Como cadastrar um contrato de locação?

O cadastro de contrato de locação registra todas as informações sobre um contrato de aluguel. Após o cadastro, o sistema gera as faturas mensais, controla os repasses ao proprietário e disponibiliza as ferramentas de gestão do contrato.

Rotina: Financeiro > Contratos > Contratos de Locação > Adicionar Contrato

1. Acessando a listagem de contratos

Acesse Financeiro > Contratos > Contratos de Locação. Na listagem, clique em Adicionar Contrato para iniciar o cadastro. O formulário é organizado em seções — preencha cada uma e clique em Gravar e Continuar para avançar.

2. Seção: Classificação

Define as informações fundamentais do contrato:

Campo	Descrição	Obrigatório
Tipo Contrato	Modalidade do contrato — Anual, Temporada.	Sim
Imóvel	Imóvel objeto da locação. Selecione pelo código ou nome na busca.	Sim
Inquilino (Locatário)	Pessoa física ou jurídica que irá locar o imóvel. Deve estar cadastrada em Pessoas.	Sim
Início e Fim do Contrato	Período de vigência. O fim é calculado automaticamente a partir da data de início e da duração em meses.	Sim
Modalidade	Define a partir de qual data o sistema calcula os vencimentos — Início do Contrato ou outra data de referência.	Sim
Recorrência	Frequência de geração das faturas — Mensalmente, Bimestralmente, etc.	Sim
Duração (Meses)	Prazo total do contrato em meses. Define automaticamente a data de fim.	Sim
Valor / Valor Atual	Valor base e valor vigente do aluguel. Após reajustes, o Valor Atual pode ser diferente do Valor original.	Sim
Vencimento	Dia do mês em que as faturas vencerão. Por exemplo, dia 10 = vencimento todo dia 10.	Sim
% 1ª Comissão	Percentual de comissão cobrado na primeira fatura do contrato (referente ao mês de entrada).	Sim
% Comissão Recorrente	Percentual de comissão cobrado mensalmente sobre as faturas subsequentes.	Sim
Índice de Reajuste	Indicador usado para corrigir o valor do aluguel — IGP-M, IPCA ou outro índice configurado.	Não
Reajuste (Meses)	Periodicidade do reajuste em meses (geralmente 12 meses).	Não
Empresa	Empresa da imobiliária vinculada ao contrato.	Sim
Corretor Responsável	Corretor que intermediou o contrato e receberá as comissões.	Sim
Tags	Etiquetas para categorização e filtragem do contrato na listagem.	Não
Observações Internas	Anotações visíveis apenas para a equipe da imobiliária, não exibidas ao cliente.	Não

3. Seção: Proprietários e Outros

Nesta seção são definidos os proprietários vinculados ao contrato e as regras de divisão do repasse. Quando o imóvel possui mais de um proprietário, cada um deve ser incluído com seu respectivo percentual de participação. Com base nesses percentuais, o sistema calculará automaticamente o valor proporcional de repasse para cada proprietário.

Caso seja necessário, também é possível desativar a participação de um proprietário no repasse, utilizando o ícone de bolsa de dinheiro ao lado das informações do proprietário.

Além dos proprietários, esta seção também permite incluir outros envolvidos no contrato, com funções específicas, como administrador, fiador ou demais responsáveis vinculados à locação.

Pessoas Relacionadas reúne participantes externos ao contrato, como fiador e testemunha. Envolvidos no Contrato reúne participantes internos da imobiliária, como corretor captador.

4. Seção: Garantias e Seguros

Nesta aba são registradas as informações relacionadas às garantias do contrato e aos seguros vinculados à locação. Esses dados auxiliam no controle da segurança contratual e no acompanhamento das proteções associadas ao contrato.

Os campos disponíveis incluem:

Testemunha: permite vincular a testemunha relacionada ao contrato.
Fiador: pessoa física responsável por garantir o pagamento em caso de inadimplência do locatário.
Análise de Ficha Cadastral: permite consultar informações cadastrais e restritivas do cliente. Para mais detalhes, clique aqui.
Seguro Incêndio: campo destinado à solicitação ou visualização de cotações de seguro incêndio vinculadas ao contrato. Para saber como realizar uma cotação, clique aqui.
Outras Garantias: campo de observação destinado ao registro de garantias adicionais relacionadas ao contrato.

5. Seção: Configurações

Na aba Configurações devem ser definidos os parâmetros financeiros e operacionais do contrato, garantindo que as faturas, repasses e demais movimentações sejam gerados corretamente pelo sistema.

