Contatos

Contatos é a agenda do Apre.Chat: reúne as pessoas e os grupos do WhatsApp com quem a empresa conversa. Nesta tela você procura um contato, corrige o nome ou o e-mail, define quem cuida dele, marca tags, liga o contato a uma pessoa do Apresenta.me e começa uma conversa pelo WhatsApp.

Você não precisa cadastrar cada cliente: quando alguém escreve pela primeira vez para uma conexão da empresa, o contato é criado sozinho. Também dá para cadastrar um contato à mão, importar vários de uma vez, de uma planilha ou da agenda do celular conectado, e exportar a lista.

Rotina: Contatos

Navegação no Módulo

Clique em Contatos no menu lateral esquerdo do Apre.Chat, o ícone de telefone logo abaixo de Modelos de Mensagem. O item só aparece no menu se o seu cargo der acesso a essa tela.

A tela, chamada Listagem de Contatos, tem três partes, de cima para baixo:

Busca e filtros: o campo de busca e os filtros por número, e-mail, tags e grupos.
Botões: Buscar, limpar filtros e as ações da lista, como Adicionar, Importar e Exportar.
Lista de contatos: uma linha para cada contato, com os botões de ação à direita.

A lista de contatos

Cada linha mostra um contato. Estas são as colunas:

Coluna	O que mostra
ID	O código do contato no Apre.Chat.
Nome	A foto e o nome do contato. Embaixo do nome aparecem as tags dele, coloridas. Quando o contato chegou por um anúncio, aparece ao lado do nome um selo do Instagram ou do Facebook; passe o mouse para ler "Veio do Instagram" ou "Veio do Facebook".
Número	O número do WhatsApp, com o código do país. No exemplo, Mariana Exemplo aparece com +55 00 99990-0001. A coluna só aparece se o seu cargo permitir ver o número dos contatos.
E-mail	O e-mail do contato, quando cadastrado.
Ações	Os botões de cada contato, explicados em Ações de cada contato, mais abaixo.

Os campos customizados de contato marcados para aparecer na listagem viram colunas extras. A lista começa em ordem alfabética de nome. Clique no título de uma coluna para ordenar por ela. No rodapé, escolha quantos contatos ver por página (de 10 a 100), troque de página e veja o total. O botão Colunas, também no rodapé, abre a janela Mostrar/Esconder Colunas, onde você esconde e reordena colunas. Dê dois cliques numa linha para abrir o contato.

No celular, cada contato aparece como um cartão, com os botões de ação embaixo, e os próximos contatos carregam conforme você rola a tela.

Acima da lista ficam os botões da tela. Alguns só aparecem conforme o seu cargo:

Buscar: aplica a busca e os filtros. Ao lado, a lixeira Limpar filtros apaga a busca e os filtros e mostra a lista inteira.
Adicionar: abre a janela para cadastrar um contato à mão.
Importar: abre as opções Conexão (agenda do celular conectado) e Arquivo (planilha CSV).
Exportar: baixa a lista em um arquivo CSV.
Duplicados: mostra os contatos repetidos e permite mesclá-los.
Excluir: exclui de uma vez os contatos marcados na caixinha à esquerda de cada linha. O botão mostra quantos estão marcados, como Excluir (3). Não aparece no celular.

Busca e filtros

No campo Buscar ("Pesquisar contatos..."), digite parte do nome, do e-mail ou do número do contato. A busca não liga para acentos nem para a ordem das palavras: "costa juliana" encontra Juliana Costa. Se você digitar só números, a busca procura no número do WhatsApp e no ID do contato.

Ao lado ficam os filtros:

Número: mostra os contatos cujo número contém o que você digitou. Só aparece se o seu cargo permitir ver o número dos contatos.
E-mail: mostra os contatos cujo e-mail contém o que você digitou.
Tags: mostra os contatos que têm pelo menos uma das tags escolhidas.
Somente grupos: marque para ver só os grupos do WhatsApp.

A busca e os filtros só valem depois que você clica em Buscar ou pressiona Enter no campo de busca. O Apre.Chat guarda a última busca e os últimos filtros neste navegador: ao voltar para a tela, eles continuam aplicados. Para ver todos os contatos de novo, clique na lixeira Limpar filtros.

