Como emitir a nota fiscal automaticamente quando o cliente paga
A nota fiscal de serviço pode ser emitida sozinha quando o cliente paga a fatura, sem ninguém da equipe precisar gerar a nota. Isso é configurado por empresa e por tipo de contrato.
Configurar o padrão da empresa
Rotina: Configurações > Empresas / Filiais > abrir a empresa > aba Nota Fiscal > bloco "Emissão de Nota Fiscal por tipo de contrato"
- Ligue "Contratos de Locação" (ou "Contratos de Venda", "Contratos de Assinatura").
- Em "Nota será emitida quando", escolha ✅ Automaticamente quando o cliente pagar. Para só gerar a nota no sistema, sem mandar para a Prefeitura, escolha "📄 Automaticamente quando o cliente pagar, sem converter na prefeitura".
- Clique em Gravar.
Quais contratos passam a seguir
Seguem a mudança na hora os contratos com o campo "Nota Fiscal de Serviço" em 🟢 Usar padrão da Empresa, que é o padrão dos contratos novos. Os contratos com outra opção escolhida no próprio contrato ("🔴 Não gerar nota fiscal pelo sistema" ou um gatilho específico) mantêm a sua.
Ao gravar a empresa, aparece "📄 Você alterou configurações de contrato", com o botão "📋 Ir para a listagem de contratos", para quem tem a permissão de Alteração em Massa. Use a Alteração em Massa para levar a configuração aos contratos que não usam o padrão da empresa.
Como a nota sai
➜ Baixa automática (boleto ou Pix pago no banco): a nota é gerada sozinha.
➜ Baixa manual: na janela de baixa, a opção "Sim, Emitir nota fiscal de serviço" já vem ligada.
Para a nota sair, os itens da fatura precisam ter um tipo de serviço configurado na aba Nota Fiscal. Sem isso, o histórico da fatura mostra "Não foi possível criar nota fiscal para esta fatura, pois não há itens com configuração para emissão de notas fiscais."
Quando a nota não sai na baixa: o aviso
Quando a baixa automática de uma fatura não consegue emitir a nota fiscal por falta de dado que você pode corrigir, o sistema avisa no sino e por e-mail. Antes, a falha ia só para o suporte da Apresenta.me, e a imobiliária descobria a nota faltando depois.
- O aviso chega quando falta dado do cliente (rua, bairro, CPF) ou quando existe uma nota avulsa do mesmo cliente e valor sem vínculo. O texto é "A baixa da Fatura #N não emitiu a nota fiscal", com o motivo e a orientação "Corrija o que falta e emita a nota pela fatura."
- O aviso tem o link da fatura e chega uma vez por fatura.
- Recebe quem tem a permissão de gerar notas fiscais (Notas Fiscais > Geração de RPS).
- Falha do sistema ou da prefeitura continua indo para o suporte da Apresenta.me.
- Para ligar ou desligar o aviso, use a linha Nota fiscal não emitida em Minha Conta > Notificações, no sistema, no e-mail ou nos dois.
Perguntas frequentes
➜ Mudei o padrão e um contrato continuou sem nota. Abra o contrato e confira se "Nota Fiscal de Serviço" está em "Usar padrão da Empresa".
➜ A nota foi gerada, mas não foi para a Prefeitura. O gatilho escolhido é "sem converter na prefeitura", ou a conversão foi barrada. Veja o histórico da nota e, se a mensagem falar em IBS/CBS, Nota barrada por falta de IBS/CBS: como corrigir.
➜ O cliente recebe a nota por e-mail? Sim, se a opção "Enviar E-mail" estiver ligada na aba Nota Fiscal: a nota vai assim que a Prefeitura converte.
➜ Recebi o aviso "A baixa da Fatura #N não emitiu a nota fiscal". O que faço? Abra a fatura pelo link do aviso, corrija o dado do cliente indicado no motivo e emita a nota pela própria fatura.
➜ Não recebo o aviso. Ele vai para quem tem a permissão de gerar notas fiscais e não desligou a preferência "Nota fiscal não emitida". Peça ao responsável pelo seu acesso.
➜ O motivo fala de outra nota do mesmo valor. Já existe uma nota avulsa do mesmo cliente e valor. Se ela cobre este pagamento, vincule-a à fatura; se não, emita pela fatura.