Como configurar a emissão de notas fiscais em uma empresa financeira?

A emissão de nota fiscal depende de dados que não mudam a cada nota: qual serviço está sendo prestado, qual a alíquota, quem é o integrador, qual o número da próxima RPS. Tudo isso é definido uma vez por empresa, nesta aba.

Com ela preenchida, gerar a nota vira rotina. Com ela incompleta, a Prefeitura rejeita — e o erro só aparece no momento da emissão, quando já há cobrança feita esperando a nota.

Navegação no Módulo

Rotina: Configurações > Empresas / Filiais > abrir a empresa > aba Nota Fiscal

Cada empresa ou filial tem a sua configuração. Trabalhando com mais de um CNPJ, cada um precisa ser configurado separadamente.

O aviso da Reforma Tributária

No topo da aba pode aparecer um aviso sobre a Reforma Tributária (IBS/CBS):

Esse aviso é o mais importante da tela. Enquanto ele estiver em vermelho, a emissão vai falhar — e a mensagem já diz o nome do serviço que precisa ser aberto e corrigido.

Tipos de Serviços Prestados

A tabela reúne os serviços que a empresa presta e que podem sair em nota. Cada linha mostra:

O botão Adicionar novo Serviço abre o cadastro, e o duplo clique na linha abre o serviço para edição.

Cadastrando um tipo de serviço

A identificação do serviço:

Reforma Tributária (IBS/CBS):

E dois ajustes finais: Ativar o serviço e defini-lo como Padrão da empresa.

Os códigos de IBS/CBS são definidos pelo contador da imobiliária, não pelo sistema. Um código errado não impede gravar — gera rejeição depois, na Prefeitura. Peça a lista ao contador e cadastre uma vez.

Trocar o CST limpa a classificação tributária escolhida, porque a lista de classificações válidas muda junto. Depois de trocar o CST, selecione a classificação de novo.

Configurações para as Notas Fiscais

O número atual da RPS é a numeração fiscal da empresa. Repetir um número já usado gera nota duplicada, e pular para um número muito à frente abre um vão na sequência. Só altere com orientação do contador ou do integrador.

Ajustes do texto e dos avisos

E três opções de comportamento:

Vale preencher o e-mail de alertas. É por ele que a imobiliária fica sabendo que uma nota foi rejeitada — sem isso, a descoberta costuma acontecer só quando o cliente cobra a nota.

Certificado Digital A1

Este bloco só aparece quando o integrador escolhido aceita o envio do certificado. O botão Gerir certificados digitais do integrador abre a lista, com titular, emissor, validade e situação de cada certificado — os vencidos aparecem marcados.

Para enviar um novo: Adicionar certificado, escolher o arquivo .pfx e informar a senha.

O arquivo do certificado e a senha não ficam guardados no sistema — vão direto para o integrador. Por isso não existe editar certificado: para trocar, envia-se o arquivo novo.

Certificado A1 vence em um ano. Vencido, a emissão para. Vale olhar a coluna de validade nesta tela antes do prazo, e não depois que as notas começarem a falhar.

Emissão de Nota Fiscal por tipo de contrato

Para Locação, Venda e Assinatura, define-se separadamente se haverá emissão de nota e quando ela acontece:

Isso é o padrão para os contratos novos. Contratos que já existem seguem o que foi definido neles — mudar aqui não altera o que está em andamento.

Personalização da Descrição da Nota Fiscal

Ligando Ativar customização, o texto impresso na nota — a Discriminação dos Serviços — passa a ser montado do jeito da imobiliária, em três campos:

O botão ao lado de cada campo lista as informações que mudam a cada nota e podem ser inseridas no texto: descrição do RPS, serviço, lançamento, valor, contrato, imóvel, título do imóvel, tipo do imóvel, endereço e competência. Na hora de gerar a nota, cada uma é trocada pelo dado real; não havendo o dado, ela simplesmente não aparece.

Campo deixado em branco não apaga nada: o sistema volta a escrever aquele trecho do jeito padrão. Para testar uma mudança sem risco, altere um campo por vez e gere uma nota de conferência.

Perguntas frequentes

➜ A nota foi rejeitada pela Prefeitura e o aviso fala em IBS/CBS. A empresa está em regime normal e algum tipo de serviço está sem os dados da Reforma Tributária. O aviso no topo da aba diz qual serviço abrir.

➜ Minha empresa é do Simples Nacional. Preciso preencher IBS/CBS? Ainda não é obrigatório. Preencher desde já antecipa a mudança sem afetar a emissão de hoje.

➜ Não sei qual CST ou NBS usar. São códigos definidos pelo contador da imobiliária. Peça a lista a ele antes de cadastrar o serviço.

➜ Troquei o CST e a classificação sumiu. É o esperado: as classificações válidas dependem do CST. Selecione a classificação novamente.

➜ O CNAE que eu quero não aparece no cadastro do serviço. Os CNAEs oferecidos são os cadastrados na aba Empresa. Cadastre lá primeiro.

➜ Onde mudo o regime tributário? Na aba Empresa. Nesta aba ele aparece apenas para consulta.

➜ O sistema não deixa salvar a nota por causa do tamanho da descrição. A descrição passou do Máx. caracteres da descrição configurado. Ajuste o texto da nota ou reveja esse limite com o integrador.

➜ Como fico sabendo que uma nota deu erro? Pelo E-mail para envio de alertas. Vários endereços são separados por ponto e vírgula.

➜ Onde envio o certificado digital? No bloco Certificado Digital A1, quando o integrador da empresa aceita esse envio. Arquivo .pfx e senha.

➜ Como troco um certificado vencido? Enviando o novo arquivo. O sistema não guarda o anterior — o certificado fica no integrador.

➜ Mudei o gatilho de emissão e os contratos antigos não mudaram. A configuração vale como padrão para contratos novos. Os que já existem mantêm o que foi definido neles.

➜ A nota está saindo com um texto que eu não quero. Ative a personalização da descrição e monte o texto nos três campos. Deixar um campo em branco devolve o texto padrão daquele trecho.

➜ Tenho duas filiais. Configuro uma vez só? Não. Cada empresa ou filial tem a sua própria aba Nota Fiscal.