Como criar um Contrato de Locação
O cadastromódulo de contratoContratos de locaçãoLocação centraliza a criação e o acompanhamento de todos os contratos de aluguel gerenciados pela sua imobiliária. Com ele, você registra todasas condições do contrato, os envolvidos, os valores e as informaçõesdatas, sobremantendo tudo organizado em um contratoúnico lugar.
No dia a dia, o módulo permite cadastrar novos contratos, acompanhar a situação de aluguel.cada Apósum (ativo, suspenso, concluído etc.), monitorar o cadastro,status ode sistemapagamento gerados asinquilinos faturase mensais,aplicar controlareajustes. A listagem oferece uma visão completa de todos os repassescontratos ativos, incluindo imóvel, inquilino, proprietário, período e valor.
O acesso às ações disponíveis depende das permissões atribuídas ao proprietárioseu eperfil. disponibilizaPara ascadastrar ferramentasum contrato, você precisa da permissão "Contratos de gestãoLocação: doCadastrar". contrato.Para aprovar, é necessária a permissão "Contratos de Locação: Aprovar". A exclusão requer a permissão "Contratos de Locação: Deletar".
Rotina: Financeiro > Contratos > Contratos de Locação
Sempre que finalizar de preencher uma aba, deve seleciona "Gravar e Continuar" no contrato, para garantir que as informações fiquem salvas conforme o cadastro do contrato.
1. AcessandoNavegação no módulo
Este GIF mostra o caminho de acesso até a tela de Contratos de Locação, partindo do menu principal.
2. Como funciona
Ao acessar o módulo, você encontra a listagem de todos os contratos
Acesse Financeirocadastrados. >Cada Contratoslinha > Contratos de Locação. Na listagem, clique em Adicionar Contrato para iniciarexibe o cadastro. O formulário é organizado em seções — preencha cada uma e clique em Gravar e Continuar para avançar.
2. Seção: Classificação
Define as informações fundamentais do contrato:
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3. Seção: Proprietários e Outros
Nesta seção são definidosinquilino, os proprietários vinculados ao contrato e as regras de divisão do repasse. Quando o imóvel possui mais de um proprietário, cada um deve ser incluído com seu respectivo percentual de participação. Com base nesses percentuais, o sistema calculará automaticamente o valor proporcional de repasse para cada proprietário.
Caso seja necessário, também é possível desativar a participação de um proprietário no repasse, utilizando o ícone de bolsa de dinheiro ao lado das informações do proprietário.
Além dos proprietários, esta seção também permite incluir outros envolvidos no contrato, com funções específicas, como administrador, fiador ou demais responsáveis vinculados à locação.
Pessoas Relacionadas reúne participantes externos ao contrato, como fiador e testemunha. Envolvidos no Contrato reúne participantes internos da imobiliária, como corretor captador.
4. Seção: Garantias e Seguros
Nesta aba são registradas as informações relacionadas às garantias do contrato e aos seguros vinculados à locação. Esses dados auxiliam no controle da segurança contratual e no acompanhamento das proteções associadas ao contrato.
Os campos disponíveis incluem:
Testemunha:permite vincular a testemunha relacionada ao contrato.Fiador:pessoa física responsável por garantir o pagamento em caso de inadimplência do locatário.Análise de Ficha Cadastral:permite consultar informações cadastrais e restritivas do cliente. Para mais detalhes,clique aqui.Seguro Incêndio:campo destinado à solicitação ou visualização de cotações de seguro incêndio vinculadas ao contrato. Para saber como realizar uma cotação,clique aqui.Outras Garantias:campo de observação destinado ao registro de garantias adicionais relacionadas ao contrato.
5. Seção: Configurações
Na aba Configurações devem ser definidos os parâmetros financeiros e operacionais do contrato, garantindo que as faturas, repasses e demais movimentações sejam gerados corretamente pelo sistema.