Se a lista não mostra um contato que você sabe que existe, confira se há filtro aplicado. Sem filtro, lembre-se de que o seu cargo pode mostrar só os contatos de que você é responsável, como explicado em Carteira de clientes, mais abaixo.

Ações de cada contato

Na coluna Ações ficam os botões do contato. Passe o mouse sobre cada um para ver o nome:

Botão	O que faz
Editar (lápis)	Abre a janela Editar contato, com os mesmos campos do cadastro. Aparece conforme o seu cargo.
WhatsApp	Abre a janela para começar uma conversa com o contato, explicada logo abaixo. Aparece para todos.
Ver Anúncios (megafone)	Abre o painel Anúncios, com os anúncios do Facebook ou do Instagram com que o contato interagiu desde que entrou na base. Cada anúncio mostra o título, a conta de anúncios, a plataforma, a data e a hora e o link Ver anúncio. Sem anúncios, aparece "Nenhum anúncio encontrado". Aparece conforme o seu cargo.
Excluir (lixeira)	Exclui o contato, depois da confirmação. Aparece conforme o seu cargo.

Iniciar uma conversa com o contato

Clique no botão WhatsApp do contato. Na janela Criar Ticket, escolha a Conexão por onde a conversa vai sair (a conexão padrão do seu usuário já vem preenchida) e, se quiser, o Setor. Clique em Iniciar Conversa. O Apre.Chat abre o atendimento desse contato na tela de Atendimentos. No exemplo, Ana Souza escolhe a conexão Geral - Padrão e o setor Atendimento Imobiliário para falar com o Carlos Pereira.

Só aparecem as conexões conectadas em que você pode abrir atendimentos. Se o contato já tem um atendimento aberto nessa conexão, o Apre.Chat abre esse atendimento em vez de criar outro. O passo a passo completo está em Como iniciar uma conversa com um contato.

Adicionar um contato

Clique em Adicionar. A janela Adicionar contato abre com estes campos. Para mudar um contato que já existe, use o botão Editar: a janela Editar contato tem os mesmos campos.

Campo	O que é	Obrigatório
Nome	O nome que aparece na lista e nos atendimentos, de 2 a 50 letras.	Sim
Número do Whatsapp	Escolha o país (+55 para o Brasil) e digite o DDD e o número. Só aparece se o seu cargo permitir ver o número dos contatos.	Sim
Email	O e-mail do contato.	Não
Pessoa Apresenta.me	A pessoa do Apresenta.me ligada a este contato. Veja Vínculo com o Apresenta.me, mais abaixo.	Não
Campos Customizados	Os campos extras que a empresa criou para contatos. A parte só aparece quando existe algum campo ativo.	Não
Tags	Uma ou mais tags de contato, separadas por grupo de tags.	Não
Acesso apenas para responsáveis	Restringe quem vê o contato. Veja Carteira de clientes.	Não
Usuários Responsáveis e Setores Responsáveis	As pessoas e os setores que cuidam do contato.	Não
Bloqueado	No rodapé da janela, à esquerda. Faz o Apre.Chat ignorar o contato. Aparece conforme o seu cargo.	Não

Clique em Adicionar (ou Salvar, na edição) para gravar. O sistema confirma com "Contato criado com sucesso!" ou "Contato atualizado com sucesso!". Na edição, a janela mostra também a Conexão Origem, a conexão pela qual o contato conversou com a empresa por último.

Ao gravar um número novo ou alterado, o Apre.Chat confere no WhatsApp, pela conexão padrão da empresa, se o número existe. Número sem WhatsApp dá o aviso "Este não é um número de Whatsapp válido.". Sem conexão padrão conectada, aparece "Nenhum WhatsApp padrão encontrado. Verifique a página de conexões.". Também não é possível ter dois contatos com o mesmo número.

