Como funcionam as fichas cadastrais?

O módulo de Fichas Cadastrais é responsável por centralizar, padronizar e organizar todas as fichas detalhadas para cadastro das pessoas envolvidas nos processos da imobiliária, como clientes, proprietários, inquilinos, compradores, vendedores, fiadores e leads qualificados, conforme a finalidade.

1. Fichas cadastrais

1.1 Temporada

A ficha de Temporada é utilizada em locações de curto prazo, como:

• aluguel por diária,
• finais de semana,
• feriados,
• temporada de verão/inverno.

Finalidade principal

• Registrar dados do responsável pela locação temporária.
• Controlar entradas e saídas rápidas.
• Apoiar contratos simplificados de curta duração.
• Facilitar comunicação e cobrança em períodos curtos.

Não substitui a ficha de inquilino tradicional, pois não envolve contrato de longo prazo.

1.2 Inquilino

A ficha de Inquilino é usada para locações tradicionais, normalmente de médio ou longo prazo.

Finalidade principal:

• Cadastro do locatário responsável pelo imóvel.
• Base para:
  • contratos de locação,
  • geração de boletos/faturas,
  • repasses,
  • controle de inadimplência,
  • histórico de pagamentos.

1.3 Inquilino de Temporada

É uma ficha específica para locações por temporada, separada do inquilino tradicional.

Finalidade principal:

• Registrar dados do hóspede/locatário temporário.
• Manter histórico sem misturar com contratos longos.
• Facilitar relatórios e controle operacional de temporada.

1.4 Proprietário

A ficha de Proprietário armazena os dados do dono do imóvel.

Finalidade principal:

• Vincular imóveis ao seu real proprietário.
• Controlar:
  • repasses financeiros,
  • comissões,
  • contratos de administração,
  • comunicação e prestação de contas.

1.5 Fiador

A ficha de Fiador registra a pessoa que oferece garantia em contratos de locação.

Finalidade principal:

• Registrar dados do responsável solidário pelo contrato.
• Garantir respaldo jurídico em caso de inadimplência.
• Facilitar geração e gestão de contratos com garantia tradicional.

1.6 Cliente

A ficha de Fiador registra a pessoa que oferece garantia em contratos de locação.

Finalidade principal:

• Registrar pessoas que:
  • ainda não fecharam negócio,
  • são compradores,
  • vendedores,
  • interessados,
  • investidores,
  • contatos comerciais em geral.

2. Como editar as fichas

As fichas cadastrais do Apresenta.me já vêm com campos padrão e podem ser totalmente personalizadas para refletir o processo da sua imobiliária. Você pode:

• Adicionar ou remover campos conforme a necessidade;
• Reordenar a disposição dos campos;
• Definir obrigatoriedade para garantir o preenchimento correto.

2.1 Adicionar campos às Fichas Cadastrais

1. Acesse: Configurações → Cadastros Gerais → Fichas Cadastrais.
2. Escolha a ficha que deseja editar e clique em Configurar campos.
3. Clique em Adicionar campo e defina:

• Nome do campo (rótulo que aparecerá para o usuário)
• Tipo de campo (texto, número, data, seleção, e-mail, telefone etc.)
• Obrigatoriedade (marque se o preenchimento for obrigatório)
• Ajuda/Descrição (texto curto para orientar o preenchimento)

4. Salve o novo campo.
5. (Opcional) Use Reordenar para ajustar a posição dos campos na ficha.
6. Clique em Salvar para publicar as alterações.

Dica: Teste a ficha após salvar, abra uma simulação de cadastro e valide o fluxo.

2.2 Editar uma Ficha Cadastral existente

1. Acesse Configurações → Cadastros Gerais → Fichas Cadastrais.
2. Encontre a ficha desejada (use a busca, se disponível).
3. No cartão/linha da ficha, clique no ícone de três pontos (⋯).
4. Selecione “Editar”.
5. Faça os ajustes necessários (campos, ordem, obrigatoriedade, ajuda/descrição).
6. Clique em Salvar para aplicar as alterações.

Alterações impactam todos os novos cadastros que usarem essa ficha.

Remover um campo pode afetar integrações/relatórios que dependem dele.

Dentro da ficha, da mesma forma você pode clicar nos campos já existentes nos 3 pontinhos, editar estes campos, remover eles e até mesmo determinar a largura que vai aparecer na ficha e também se quiser determinar este campo como obrigatório ou não.

Se por exemplo você quiser um campo novo basta escolher o box que você precisa criar este campo novo e clicar em "Adicionar campo nesta seção". Ao clicar nele o sistema vai lhe oferecer os campos disponível para você estar adicionando, depois disto tudo feito, basta selecionar o campo, configurar e ele e salvar

A ficha é totalmente editável, permitindo que você adicione, remova ou configure campos de acordo com a necessidade, sempre seguindo as orientações sobre campos obrigatórios.

3. Como enviar as fichas aos clientes

O sistema Apresenta.me oferece diversas fichas que podem ser disponibilizadas para que o próprio cliente preencha, com os dados sendo salvos automaticamente no seu sistema.

Ao abrir o módulo, é possível verificar todas as fichas, basta clicar nela que o sistema irá abrir o link da ficha no seu site, este mesmo link, poderá ser enviado para o seu cliente realizar o preenchimento.

Todo preenchimento que for feito nestas fichas será criado automaticamente uma pessoa com os dados preenchidos no sistema, facilitando o seu cadastro, ou seja ela já vem cadastrada previamente com os dados que o seu cliente preencher.

Qualquer dúvida, acione nossa equipe de suporte técnico!