As configurações disponíveis incluem:
Informações Financeiras para a Imobiliária:nesta seção devem ser definidos o método de cobrança utilizado no contratoe acontaempresaemvinculada.que os valores serão recebidos após o pagamento.Informações de Repasse:nesta etapa é configurada a dinâmica de repasse do contrato. O sistema permite definir se o repasse será feito manualmente, após o recebimento, em dia fixo ou em dia fixo ou seguinte. Ao lado, deve ser informado o número de dias ou a data fixa, conforme a opção escolhida.Também está disponível a opçãoAtivar repasse automático via ApBank, que define se o repasse será realizado automaticamente pela integração. Nesta mesma seção, também é possível configurar modelos de recibo e incluir informações complementares para o repasse.Configurações de Multa, Juros e Descontos:permite definir se o contrato terá multa, juros e desconto de pontualidade. Ao ativar essas opções, os campos adicionais são liberados para preenchimento dos percentuais, valores e regras correspondentes.Outras Configurações:reúne opções complementares do contrato, como definição de modelos padrão de recibo, configurações de ressarcimento, equipe de locação, data de assinatura e campos customizados.
Ao final da aba, também estão disponíveis algumas definições importantes para o comportamento do contrato no sistema:
Nota Fiscal:define se as comissões do contrato serão consideradas para geração dos RPS das Notas Fiscais de Serviço.DIMOB:determina se o contrato será incluído no arquivo anual da DIMOB.Usar Endereço do Imóvel para Registro de Boleto:define que o endereço do imóvel será utilizado no boleto gerado.Ocultar PIX na tela de pagamento:determina se as cobranças deste contrato poderão ou não ser pagas via PIX.
6. Seção: Documentação
Gerencia os documentos relacionados ao contrato:
Gerar Contrato:Cria o contrato em PDF a partir de um modelo cadastrado no sistema (Modelos de Documentos).Anexos:Área para enviar arquivos relacionados — contrato assinado, RG, CPF, comprovante de renda, laudos de vistoria, etc.Assinatura Digital:Permite enviar o contrato para assinatura eletrônica das partes envolvidas.Vistorias:Fica disponível o acesso as vistorias vinculadas naquele contrato.
É possível realizar o cadastro de Documento para assinatura e Vistorias por dentro do cadastro de contrato, basta clicar no botão de adicionar.
7. Seção: Itens Adicionais do Contrato
Nesta seção são definidos os encargos extras que serão incluídos nas faturas mensais do contrato, além do valor principal do aluguel. Entre os exemplos mais comuns estão IPTU, taxa de condomínio, taxas administrativas adicionais, seguros e outros valores complementares.
Para incluir esses itens, o sistema disponibiliza duas opções:
Itens Padrão:importa configurações de itens já cadastradas anteriormente no sistema. (configurações > empresas)Adicionar Item:permite cadastrar manualmente um novo encargo, informando valor, descrição e plano de contas correspondente.
Ao adicionar um novo item, também é possível configurar a forma como ele será lançado. Para isso, basta clicar no ícone de engrenagem ao lado do campo de valor do item. Nessa configuração, estão disponíveis opções como:
Proprietários Vinculados:permite definir qual proprietário será responsável pelo item, quando o imóvel possuir mais de um proprietário. Dessa forma, o encargo poderá ser direcionado apenas ao participante desejado.Mês Inicial e Mês Final:define o período em que o item será lançado. Essa configuração é útil quando o encargo deve ser cobrado apenas por alguns meses específicos.Adicionar recorrência do item à sua descrição:inclui informações de recorrência na descrição dos lançamentos gerados, facilitando a identificação do encargo nas faturas.
os itens adicionais devem ser cadastrados antes da emissão das faturas. Dessa forma, o sistema poderá considerar corretamente esses valores na geração das cobranças. Itens incluídos após a emissão não serão replicados automaticamente para faturas já geradas.
8. Seção: Faturas do Contrato
Exibe todas as faturas geradas pelo contrato, com status (Pago, Não Pago, Vencido), valores e datas. As principais ações disponíveis são:
Gerar Parcelas:Cria as faturas mensais com base nas configurações do contrato.Criar Fatura:Adiciona uma fatura avulsa fora da recorrência padrão.Unificar:Combina múltiplas faturas em uma única cobrança.Itens:Pode ser incluso um item adicional em todas as faturas de uma só vez, basta selecionar quais deseja e então adicionar o item.Enviar:Envia faturas selecionadas por e-mail ou WhatsApp ao locatário.Registrar:Registra boletos no ApBank. (Só irá ter essa opção de registrar quando for ApBank)Reprocessar:Remover:Exclui faturas selecionadas.