Carteira de clientes: responsáveis e acesso

A parte Carteira de clientes, na janela do contato, diz quem cuida dele:

Usuários Responsáveis: escolha uma ou mais pessoas da equipe.
Setores Responsáveis: escolha um ou mais setores. Todos os usuários desses setores contam como responsáveis.
Acesso apenas para responsáveis: com a caixa marcada, só os usuários responsáveis e as pessoas dos setores responsáveis veem o contato na lista e abrem os atendimentos dele.

Por exemplo, Ana Souza marca Acesso apenas para responsáveis na Fernanda Alves e escolhe o setor Atendimento Imobiliário em Setores Responsáveis. A partir daí, quem não é desse setor nem foi escolhido como responsável deixa de ver a Fernanda Alves.

Conforme o cargo, algumas pessoas veem todos os contatos e todos os atendimentos, mesmo marcados com Acesso apenas para responsáveis. Contato sem essa caixa marcada aparece para todos que têm acesso à tela.

Tags do contato

No campo Tags, escolha uma ou mais tags de contato. Elas aparecem separadas pelo grupo de tags a que pertencem. Se a tag ainda não existe, o botão Cadastrar tag, dentro do campo, cria uma nova sem sair da janela, conforme o seu cargo. O mesmo vale para Setores Responsáveis, com o botão Cadastrar setor.

As tags aparecem embaixo do nome do contato, na lista, e podem ser usadas no filtro Tags. Quando o contato tem tags de mais de um grupo, a lista mostra o nome de cada grupo antes das tags dele. As tags de um grupo com Exibir na listagem de atendimentos desligado não aparecem na lista.

Bloquear um contato

Na janela do contato, marque Bloqueado, no rodapé, e clique em Salvar. Com o contato bloqueado:

As mensagens que ele enviar são ignoradas: não entram no Apre.Chat e não abrem atendimento.
Ninguém da equipe consegue enviar mensagem para ele. Quem tentar recebe o aviso "Não é possível enviar mensagens para um contato bloqueado.".

O bloqueio vale só dentro do Apre.Chat: o contato não fica bloqueado no WhatsApp do celular. Para desbloquear, desmarque Bloqueado e salve. O bloqueio não tem efeito em contatos de grupo.

Vínculo com o Apresenta.me

O campo Pessoa Apresenta.me liga o contato do Apre.Chat a uma pessoa cadastrada no Apresenta.me. Os novos atendimentos desse contato já nascem ligados a essa pessoa.

Escolher uma pessoa que já existe: clique no campo ("Buscar pessoa...") e digite o nome. Cada pessoa aparece com o código dela no Apresenta.me. No exemplo, Ana Souza liga o contato Mariana Exemplo à pessoa Mariana Exemplo.
Cadastrar a pessoa a partir do contato: ao editar um contato ainda sem vínculo, clique no botão Cadastrar contato como pessoa no Apresenta.me, ao lado do campo. O Apre.Chat cria a pessoa com o nome, o número e o e-mail do contato e já faz o vínculo. O sistema confirma com "Pessoa criada no Apresenta.me com sucesso!".

Clique em Salvar para gravar o vínculo. Para ligar um atendimento a uma pessoa pela tela de Atendimentos, veja Como vincular o atendimento a uma pessoa do Apresenta.me.

O campo Pessoa Apresenta.me só aparece quando o seu usuário do Apre.Chat está ligado ao Apresenta.me e o seu cargo permite editar o vínculo. Sem isso, o campo não aparece e o vínculo do contato não muda.

Importar contatos

Clique em Importar e escolha de onde vêm os contatos. O botão aparece conforme o seu cargo.

Arquivo: na janela Importar Contatos, clique em Selecionar arquivo CSV. Em Mapear Colunas, diga qual coluna da planilha corresponde a cada campo: Nome (Obrigatório), Telefone (Obrigatório), Email (Opcional) e Setores (Opcional), onde vão os nomes dos setores separados por vírgula, como "Suporte, Vendas". Se a empresa tem campos customizados, use Adicionar informação para importar também esses dados. Clique em Importar. Ao terminar, o sistema mostra quantos contatos foram importados e avisa sobre cada linha com problema.
Conexão: na janela Importar Contatos, escolha a Conexão WhatsApp (a conexão padrão do seu usuário já vem preenchida) e clique em Importar. A importação acontece em segundo plano, e o sistema avisa "Contatos estão sendo importados em segundo plano.". Ela depende da lista de contatos que o Apre.Chat tem guardada daquela conexão: se a conexão não tiver essa lista, nada é importado. Para trazer uma base de contatos com segurança, prefira a importação por planilha.

