Régua de Cobrança
A Régua de Cobrança é o sistema de automação que envia avisos e cobranças para seus clientes automaticamente, de acordo com regras definidas pela imobiliária. Com ela, você configura exatamente quando e como o sistema envia lembretes de vencimento, cobranças em dia ou notificações de atraso, sem precisar fazer nada manualmente.
Cada regra representa um evento de envio. Você define o momento (X dias antes, no dia ou X dias depois do vencimento), para quais faturas (por método de cobrança ou apenas registradas no banco/Pix), como enviar (e-mail, WhatsApp Business ou Apre.Chat) e o que enviar (modelo de mensagem, com ou sem PDF do boleto em anexo).
O sistema executa todas as regras configuradas diariamente às 9h da manhã, verificando cada fatura e enviando os avisos que se encaixam nos critérios automaticamente.
Rotina: Financeiro > Configurações > Régua de Cobrança
1. Navegando até o módulo
Para acessar a Régua de Cobrança, use o campo de busca no menu lateral, digite o nome do módulo e clique no item que aparecer. Você também pode navegar por Financeiro > Configurações > Régua de Cobrança.
O sistema envia os avisos programados todos os dias a partir das 9 horas da manhã.
2. Como funciona
Na tela principal, você encontra o botão de ativação geral e a lista de regras cadastradas. Cada regra aparece numerada na ordem em que será executada, com todos os seus campos configurados.
O fluxo de uso é simples: ative a régua, cadastre as regras e o sistema cuida do restante. As regras podem ser reordenadas arrastando pelo ícone de ordenação em cada linha.
Você pode ter várias regras ativas ao mesmo tempo. Uma boa configuração é ter pelo menos três: uma para lembrar alguns dias antes do vencimento, outra no dia e outra para cobrar depois do atraso. Todas são executadas de forma independente.
3. Ativando a régua de cobrança
No topo da tela, o botão Ativar Régua de Cobrança liga ou desliga o envio automático de todas as regras de uma vez. Quando desativado, o botão de adicionar novas regras fica oculto.
| Estado | O que acontece |
|---|---|
| Ativado | O sistema envia os avisos diariamente conforme as regras cadastradas. |
| Desativado | Nenhuma cobrança é enviada, mas todas as regras ficam salvas e podem ser reativadas a qualquer momento. |
Desativar a régua suspende todas as regras ao mesmo tempo. Se quiser pausar apenas uma regra específica, use o botão de ativar/desativar individual em cada linha da listagem.
4. Adicionando uma nova regra
Com a régua ativada, clique em + Adicionar nova regra para criar um novo evento de cobrança. Uma nova linha de campos é adicionada à listagem para você preencher. Por padrão, a nova regra já vem configurada com: envio por e-mail, ação "Antes do Vencimento" e o campo "Registrado" ativado.
Você pode adicionar quantas regras quiser. Uma boa estratégia é ter pelo menos três: uma antes do vencimento, uma no dia e uma depois, cobrindo todo o ciclo de cobrança sem precisar de nenhuma ação manual.
5. Configurando os campos da regra
Cada regra possui dois grupos de campos: o timing (quando enviar e para quais faturas) e a configuração de envio (como e o que enviar).
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Dias | Quantidade de dias em relação ao vencimento. Exemplo: 3 significa 3 dias antes ou depois, dependendo da ação. Este campo fica desativado quando a ação for "No dia do Vencimento". | Sim |
| Ação desejada | Define quando a regra dispara: Antes do Vencimento (aviso antecipado), No dia do Vencimento (cobrança no prazo) ou Depois do Vencimento (cobrança em atraso). | Sim |
| Método de cobrança | Filtra quais faturas receberão o aviso pelo método de cobrança configurado (ex: ApBank, Pix). Pode selecionar múltiplos. Deixe em branco para aplicar a todas as faturas. | Não |
| Registrado | Quando ativado, envia apenas para faturas com boleto registrado no banco ou com método de cobrança Pix. Evita enviar cobranças de boletos ainda não registrados, o que causaria confusão ao cliente que tenta pagar e não consegue. Ativado por padrão em novas regras. | Não |
| Método de envio | Canal de envio da mensagem: E-mail, WhatsApp Business ou Apre.Chat (disponível apenas se o plano incluir). | Sim |
| Modelo de e-mail | Disponível apenas no método "E-mail". Selecione o modelo HTML do aviso. Modelos com cadeado são padrão do sistema e não podem ser editados. | Sim (se e-mail) |
| Modelo do Apre.Chat | Disponível apenas no método "Apre.Chat". Selecione o modelo de mensagem para envio do aviso. | Sim (se Apre.Chat) |
| Anexar o boleto na mensagem | Disponível para e-mail e Apre.Chat. Quando ativado, o PDF do boleto é enviado como anexo junto com o aviso. | Não |
Para enviar por WhatsApp Business, o número do cliente precisa estar cadastrado e a integração deve estar ativa. Para e-mail, o endereço precisa estar no cadastro do cliente. Apenas faturas registradas no banco ou com Pix serão enviadas quando o campo "Registrado" estiver ativado.
6. Salvando e gerenciando as regras
Após configurar as regras, clique em Gravar Informações para salvar. Cada regra salva na listagem oferece três ações e pode ser reordenada pelo ícone de ordenação.
| Ação | Para que serve |
|---|---|
| Botão de ativar/desativar | Pausa ou reativa uma regra específica sem afetar as demais. Quando desativada, a regra fica salva mas não envia cobranças. |
| Duplicar | Cria uma cópia da regra com os mesmos campos. Economiza tempo para criar variações parecidas, como a mesma regra para e-mail e WhatsApp. |
| Remover | Exclui a regra após confirmação. |
| Reordenar | Arraste pelo ícone de ordenação para mudar a posição da regra na listagem. A ordem não afeta o disparo (todas as regras que se encaixam são executadas), mas ajuda na organização visual. |
Clique em Gravar Informações sempre que fizer alterações. Mudanças não salvas são perdidas ao sair da tela.
7. Perguntas frequentes
A régua envia cobrança para faturas já pagas?
Não. O sistema verifica o estado de cada fatura antes de enviar. Faturas liquidadas são ignoradas automaticamente.
Posso ter regras ativas e inativas ao mesmo tempo?
Sim. Cada regra tem um botão de ativar/desativar individual. Você pode deixar algumas ativas e outras pausadas dentro da mesma régua.
O que acontece se o cliente não tiver e-mail ou WhatsApp cadastrado?
O aviso não é enviado para aquele cliente específico. O sistema pula e segue para o próximo sem gerar erro. Por isso é importante manter os dados de contato atualizados no cadastro.
Posso usar a régua para contratos de venda e de locação ao mesmo tempo?
Sim. A régua atua sobre todas as faturas do sistema, independente do tipo de contrato. Use o campo Método de Cobrança para filtrar por tipo de fatura se precisar de regras específicas.
O campo "Registrado" vem ativado por padrão em novas regras?
Sim. Ao adicionar uma nova regra, o campo "Registrado" já vem ativado para evitar o envio de cobranças de boletos ainda não registrados no banco. Desative apenas se quiser enviar para todos independente do status de registro.
O horário de envio pode ser alterado?
Não. O sistema processa as cobranças diariamente às 9h da manhã e esse horário não pode ser configurado.