Régua de Cobrança
A Régua de Cobrança é o módulo que automatiza o envio de avisos de cobrança aos seus clientes. Com ela, você configura uma sequência de lembretes que o sistema dispara automaticamente — antes do vencimento, no dia do vencimento e após o vencimento — sem precisar enviar nada manualmente.
Cada regra define: quantos dias antes ou depois do vencimento o aviso deve ser enviado, qual o método de envio (WhatsApp Business, E-mail ou Apre.Chat), qual o template da mensagem e se o boleto deve ser anexado. As regras podem ser reordenadas por arrastar e soltar.
⏰ Horário de disparo: O sistema processa e envia os avisos todos os dias a partir das 9h da manhã.
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Como funciona
Quando a Régua de Cobrança está ativada, o sistema verifica diariamente as faturas pendentes e cruza com as regras configuradas. Para cada fatura que se encaixa em uma regra (pelo critério de dias antes/no dia/depois do vencimento), o sistema envia o aviso automaticamente pelo canal escolhido.
Você pode ter quantas regras quiser. Por exemplo: enviar um WhatsApp 7 dias antes, outro 3 dias antes, outro no dia do vencimento, e um e-mail 3 dias depois do vencimento. Cada regra é independente e pode ser ativada ou desativada individualmente sem precisar excluir.
💡 Dica: Combine diferentes métodos de envio na mesma régua. Um WhatsApp chama atenção rapidamente; o e-mail serve como registro formal. Use os dois para maximizar o alcance.
1. Tela de configuração
A tela mostra o toggle de ativação no topo e, abaixo, todas as regras configuradas em ordem de execução. Cada regra é representada por um bloco com número de ordem, campos de configuração e botões de ação.
Elemento | O que faz |
|---|---|
Toggle Ativar Régua de Cobrança | Liga ou desliga a régua inteira. Quando desativada, nenhum aviso automático é enviado, mas as regras ficam salvas para quando você reativar. |
Botão Adicionar nova regra | Cria um novo bloco de regra no final da lista, com configurações padrão prontas para editar. |
Número de ordem (1º, 2º...) | Indica a posição da regra na sequência. Arrastar o ícone de arrastar (☰) ao lado do número reordena as regras. |
Ícone de arrastar (☰) | Segure e arraste para reposicionar a regra na lista e alterar a ordem de disparo. |
Botão Duplicar | Cria uma cópia idêntica da regra logo abaixo. Útil para criar variações sem reconfigurar do zero. |
Botão Remover | Exclui a regra permanentemente (pede confirmação antes). |
Toggle de ativação da regra | Liga ou desliga uma regra específica sem excluir. Útil para pausar temporariamente um lembrete específico. |
Botão Gravar Informações | Salva todas as alterações feitas nas regras. Não esqueça de clicar aqui após qualquer mudança. |
2. Campos de cada regra
Cada bloco de regra possui os seguintes campos de configuração:
Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
Dias | Quantidade de dias antes ou depois do vencimento para disparar o aviso. Exemplo: "3" com ação "Antes do Vencimento" significa que o aviso será enviado 3 dias antes da data de vencimento da fatura. Para a ação "No dia do Vencimento", este campo é desativado (sempre 0). | Sim |
Ação desejada | Define o momento de disparo em relação ao vencimento: 🟢 Antes do Vencimento — lembrete preventivo, enquanto o cliente ainda pode pagar em dia. 🟡 No dia do Vencimento — aviso no próprio dia de vencimento. 🔴 Depois do Vencimento — cobrança pós-vencimento para inadimplentes. | Sim |
Método de Cobrança | Filtra quais faturas serão afetadas por esta regra, de acordo com o método de cobrança configurado na fatura (ex: Boleto, Pix, ApBank). Deixe vazio para aplicar a todos os métodos. | Não |
Registrado | Quando ativado, o aviso só é enviado para faturas que estão registradas no banco ou que utilizam método de cobrança Pix. Útil para garantir que o boleto já existe antes de cobrar. | Não |
Método de envio | Canal pelo qual o aviso será enviado: — envia para o e-mail cadastrado na fatura/pessoa. 📱 WhatsApp Business — envia mensagem via integração WhatsApp Business. 💬 Apre.Chat — envia via Apre.Chat (disponível apenas para clientes com o plano Apre.Chat ativo). | Sim |