Na importação por arquivo, a planilha precisa estar em CSV, ter os nomes das colunas na primeira linha e ter até 5 MB. Escreva o telefone com o código do país e o DDD, como 5500999900002. Se o telefone de uma linha já pertence a um contato, esse contato é atualizado com o nome e o e-mail da planilha: com a coluna de e-mail sem mapear, o e-mail dele fica em branco. Na importação pela conexão, o nome de um contato que já existe só muda se ele estiver com o próprio número no lugar do nome.

Exportar a lista

Clique em Exportar para baixar o arquivo contatos, em CSV, com as colunas Nome, Número, Email e Setores e uma coluna para cada campo customizado. O arquivo respeita a busca e os filtros aplicados e traz até 10 mil contatos. O sistema confirma quantos foram exportados, por exemplo, "7 contato(s) exportado(s) com sucesso!". Se nenhum contato aparece na busca, avisa "Não há contatos para exportar".

Se o seu cargo não permite ver o número dos contatos, a coluna Número vem vazia.

Contatos duplicados

O mesmo celular pode estar cadastrado duas vezes, uma com o 9 da frente e outra sem ele. No exemplo, é o caso de Mariana Exemplo, com +55 00 99990-0001, e de Mariana E., com +55 00 9990-0001. Clique em Duplicados para ver esses casos na janela Contatos duplicados. O botão aparece conforme o seu cargo.

Cada grupo de duplicados mostra o número e os contatos, com a data de cadastro de cada um. Um deles vem marcado Será mantido e os outros, Será excluído. O sistema mantém o contato ligado a uma pessoa do Apresenta.me (marcado Vinculado ao Apresenta.me); se nenhum estiver ligado, ou se mais de um estiver, mantém o cadastrado mais recentemente. No exemplo, fica a Mariana Exemplo, que está ligada à pessoa no Apresenta.me.

Clique em Mesclar num grupo, ou em Mesclar todos, e confirme. Os atendimentos, as mensagens, as listas de transmissão, as tags, os campos customizados e os responsáveis dos contatos excluídos passam para o contato mantido. Se faltar ao contato mantido o vínculo com o Apresenta.me, o e-mail ou a foto, ele herda esses dados de um dos excluídos. A mesclagem acontece em segundo plano.

A mesclagem não pode ser desfeita. A janela só compara números do Brasil com e sem o 9 da frente, e não mostra contatos de grupo. Quando não encontra nada, aparece "Nenhum contato duplicado encontrado".

Contatos de grupos do WhatsApp

Quando chega mensagem de um grupo do WhatsApp do qual o número da empresa participa, o grupo vira um contato, com o nome do grupo. Na lista, o grupo aparece com um ícone próprio no lugar da foto, e a coluna Número mostra o código do grupo no WhatsApp. Para ver só os grupos, marque o filtro Somente grupos e clique em Buscar.

No grupo, o campo Número do Whatsapp aparece travado: o número de um grupo não pode ser mudado. Grupos também não entram na mesclagem de duplicados. Se a conexão estiver com Ignorar Grupos ligado, nas configurações da conexão, as mensagens de grupos não chegam ao Apre.Chat e o grupo não vira contato.

Excluir contatos

Para excluir um contato, clique na lixeira Excluir da linha. O sistema pergunta, em Excluir contato: "Tem certeza que deseja excluir este contato? Todos os atendimentos relacionados serão perdidos.". Confirme para excluir.

Para excluir vários, marque as caixinhas à esquerda dos contatos e clique em Excluir, acima da lista. Em Excluir contatos selecionados, o sistema mostra quantos vão ser excluídos e avisa que a ação não pode ser revertida.

Antes de excluir um contato repetido, prefira Duplicados: a mesclagem leva os atendimentos para o contato que fica, e a exclusão os perde.