As configurações disponíveis incluem:

Informações Financeiras para a Imobiliária: nesta seção devem ser definidos o método de cobrança utilizado no contrato e a conta em que os valores serão recebidos após o pagamento.
Informações de Repasse: nesta etapa é configurada a dinâmica de repasse do contrato. O sistema permite definir se o repasse será feito manualmente, após o recebimento, em dia fixo ou em dia fixo ou seguinte. Ao lado, deve ser informado o número de dias ou a data fixa, conforme a opção escolhida.
Também está disponível a opção Ativar repasse automático via ApBank, que define se o repasse será realizado automaticamente pela integração. Nesta mesma seção, também é possível configurar modelos de recibo e incluir informações complementares para o repasse.
Configurações de Multa, Juros e Descontos: permite definir se o contrato terá multa, juros e desconto de pontualidade. Ao ativar essas opções, os campos adicionais são liberados para preenchimento dos percentuais, valores e regras correspondentes.
Outras Configurações: reúne opções complementares do contrato, como definição de modelos padrão de recibo, configurações de ressarcimento, equipe de locação, data de assinatura e campos customizados.

Ao final da aba, também estão disponíveis algumas definições importantes para o comportamento do contrato no sistema:

Nota Fiscal: define se as comissões do contrato serão consideradas para geração dos RPS das Notas Fiscais de Serviço.
DIMOB: determina se o contrato será incluído no arquivo anual da DIMOB.
Usar Endereço do Imóvel para Registro de Boleto: define que o endereço do imóvel será utilizado no boleto gerado.
Ocultar PIX na tela de pagamento: determina se as cobranças deste contrato poderão ou não ser pagas via PIX.

6. Seção: Documentação

Gerencia os documentos relacionados ao contrato:

Gerar Contrato: Cria o contrato em PDF a partir de um modelo cadastrado no sistema (Modelos de Documentos).
Anexos: Área para enviar arquivos relacionados — contrato assinado, RG, CPF, comprovante de renda, laudos de vistoria, etc.
Assinatura Digital: Permite enviar o contrato para assinatura eletrônica das partes envolvidas.

7. Seção: Itens Adicionais do Contrato

Define cobranças extras que serão incluídas nas faturas mensais do contrato — além do valor do aluguel. Exemplos comuns: IPTU (quando pago pelo locatário), taxa de condomínio, taxa de administração adicional, seguros, etc.

Use o botão Itens Padrão para importar configurações de itens já cadastradas, ou Adicionar Item para incluir um novo encargo manualmente com valor e plano de contas específico.

8. Seção: Faturas do Contrato

Exibe todas as faturas geradas pelo contrato, com status (Pago, Não Pago, Vencido), valores e datas. As principais ações disponíveis são:

Gerar Parcelas: Cria as faturas mensais com base nas configurações do contrato.
Criar Fatura: Adiciona uma fatura avulsa fora da recorrência padrão.
Unificar: Combina múltiplas faturas em uma única cobrança.
Enviar: Envia faturas selecionadas por e-mail ou WhatsApp ao locatário.
Registrar: Registra boletos no ApBank.
Remover: Exclui faturas selecionadas.

9. Seção: Lançamentos do Contrato

Exibe os lançamentos financeiros associados ao contrato — movimentações registradas nas contas financeiras como resultado dos pagamentos, repasses e outras operações. Permite consultar o histórico financeiro completo relacionado ao contrato.

10. Seção: Controle de Repasses

Acompanha os repasses realizados ao proprietário — data, valor bruto, descontos e valor líquido transferido. Permite verificar quais repasses já foram efetuados e quais estão pendentes, além de acessar os detalhes de cada transferência.

11. Seção: Campos Customizados

Exibe campos adicionais criados pela própria imobiliária para registrar informações específicas do seu fluxo de trabalho — dados que não existem no cadastro padrão. Os campos disponíveis variam conforme a configuração da imobiliária em Configurações > Campos Customizados.

12. Gravando o contrato

Após preencher as seções desejadas, clique em Gravar e Continuar para salvar e permanecer no formulário ou em Gravar e Voltar para salvar e retornar à listagem.

Com o contrato gravado, as faturas mensais são geradas automaticamente. Acesse o contrato a qualquer momento para editar, reajustar, renovar, suspender ou encerrar.

As seções obrigatórias para o funcionamento correto do contrato são: Classificação, Proprietários e Outros e Configurações. As demais seções podem ser preenchidas gradualmente conforme necessário.