asações disponíveis nas fichas cadastrais dependem das permissões configuradas para cada usuário. Consulte o administrador do Apresenta.mesistema jácaso vêmalguma comfuncionalidade camposnão esteja visível para você.

  Ação	Permissão necessária
  Cadastrar pessoas	Pessoas > Cadastrar
  Excluir pessoas	Pessoas > Deletar
  Aprovar fichas recebidas	Pessoas > Aprovar Ficha Cadastro
  Visualizar todas as pessoas e fichas	Pessoas > Acessar todas as Pessoas
  Realizar alterações em massa	Pessoas > Alteração de Pessoas em Massa

  10. Perguntas frequentes

  Posso ter mais de uma ficha padrão eao podemmesmo tempo?
  Não. Apenas uma ficha pode ser totalmentemarcada personalizadascomo padrão por tipo. Ao marcar uma nova ficha como padrão, a configuração anterior é substituída automaticamente.

  O preenchedor precisa ter login no sistema para refletir o processo da sua imobiliária. Você pode:

  • Adicionar ou remover campos conformepreencher a necessidade;
  • Reordenarficha?
    Não. a disposição dos campos;
  • Definir obrigatoriedade para garantir o preenchimento correto.

  2.1 Adicionar campos às Fichas Cadastrais

  1. Acesse: Configurações → Cadastros Gerais → Fichas Cadastrais.
  2. Escolha a ficha que deseja editar e clique em Configurar campos.
  3. Clique em Adicionar campo e defina:

  • Nome do campo (rótulo que aparecerá para o usuário)
  • Tipo de campo (texto, número, data, seleção, e-mail, telefone etc.)
  • Obrigatoriedade (marque se o preenchimento for obrigatório)
  • Ajuda/Descrição (texto curto para orientar o preenchimento)

  4. Salve o novo campo.
  5. (Opcional) Use Reordenar para ajustar a posição dos campos na ficha.
  6. Clique em Salvar para publicar as alterações.

  Dica: Teste a ficha após salvar, abra uma simulação de cadastro e valide o fluxo.

  2.2 Editar uma Ficha Cadastral existente

  1. Acesse Configurações → Cadastros Gerais → Fichas Cadastrais.
  2. Encontre a ficha desejada (use a busca, se disponível).
  3. No cartão/linha da ficha, clique no ícone de três pontos (⋯).
  4. Selecione “Editar”.
  5. Faça os ajustes necessários (campos, ordem, obrigatoriedade, ajuda/descrição).
  6. Clique em Salvar para aplicar as alterações.

  Alterações impactam todos os novos cadastros que usarem essa ficha.

  Remover um campo pode afetar integrações/relatórios que dependem dele.

  Dentro da ficha, da mesma forma você pode clicar nos campos já existentes nos 3 pontinhos, editar estes campos, remover eles e até mesmo determinar a largura que vai aparecer na ficha e também se quiser determinar este campo como obrigatório ou não.

  Se por exemplo você quiser um campo novo basta escolher o box que você precisa criar este campo novo e clicar em "Adicionar campo nesta seção". Ao clicar nele o sistema vai lhe oferecer os campos disponível para você estar adicionando, depois disto tudo feito, basta selecionar o campo, configurar e ele e salvar

  A ficha é totalmenteacessada editável,por permitindoum quelink vocêpúblico. adicione,O removapreenchedor não precisa ter cadastro ou configureacesso camposao desistema acordo com a necessidade, sempre seguindo as orientações sobre campos obrigatórios.

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  3. Comopara enviar as fichasinformações.

  aos clientes

  O sistema Apresenta.me oferece diversas fichas que podemacontece sercom disponibilizadasos paraarquivos que o própriopreenchedor clienteanexa preencha,à comficha?
  Os arquivos enviados ficam vinculados ao registro da ficha e ficam disponíveis para visualização pela equipe interna após a aprovação do cadastro.

  Posso desativar a coleta de dados bancários depois que a ficha já foi compartilhada?
  Sim. Você pode editar a ficha a qualquer momento e desativar o bloco de dados bancários. A mudança passa a valer para os dadospróximos sendopreenchimentos. salvosQuem automaticamentejá noenviou seua sistema.

  Aoficha abrirantes oda módulo,alteração não é possívelafetado.

  verificar

  A assinatura digital é obrigatória para todas as fichas,fichas?
  Não. bastaA clicarassinatura nelaé queopcional e deve ser ativada manualmente na configuração de cada ficha. Só ative quando o sistemacontexto iráexigir abrirum comprometimento formal do preenchedor, como em fichas vinculadas a contratos.

  Como compartilho a ficha com o cliente?
  Após salvar a ficha, copie o link dapermanente fichaconfigurado e envie diretamente ao cliente por e-mail, mensagem ou qualquer outro canal de comunicação. O link abre o formulário diretamente no seu site, este mesmo link, poderá ser enviado para o seu cliente realizar o preenchimento.navegador.

  

  Todo preenchimento que for feito nestas fichas será criado automaticamente uma pessoa com os dados preenchidos no sistema, facilitando o seu cadastro, ou seja ela já vem cadastrada previamente com os dados que o seu cliente preencher.

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  Qualquer dúvida, acione nossa equipe de suporte técnico!