Contatos criados automaticamente

Quando um número que ainda não está nos contatos manda mensagem para uma conexão da empresa, o Apre.Chat cria o contato na hora, com o nome que a pessoa usa no WhatsApp. Se o WhatsApp não informar o nome, o contato fica com o próprio número no lugar do nome. Nesse caso, o nome é trocado sozinho quando o WhatsApp passa a informá-lo. Um nome que alguém digitou nunca é trocado.

O contato criado assim tem só o nome, o número e a foto do WhatsApp, sem responsáveis. Complete os dados que faltam pelo botão Editar.

Quem vê e quem faz o quê

O que cada pessoa pode fazer em Contatos depende do cargo dela, definido pelo administrador do Apre.Chat em Cargos:

O que	Quem pode
Abrir a tela Contatos	Conforme o cargo. Sem acesso, o item não aparece no menu.
Ver os contatos	Conforme o cargo, todos os contatos da empresa. Sem essa permissão, a pessoa vê os contatos sem Acesso apenas para responsáveis e aqueles de que ela, ou um setor dela, é responsável.
Ver o número dos contatos	Conforme o cargo. Sem a permissão, a coluna e o filtro Número e o campo do número não aparecem, e o arquivo exportado sai sem os números.
Adicionar e importar	Conforme o cargo. Sem a permissão, os botões Adicionar e Importar não aparecem.
Editar	Conforme o cargo.
Ligar o contato a uma pessoa do Apresenta.me	Conforme o cargo, e só com o usuário ligado ao Apresenta.me.
Bloquear	Conforme o cargo. Sem a permissão, a caixa Bloqueado não aparece.
Excluir	Conforme o cargo.
Mesclar duplicados	Conforme o cargo. Sem a permissão, o botão Duplicados não aparece.
Ver anúncios	Conforme o cargo.
Exportar e iniciar conversa	Todos que têm acesso à tela.

Perguntas frequentes

➜ Os contatos são criados sozinhos quando alguém manda mensagem? Sim. Quando um número novo escreve para uma conexão da empresa, o Apre.Chat cria o contato com o nome que a pessoa usa no WhatsApp, ou com o número, quando o nome não vem.

➜ Posso mudar o número de um contato? Sim, pelo botão Editar, desde que o novo número tenha WhatsApp e não pertença a outro contato. Só o número de um grupo não pode ser mudado.

➜ Posso bloquear um contato? Sim, conforme o seu cargo. Edite o contato, marque Bloqueado e salve. As mensagens dele passam a ser ignoradas e ninguém consegue escrever para ele pelo Apre.Chat.

➜ O que acontece com os atendimentos quando excluo um contato? O sistema avisa, antes de excluir, que todos os atendimentos relacionados serão perdidos. Se o contato for repetido, use Duplicados, que leva os atendimentos para o contato mantido.

➜ Posso exportar toda a base de contatos? Sim. Limpe a busca e os filtros com a lixeira Limpar filtros e clique em Exportar. O arquivo traz até 10 mil contatos, dos que você pode ver.

➜ Importei uma planilha e alguns contatos não entraram. Por quê? As linhas sem nome ou sem telefone são puladas, e o sistema avisa o número de cada linha com problema. Confira se essas linhas têm conteúdo nas colunas que você mapeou.

➜ Um colega não encontra um contato que eu vejo. Por quê? O contato provavelmente está com Acesso apenas para responsáveis, e o colega não é responsável por ele nem está num setor responsável. Inclua o colega em Usuários Responsáveis ou o setor dele em Setores Responsáveis.

➜ Não vejo o botão Adicionar, Importar ou Duplicados. Por quê? O seu cargo não permite essas ações. Fale com o administrador do Apre.Chat.

Veja também: Como cadastrar um contato, Como importar contatos de uma planilha, Como exportar a lista de contatos, Como editar, bloquear ou excluir um contato, Como mesclar contatos duplicados, Como definir responsáveis e tags de um contato, Como iniciar uma conversa com um contato e Como vincular o atendimento a uma pessoa do Apresenta.me.