9. Seção: Lançamentos do Contrato
Nesta aba são exibidos os lançamentos financeiros vinculados ao contrato, incluindo movimentações geradas a partir de pagamentos, repasses e demais operações financeiras relacionadas. A área permite consultar o histórico financeiro completo do contrato.
Além da visualização, também é possível registrar despesas relacionadas ao imóvel dentro do contrato. Para isso, acesse o ícone de engrenagem, localizado no canto superior direito, e selecione a opção Adicionar despesa para imóvel. Em seguida, basta preencher as informações do lançamento e salvar. Após esse processo, a despesa passará a ser exibida na aba Lançamentos do Contrato.
Quando a despesa precisar ser considerada no controle de repasse do proprietário, é necessário que o lançamento atenda às seguintes condições:
Esteja vinculado ao Plano de Contas:Terceiro > ProprietárioEsteja com a situação definida comopago
Com essas configurações, o valor ficará disponível para ser descontado do repasse do proprietário.
10. Seção: Controle de Repasses
A aba Controle de Repasse permite acompanhar os valores repassados ao proprietário, incluindo data, valor bruto, descontos e valor líquido transferido. Nessa área, é possível verificar quais repasses já foram realizados, quais ainda estão pendentes e acessar os detalhes de cada movimentação.
Na parte superior da tela, o sistemapainel de métricas apresenta um resumo consolidado: quantidade de contratos por situação (ativo, suspenso, concluído, entre outros) e por status de pagamento (em dia, vencido há menos de 5 dias, vencido há mais de um mês, etc.), com os respectivos valores totais.
Use o saldobotão dos"Plano" últimospara 30abrir ou fechar o painel de métricas. Ele é útil para uma visão rápida da saúde financeira da carteira de locações.
3. Buscando e filtrando contratos
Acima da listagem, você dispõe de filtros para localizar contratos específicos. Informe o código interno ou a referência no campo de busca principal. Para critérios mais específicos, clique em "Abrir Busca Avançada" e utilize os filtros disponíveis:
| Filtro | Descrição |
|---|---|
| Tipo de Contrato | Filtra a listagem por tipo, como anual, temporada ou assinatura. Útil para separar carteiras distintas. |
| ID | Busca pelo código interno gerado automaticamente pelo sistema. |
| Data de Cadastro | Filtra contratos cadastrados em um determinado período. |
O alerta "Atenção, há um contrato que necessita reajuste!" aparece automaticamente na listagem quando existe ao menos um contrato com reajuste pendente. Clique no botão "Reajustar" para tratar esses casos.
4. Adicionando um contrato de locação
Para criar um novo contrato, clique no botão Adicionar Contrato, localizado no canto superior direito da listagem. Um formulário será aberto com todos os campos necessários para o cadastro. Os campos estão organizados em blocos temáticos descritos nas seções seguintes.
5. Identificação e situação do contrato
Este bloco define as informações básicas de identificação e o estado atual do contrato.
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Referência | Código ou identificador personalizado que sua imobiliária usa para nomear o contrato. Facilita a busca e o reconhecimento rápido. | Não |
| Tipo Contrato | Define a natureza do contrato: anual, temporada, assinatura, entre outros. A seleção do tipo altera os campos disponíveis no restante do formulário. | Sim |
| Ativo | Indicã se o contrato está em vigor. Contratos inativos deixam de gerar cobranças e repasses. | Sim |
| Status | Situação operacional do contrato, como "Em Andamento", "Em Aviso Prévio", "Encerrando" ou "Concluído". | Sim |
| Status de Pagamento | Situação financeira atual do contrato, como "Pagamento em Dia", "Vencido" ou "Nada a pagar". Atualizado automaticamente conforme as faturas são processadas. | Sim |
| Permissão de Acesso | Define quem pode visualizar este contrato dentro do sistema, útil em ambientes com múltiplas equipes ou filiais. | Não |
| Empresa | Empresa da imobiliária à qual este contrato está vinculado. Relevante em operações com mais de uma empresa cadastrada. | Não |
6. Período e valores do contrato anual
Este bloco é exibido para contratos do tipo anual (locação residencial ou comercial com recorrência mensal). Aqui você define as datas de vigência, os valores e as condições de cobrança.