Template de E-mail | Visível apenas quando o método de envio é E-mail. Selecione o modelo de e-mail previamente cadastrado em Documentos para usar como aviso de fatura. Se não selecionar, o sistema usa o template padrão. | Não |
Template do Apre.Chat | Visível apenas quando o método de envio é Apre.Chat. Selecione o modelo de mensagem para o aviso. | Não |
🔗 Anexar o Boleto na mensagem | Disponível para envios por E-mail e Apre.Chat. Quando ativado, o PDF do boleto/fatura é anexado automaticamente à mensagem enviada ao cliente. | Não |
3. Tipos de ação por momento de vencimento
Ação | Quando dispara | Uso recomendado |
|---|---|---|
🟢 Antes do Vencimento | X dias antes da data de vencimento da fatura | Lembretes preventivos: "Sua fatura vence em 3 dias". Ideal para reduzir inadimplência antes que ela aconteça. |
🟡 No dia do Vencimento | No próprio dia de vencimento da fatura | Aviso de urgência: "Sua fatura vence hoje". Alto índice de abertura e pagamento imediato. |
🔴 Depois do Vencimento | X dias após a data de vencimento | Cobrança de inadimplentes: "Sua fatura está X dias em atraso". Use com cautela para não prejudicar a relação com o cliente. |
4. Métodos de envio
Método | Como funciona | Requisitos |
|---|---|---|
Envia um e-mail para o endereço cadastrado na pessoa vinculada à fatura. É possível escolher um template personalizado e anexar o PDF do boleto. | Pessoa deve ter e-mail cadastrado no sistema | |
📱 WhatsApp Business | Envia mensagem via integração WhatsApp Business configurada na imobiliária. Alta taxa de abertura e resposta rápida. | Integração WhatsApp Business ativa e configurada |
💬 Apre.Chat | Envia via Apre.Chat, o módulo de atendimento integrado. Permite escolher template, conexão e departamento de envio. | Plano Apre.Chat ativo |
5. Exemplo de régua completa
Abaixo um exemplo de configuração de régua eficiente para locação residencial:
Regra | Dias | Ação | Método | Boleto Anexo |
|---|---|---|---|---|
1ª | 7 | 🟢 Antes | WhatsApp Business | Não |
2ª | 3 | 🟢 Antes | WhatsApp Business | Não |
3ª | 1 | 🟢 Antes | Sim | |
4ª | 0 | 🟡 No dia | WhatsApp Business | Não |
5ª | 3 | 🔴 Depois | Sim | |
6ª | 7 | 🔴 Depois | WhatsApp Business | Não |
💡 Dica: Essa sequência cobre todo o ciclo: lembretes antes, aviso no dia e cobrança pós-vencimento — tudo automático, sem intervenção manual.
6. Onde a Régua de Cobrança atua
A Régua de Cobrança atua sobre as faturas do módulo Financeiro (Contas a Pagar e Receber). Ela não atua sobre boletos avulsos gerados fora do sistema nem sobre faturas já pagas ou canceladas.
Para que uma fatura seja incluída nos disparos:
- A fatura deve estar com status Pendente ou Vencida
- A fatura deve ter uma pessoa vinculada com o contato (e-mail ou telefone) preenchido
- Se a regra exige "Registrado", a fatura deve estar registrada no banco ou usar Pix
Perguntas Frequentes
O sistema envia aviso para todas as faturas ou posso filtrar por método de cobrança?
Você pode filtrar. Em cada regra, selecione no campo Método de Cobrança quais tipos de fatura devem receber aquele aviso. Deixe vazio para enviar para todos.
O que acontece se eu desativar uma regra individualmente?
Apenas aquela regra para de disparar. As outras continuam funcionando normalmente. A regra desativada fica salva e pode ser reativada a qualquer momento.
Posso usar WhatsApp Business e E-mail para o mesmo vencimento?
Sim. Crie duas regras com a mesma quantidade de dias e ação, mas cada uma com um método de envio diferente. As duas dispararão para o mesmo grupo de faturas.
O boleto é gerado automaticamente quando eu anexo na mensagem?
O sistema utiliza o boleto/fatura já existente no sistema. Se a fatura não tiver boleto gerado, o PDF será o da fatura em si.
Posso reordenar as regras depois de criar?
Sim. Segure o ícone de arrastar (☰) ao lado do número da regra e mova para a posição desejada. Clique em Gravar Informações para salvar a nova ordem.
Posso duplicar uma regra para criar variações?
Sim. Clique no botão Duplicar da regra que deseja copiar. Uma cópia idêntica é criada logo abaixo. Edite o que precisar e salve.
Os avisos são enviados nos fins de semana e feriados?
O sistema processa diariamente a partir das 9h, incluindo fins de semana. Se não quiser envios nos fins de semana, configure as regras para dias úteis apenas utilizando critérios de dias que evitem sábados e domingos.