Como cadastrar um contrato de locação?
O cadastro de contrato de locação registra todas as informações sobre um contrato de aluguel. Após o cadastro, o sistema gera as faturas mensais, controla os repasses ao proprietário e disponibiliza as ferramentas de gestão do contrato.
Rotina: Financeiro > Contratos > Contratos de Locação > Adicionar Contrato
1. Acessando a listagem de contratos
Acesse Financeiro > Contratos > Contratos de Locação. Na listagem, clique em Adicionar Contrato para iniciar o cadastro. O formulário é organizado em seções — preencha cada uma e clique em Gravar e Continuar para avançar.
2. Seção: Classificação
Define as informações fundamentais do contrato:
Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
Tipo Contrato | Modalidade do contrato — Anual, Temporada. | Sim |
Imóvel | Imóvel objeto da locação. Selecione pelo código ou nome na busca. | Sim |
Inquilino (Locatário) | Pessoa física ou jurídica que irá locar o imóvel. Deve estar cadastrada em Pessoas. | Sim |
Início e Fim do Contrato | Período de vigência. O fim é calculado automaticamente a partir da data de início e da duração em meses. | Sim |
Modalidade | Define a partir de qual data o sistema calcula os vencimentos — Início do Contrato ou outra data de referência. | Sim |
Recorrência | Frequência de geração das faturas — Mensalmente, Bimestralmente, etc. | Sim |
Duração (Meses) | Prazo total do contrato em meses. Define automaticamente a data de fim. | Sim |
Valor / Valor Atual | Valor base e valor vigente do aluguel. Após reajustes, o Valor Atual pode ser diferente do Valor original. | Sim |
Vencimento | Dia do mês em que as faturas vencerão. Por exemplo, dia 10 = vencimento todo dia 10. | Sim |
% 1ª Comissão | Percentual de comissão cobrado na primeira fatura do contrato (referente ao mês de entrada). | Sim |
% Comissão Recorrente | Percentual de comissão cobrado mensalmente sobre as faturas subsequentes. | Sim |
Índice de Reajuste | Indicador usado para corrigir o valor do aluguel — IGP-M, IPCA ou outro índice configurado. | Não |
Reajuste (Meses) | Periodicidade do reajuste em meses (geralmente 12 meses). | Não |
Empresa | Empresa da imobiliária vinculada ao contrato. | Sim |
Corretor Responsável | Corretor que intermediou o contrato e receberá as comissões. | Sim |
Tags | Etiquetas para categorização e filtragem do contrato na listagem. | Não |
Observações Internas | Anotações visíveis apenas para a equipe da imobiliária, não exibidas ao cliente. | Não |
3. Seção: Proprietários e Outros
Nesta seção são definidos os proprietários vinculados ao contrato e as regras de divisão do repasse. Quando o imóvel possui mais de um proprietário, cada um deve ser incluído com seu respectivo percentual de participação. Com base nesses percentuais, o sistema calculará automaticamente o valor proporcional de repasse para cada proprietário.
Caso seja necessário, também é possível desativar a participação de um proprietário no repasse, utilizando o ícone de bolsa de dinheiro ao lado das informações do proprietário.
Além dos proprietários, esta seção também permite incluir outros envolvidos no contrato, com funções específicas, como administrador, fiador ou demais responsáveis vinculados à locação.
Pessoas Relacionadas reúne participantes externos ao contrato, como fiador e testemunha. Envolvidos no Contrato reúne participantes internos da imobiliária, como corretor captador.
4. Seção: Garantias e Seguros
Nesta aba são registradas as informações relacionadas às garantias do contrato e aos seguros vinculados à locação. Esses dados auxiliam no controle da segurança contratual e no acompanhamento das proteções associadas ao contrato.
Os campos disponíveis incluem:
- Testemunha: permite vincular a testemunha relacionada ao contrato.
- Fiador: pessoa física responsável por garantir o pagamento em caso de inadimplência do locatário.