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Início Contrato | Data em que o contrato começa a valer. Define o marco inicial para cálculo de parcelas, reajustes e vigência. | Sim |
| Duração (Mês) | Quantidade de meses de vigência do contrato. Ao preencher, o sistema calcula automaticamente a data de encerramento. | Não |
| Fim Contrato | Data prevista para o encerramento. Pode ser preenchida diretamente ou calculada com base na duração informada. | Não |
| Modalidade | Define o tipo de locação, como residencial, comercial ou industrial. Influencia as regras aplicadas ao contrato. | Não |
| Recorrência | Define com qual frequência as cobranças são geradas, geralmente mensal. Contratos anuais normalmente usam recorrência mensal. | Não |
| Valor | Valor original do aluguel definido no contrato. Serve como base para cálculo de reajustes futuros. | Sim |
| Valor Atual | Valor vigente do aluguel. Pode diferir do valor original após reajustes aplicados ao longo do contrato. | Sim |
| Vencimento | Data de vencimento da primeira parcela. As demais parcelas seguirão este dia do mês nas competências seguintes. | Sim |
O campo "Valor Atual" deve refletir o valor real cobrado no momento do cadastro. Se o contrato passou por reajustes antes de ser inserido no sistema, informe o valor já reajustado neste campo.
7. Comissões
Neste bloco, você define como a comissão será paga à imobiliária ou ao corretor responsável pelo contrato.
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| 1ª Comissão | Percentual ou valor cobrado como comissão na primeira parcela do contrato, geralmente referente à taxa de administração inicial. | Sim |
| Parcelar Em | Número de parcelas em que a primeira comissão será dividida, caso ela seja parcelada. | Não |
| A partir | Indica a partir de qual parcela a comissão parcelada começará a ser cobrada. | Não |
| Comissão Recorrente | Percentual de comissão aplicado mensalmente sobre o valor do aluguel a cada cobrança recorrente. | Sim |
| Adicionar comissão recorrente na primeira mensalidade | Quando ativado, inclui a comissão recorrente também na primeira fatura, além da 1ª comissão. | Não |
| Unificar a primeira e segunda parcela | Quando ativado, junta as duas primeiras faturas em uma única cobrança. Útil quando o contrato inicia no meio do mês. | Não |
8. Reajuste do contrato
Este bloco define as regras de correção do valor do aluguel ao longo do tempo.
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Índice | Indicador econômico usado como base para o reajuste, como IGP-M, IPCA ou INPC. Define qual variação de preço será aplicada. | Não |
| Reajuste (meses) | Intervalo em meses entre um reajuste e outro. O valor padrão em contratos anuais é 12 meses. | Não |
| Próximo Reajuste | Data prevista para o próximo reajuste. O sistema utiliza essa data para gerar alertas na listagem. | Não |
| Último Reajuste | Data em que o último reajuste foi aplicado ao contrato. Preenchida automaticamente após cada reajuste processado. | Não |
O sistema alerta automaticamente na listagem quando um contrato atingiu a data de reajuste e ainda não foi processado. Use o botão "Reajustar" para aplicar o índice selecionado.
9. Campos exclusivos para contratos de temporada
Ao selecionar o tipo "Temporada", o formulário exibe campos específicos para esse modelo de locação de curta duração.
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Período da Estadia | Intervalo de datas com início e fim da estadia. Define o período exato em que o imóvel ficará ocupado pelo inquilino. | Sim |
| Diária | Valor cobrado por dia de ocupação. O sistema calcula o total com base na quantidade de dias do |
Sim |
| Taxas | Valores adicionais cobrados na locação de temporada, como taxa de limpeza ou condomínio, que somam ao valor da diária. | Não |
| Comissão | Percentual ou valor da comissão sobre a locação de temporada. | Sim |
| Sinal | Valor de entrada cobrado antecipadamente para confirmar a reserva do imóvel. | Não |
10. Envolvidos no contrato
Neste bloco, você vincula as pessoas relacionadas ao contrato além do inquilino principal, como fiadores, procuradores e testemunhas.
