Régua de Cobrança
A Régua de Cobrança é o sistema de automação que envia avisos e cobranças para seus clientes automaticamente, de acordo com regras definidas pela imobiliária. Com ela, você configura exatamente quando e como o sistema envia lembretes de vencimento, cobranças em dia ou notificações de atraso, sem precisar fazer nada manualmente.
Cada regra representa um evento de envio. Você define o momento (X dias antes, no dia ou X dias depois do vencimento), para quais faturas (por método de cobrança ou apenas registradas), como enviar (e-mail, WhatsApp Business ou Apre.Chat) e o que enviar (modelo de mensagem, com ou sem PDF do boleto).
O sistema executa todas as regras configuradas diariamente às 9h da manhã, verificando cada fatura e enviando os avisos que se encaixam nos critérios automaticamente.
Rotina: Financeiro > Configurações > Régua de Cobrança
1. Navegando até o módulo
Para acessar a Régua de Cobrança, clique em Financeiro no menu lateral, depois em Configurações e selecione Régua de Cobrança. Você também pode usar o campo de busca do menu para encontrar o módulo rapidamente.
O sistema envia os avisos programados todos os dias a partir das 9 horas da manhã.
2. Como funciona
Na tela principal, você vê todas as regras cadastradas e o botão de ativação. Cada regra exibe os campos configurados: dias, ação desejada, método de cobrança, se é registrado e o canal de envio.
O fluxo é simples: ative a régua, cadastre as regras e o sistema cuida do restante. A partir do dia seguinte à ativação, as cobranças são enviadas automaticamente conforme os critérios de cada regra.
Você pode ter várias regras ativas ao mesmo tempo. Uma boa configuração é ter pelo menos três: uma para lembrar alguns dias antes do vencimento, outra no dia e outra para cobrar depois do atraso. Todas são executadas de forma independente.
3. Ativando a régua de cobrança
No topo da tela, você encontra o botão Ativar Régua de Cobrança. Ele liga ou desliga o envio automático de todas as regras de uma vez.
| Estado | O que acontece |
|---|---|
| Ativado | O sistema envia os avisos diariamente conforme as regras cadastradas. |
| Desativado | Nenhuma cobrança é enviada, mas todas as regras ficam salvas e podem ser reativadas a qualquer momento. |
Desativar a régua suspende todas as regras ao mesmo tempo. Se quiser pausar apenas uma regra específica, use o botão de ativar/desativar individual de cada regra na listagem.
4. Adicionando uma nova regra
Com a régua ativada, clique em + Adicionar nova regra para criar um novo evento de cobrança. Uma nova linha de campos é adicionada à listagem para você preencher.
Você pode adicionar quantas regras quiser. Uma boa estratégia é ter pelo menos três: uma antes do vencimento, uma no dia e uma depois, cobrindo todo o ciclo de cobrança sem precisar de nenhuma ação manual.
5. Configurando os campos da regra
Cada regra possui os seguintes campos:
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Dias | Quantidade de dias em relação ao vencimento. Exemplo: 3 significa 3 dias antes ou depois, dependendo da ação escolhida. Não disponível quando a ação for "No dia do Vencimento". | Sim |
| Ação desejada | Define quando a regra dispara. Três opções: Antes do Vencimento (aviso antecipado), No dia do Vencimento (cobrança no prazo) ou Depois do Vencimento (cobrança em atraso). | Sim |
| Método de cobrança | Filtra quais faturas receberão o aviso com base no método de cobrança configurado. Pode selecionar múltiplos. Deixe em branco para aplicar a todos. | Não |
| Registrado | Quando ativado, envia apenas para faturas com boleto registrado no banco ou com método de cobrança Pix. Evita enviar cobranças de boletos ainda não registrados, o que causaria confusão ao cliente que tenta pagar e não consegue. | Não |
| Método de envio | Canal pelo qual a mensagem será enviada ao cliente. Opções: WhatsApp Business, E-mail ou Apre.Chat. | Sim |
| Modelo de e-mail | Disponível apenas no método "E-mail". Selecione o modelo HTML do aviso. O cadeado indica modelos padrão do sistema que não podem ser editados. | Sim (se e-mail) |
| Anexar o boleto na mensagem | Disponível para e-mail. Quando ativado, o PDF do boleto é enviado como anexo junto com o aviso. | Não |
Para enviar por WhatsApp, o número do cliente precisa estar cadastrado e o WhatsApp Business deve estar integrado ao sistema. Para e-mail, o endereço precisa estar no cadastro do cliente.
6. Salvando e gerenciando as regras
Após configurar todas as regras, clique em Gravar Informações para salvar. Cada regra salva aparece na listagem com um botão de ativar/desativar individual, um botão de copiar (para duplicar a regra com os mesmos campos) e um botão de excluir.
| Ação | Para que serve |
|---|---|
| Botão de ativar/desativar | Ativa ou pausa uma regra específica sem afetar as demais. Útil para testar ou ajustar sem desativar toda a régua. |
| Copiar | Duplica a regra com os mesmos campos. Economiza tempo quando você precisa criar variações parecidas, como a mesma regra para e-mail e WhatsApp. |
| Excluir | Remove a regra permanentemente. |
Ao excluir uma regra, a ação é imediata e irreversível. Não há confirmação antes de remover. Clique em Gravar Informações sempre que fizer alterações, pois mudanças não salvas são perdidas ao sair da tela.
7. Perguntas frequentes
A régua envia cobrança para faturas já pagas?
Não. O sistema verifica o estado de cada fatura antes de enviar. Faturas liquidadas são ignoradas automaticamente.
Posso ter regras ativas e inativas ao mesmo tempo?
Sim. Cada regra tem um botão de ativar/desativar individual. Você pode deixar algumas ativas e outras pausadas dentro da mesma régua.
O que acontece se o cliente não tiver e-mail ou WhatsApp cadastrado?
O aviso não é enviado para aquele cliente específico. O sistema pula e segue para o próximo. Nenhum erro é gerado, por isso é importante manter os dados de contato atualizados no cadastro.
Posso usar a régua para contratos de venda e de locação ao mesmo tempo?
Sim. A régua atua sobre todas as faturas do sistema, independente do tipo de contrato. Use o campo Método de Cobrança para filtrar por tipo de fatura se precisar de regras específicas.
O horário de envio pode ser alterado?
Não. O sistema processa as cobranças diariamente às 9h da manhã e esse horário não pode ser configurado.