- Análise de Ficha Cadastral: permite consultar informações cadastrais e restritivas do cliente. Para mais detalhes, clique aqui.
- Seguro Incêndio: campo destinado à solicitação ou visualização de cotações de seguro incêndio vinculadas ao contrato. Para saber como realizar uma cotação, clique aqui.
- Outras Garantias: campo de observação destinado ao registro de garantias adicionais relacionadas ao contrato.
5. Seção: Configurações
Configurações
- Informações financeiras
detalhadasparadoacontrato: - Informações de Repasse: Esse momento deve ser utilizado para conferir a dinamica de como funciona o repasse nesse contrato
- Método de cobrança: Como o boleto, PIX ou débito automático será configurado para o locatário.
- Conta para recebimento: Conta bancária ou ApBank onde os pagamentos serão creditados.
- Multa e Juros por atraso: Percentuais aplicados automaticamente em faturas não pagas na data de vencimento.
- Desconto de pontualidade: Desconto oferecido ao locatário em caso de pagamento antecipado — valor, prazo e condições.
- Régua de cobrança: Sequência automática de notificações enviadas ao locatário em caso de atraso.
6. Seção: Documentação
Gerencia os documentos relacionados ao contrato:
- Gerar Contrato: Cria o contrato em PDF a partir de um modelo cadastrado no sistema (Modelos de Documentos).
- Anexos: Área para enviar arquivos relacionados — contrato assinado, RG, CPF, comprovante de renda, laudos de vistoria, etc.
- Assinatura Digital: Permite enviar o contrato para assinatura eletrônica das partes envolvidas.
7. Seção: Itens Adicionais do Contrato
Define cobranças extras que serão incluídas nas faturas mensais do contrato — além do valor do aluguel. Exemplos comuns: IPTU (quando pago pelo locatário), taxa de condomínio, taxa de administração adicional, seguros, etc.
Use o botão Itens Padrão para importar configurações de itens já cadastradas, ou Adicionar Item para incluir um novo encargo manualmente com valor e plano de contas específico.
8. Seção: Faturas do Contrato
Exibe todas as faturas geradas pelo contrato, com status (Pago, Não Pago, Vencido), valores e datas. As principais ações disponíveis são:
- Gerar Parcelas: Cria as faturas mensais com base nas configurações do contrato.
- Criar Fatura: Adiciona uma fatura avulsa fora da recorrência padrão.
- Unificar: Combina múltiplas faturas em uma única cobrança.
- Enviar: Envia faturas selecionadas por e-mail ou WhatsApp ao locatário.
- Registrar: Registra boletos no ApBank.
- Remover: Exclui faturas selecionadas.
9. Seção: Lançamentos do Contrato
Exibe os lançamentos financeiros associados ao contrato — movimentações registradas nas contas financeiras como resultado dos pagamentos, repasses e outras operações. Permite consultar o histórico financeiro completo relacionado ao contrato.
10. Seção: Controle de Repasses
Acompanha os repasses realizados ao proprietário — data, valor bruto, descontos e valor líquido transferido. Permite verificar quais repasses já foram efetuados e quais estão pendentes, além de acessar os detalhes de cada transferência.
11. Seção: Campos Customizados
Exibe campos adicionais criados pela própria imobiliária para registrar informações específicas do seu fluxo de trabalho — dados que não existem no cadastro padrão. Os campos disponíveis variam conforme a configuração da imobiliária em Configurações > Campos Customizados.
12. Gravando o contrato
Após preencher as seções desejadas, clique em Gravar e Continuar para salvar e permanecer no formulário ou em Gravar e Voltar para salvar e retornar à listagem.
Com o contrato gravado, as faturas mensais são geradas automaticamente. Acesse o contrato a qualquer momento para editar, reajustar, renovar, suspender ou encerrar.
As seções obrigatórias para o funcionamento correto do contrato são: Classificação, Proprietários e Outros e Configurações. As demais seções podem ser preenchidas gradualmente conforme necessário.