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Tipo do Envolvido | Define o papel da pessoa no contrato: fiador, testemunha, procurador, entre outros. Obrigatório ao adicionar um envolvido. | Sim |
| Porcentagem | Percentual de participação do envolvido, quando aplicável. Usado em casos com mais de um proprietário ou responsável financeiro. | Não |
O contrato permite registrar até dois fiadores e duas testemunhas. Esses dados ficam disponíveis para geração de documentos e assinatura eletrônica.
11. Resultado após o cadastro
Após salvar, o novo contrato aparece imediatamente na listagem principal. Você pode clicar sobre ele para visualizar os lançamentosdetalhes, editar informações ou acessar as faturas geradas. A coluna "Valor Inicial / Atual" mostrará os dois valores separadamente caso já tenha ocorrido algum reajuste.
Confira se o imóvel, o inquilino e o proprietário estão corretamente vinculados logo após o cadastro. Esses vínculos são essenciais para a geração correta de faturas e repasses.
12. Perguntas frequentes
Posso cadastrar um contrato sem informar a data de encerramento?
Sim. O campo "Fim Contrato" não é obrigatório. Você pode informar apenas a duração em meses e o sistema calculará a data de encerramento automaticamente, ou deixar ambos em aberto e preencher posteriormente.
O que acontece se eu selecionar "Temporada" em vez de "Anual"?
O formulário muda para exibir os campos específicos de temporada, como período da estadia e valor da diária, em vez dos campos de recorrência mensal e reajuste anual. As regras de cobrança também mudam conforme o tipo selecionado.
A comissão recorrente é calculada automaticamente em todas as faturas?
Sim. Ao definir o percentual no campo "Comissão Recorrente", o sistema aplica esse percentual sobre o valor do aluguel a cada fatura gerada. Caso queira incluir a comissão também na primeira fatura, ative a opção "Adicionar comissão recorrente na primeira mensalidade".
Como sei que um contrato precisa de reajuste?
O sistema exibe um alerta em destaque na tela de listagem sempre que houver ao menos um contrato com reajuste pendente. Além disso, a coluna "Próximo Reajuste" indica a data programada para cada contrato.
Posso vincular mais recentesde relacionadosum aoproprietário repasse.a Aum partircontrato?
Sim. dessasNa informações,seção de envolvidos, você pode adicionar múltiplos proprietários e definir o repassepercentual de participação de cada um. Isso é importante para que os repasses sejam divididos corretamente entre os proprietários.
O que é o campo "Unificar a primeira e segunda parcela"?
Quando o contrato inicia no meio do mês, pode ser realizadonecessário cobrar os dias restantes do mês atual junto com o mês seguinte. Ativar essa opção gera uma única fatura cobrindo os dois períodos, evitando faturas de duas formas:
Repassar itens selecionados (mais indicado):permite selecionar individualmente os itens que serão repassados. Após a seleção, o botão de repasse será habilitado. Esta é a opção mais recomendada, pois ao emitir o recibo o sistema apresentará o detalhamento completo dos itens incluídos no repasse.Repassar saldo para o imóvel:realiza o repasse com base apenas no saldo disponível no momento. Nesse formato, o recibo não apresentará o detalhamento individual dos itens, apenas ovalortotal repassado.
Além das opções de repasse, esta seção também exibe informações como nome do proprietário, ID do proprietário e os dados financeiros detalhados sobre os valores recebidos e disponíveis para repasse.parcial.
Na parte inferior da tela, está disponível a área Movimentação de Repasses efetuadas para este Contrato, onde são exibidos apenas os repasses já realizados e vinculados ao contrato em questão.
Os valores exibidos nesta aba são reflexo direto dos itens vinculados às faturas do contrato.
11. Seção: Campos Customizados
Exibe campos adicionais criados pela própria imobiliária para registrar informações específicas do seu fluxo de trabalho — dados que não existem no cadastro padrão. Os campos disponíveis variam conforme a configuração da imobiliária em Configurações > Campos Customizados.
12. Gravando o contrato
Após preencher as seções desejadas, clique em Gravar e Continuar para salvar e permanecer no formulário ou em Gravar e Voltar para salvar e retornar à listagem.
As seções obrigatórias para o funcionamento correto do contrato são: Classificação, Proprietários e Outros e Configurações. As demais seções podem ser preenchidas gradualmente conforme necessário.