Como criar uma nova tarefa dentro do sistema
A tarefa representa uma atividade interna que precisa ser realizada pela equipe, como ligar para um cliente, cobrar um documento, revisar um contrato ou acompanhar alguma pendência.
Diferente de um evento da agenda, que normalmente possui horário marcado, a tarefa é organizada principalmente através de responsável e prazo, permitindo acompanhar o que precisa ser feito e quem deverá executar a atividade.
O módulo também permite controlar estágio, prioridade, checklist, tempo utilizado, participantes, observadores, subtarefas, vínculos e aprovação da conclusão.
RotinaNavegação no Módulo
[PRINT/GIF: caminho no menu até Tarefas]
Rotina: Tarefas > Tarefas
Por padrão, a tela apresenta as tarefas em aberto relacionadas ao usuário, organizadas conforme o prazo.
CriarCriando uma tarefa
[PRINT: janela de cadastro da tarefa com os campos principais]
Para criar uma tarefa, é necessário informar as principais informações da atividade que será realizada.
Campo | Descrição |
|---|---|
Título da Tarefa | Campo obrigatório que identifica o que precisa ser realizado. |
Descrição | Permite detalhar a atividade e adicionar orientações para sua execução. |
Responsável | Campo obrigatório que define quem deverá executar a tarefa. |
Prazo | Campo obrigatório que define até quando a atividade deverá ser concluída. |
Sem hora | Define que o prazo será considerado para o dia inteiro, sem um horário específico. |
Prioridade | Define o nível de prioridade da tarefa. As opções são Baixa, Normal ou Alta . |
Depois de preencher as informações necessárias, grave a tarefa para que ela fique disponível para acompanhamento e execução.
Estágio e Situação
[PRINT: campos de estágio e situação lado a lado]
O módulo utiliza Situação e Estágio para representar informações diferentes sobre o andamento da tarefa.
Campo | Descrição |
|---|---|
Situação | Indica se a tarefa está Em aberto ou Concluída . |
Estágio | Indica em qual ponto da execução a tarefa está. As opções incluem A fazer, Em execução, Aguardando revisão e Adiada . |
Uma tarefa pode permanecer em aberto por vários dias sem ter avançado do estágio A fazer. Nesse caso, a situação informa apenas que ela ainda não foi concluída, enquanto o estágio demonstra em qual fase da execução ela se encontra.
Avisos antes do prazo
[PRINT: configuração dos avisos de prazo]
Campo | Descrição |
|---|---|
Avisar antes do prazo | Permite configurar uma ou mais antecedências para notificação, variando de 5 minutos até 1 mês antes do vencimento. |
Por padrão, uma nova tarefa é criada com um aviso configurado para 1 hora antes do prazo.
⚠️ Atenção: Os avisos são enviados para o responsável e os participantes. Os observadores não recebem essas notificações. Quando a tarefa estiver configurada como Sem hora, a antecedência é calculada considerando o fim do expediente.
Participantes e observadores
[PRINT: bloco de participantes e observadores]
Além do responsável principal, outras pessoas podem ser relacionadas à tarefa.
Papel | Descrição |
|---|---|
Participantes | Podem colaborar na execução da tarefa, alterar seu estágio, marcar itens do checklist e adicionar comentários. Também recebem notificações. |
Observadores | Podem acompanhar a tarefa e adicionar comentários, mas não podem editar ou executar suas atividades. Também não recebem notificações. |
⚠️ Atenção: Um usuário relacionado somente como observador não poderá editar ou executar a tarefa, mesmo que possua permissões amplas no sistema.
Aprovação de quem criou
[PRINT: opção de aprovação pelo criador]
Campo | Descrição |
|---|---|
Aguardar aprovação de quem criou | Quando habilitado, a conclusão realizada pelo responsável não encerra imediatamente a tarefa. Ela passa para o estágio Aguardando revisão até que o criador aprove ou devolva. |
Quando o responsável conclui uma tarefa com essa opção habilitada, quem criou a atividade poderá utilizar as ações Aprovar ou Devolver.
Esse recurso pode ser utilizado quando uma atividade precisa ser conferida antes da conclusão definitiva.
Prazo travado
[PRINT: indicação de prazo travado]
Campo | Descrição |
|---|---|
Responsável pode alterar o prazo | Quando desabilitado, somente o usuário que criou a tarefa poderá modificar a data de vencimento. |
Essa configuração permite controlar quem poderá alterar o prazo definido inicialmente para a atividade.
O Checklist
[GIF: criando itens de checklist e marcando os concluídos]
O checklist permite dividir uma tarefa em atividades menores e acompanhar o andamento da execução.
Recurso | Descrição |
|---|---|
Itens | Representam as atividades que precisam ser realizadas dentro da tarefa. |
Subitens | Permitem criar níveis abaixo de um item principal. |
Responsável do item | Permite definir uma pessoa específica para determinado item do checklist. |
Progresso | Apresenta quantos itens já foram concluídos em relação ao total. |
Durante o preenchimento, Enter cria o próximo item e Tab permite transformá-lo em um subitem.
Ao marcar ou desmarcar um item já existente, a alteração é gravada imediatamente.
Controle de tempo
[PRINT: controle de tempo da tarefa]
O controle de tempo permite registrar quanto tempo foi utilizado durante a execução da atividade.
Ação | Descrição |
|---|---|
Iniciar | Inicia a contagem do tempo da tarefa. |
Pausar | Interrompe temporariamente a contagem. |
Finalizar | Encerra o controle de tempo e conclui a tarefa na mesma ação. |
Tempo planejado | Permite informar quanto tempo está previsto para a execução. |
Lançamento manual | Permite adicionar manualmente o tempo trabalhado e uma descrição da atividade realizada. |
A tela também compara o tempo utilizado com o tempo planejado.
⚠️ Atenção: Cada usuário pode possuir apenas um cronômetro ativo por vez. Ao iniciar o controle de tempo em outra tarefa, o cronômetro anterior é encerrado automaticamente. Iniciar o cronômetro também altera o estágio para Em execução.
Subtarefas e vínculos
[PRINT: subtarefas e vínculos da tarefa]
Recurso | Descrição |
|---|---|
Subtarefas | Permitem criar tarefas menores relacionadas à atividade principal. |
Vínculos | Permitem relacionar a tarefa a registros como negócio, contato, imóvel, contrato, ticket, card de fluxo, fatura ou vistoria. |
Quando uma tarefa é vinculada a um negócio, o cliente relacionado ao negócio é associado automaticamente.
Arquivos, campos personalizados e etiquetas
[PRINT: abas de arquivos, campos e etiquetas]
Recurso | Descrição |
|---|---|
Arquivos | Permite adicionar até 25 anexos por tarefa. |
Campos personalizados | Apresenta informações adicionais configuradas pela imobiliária. |
Etiquetas | Permitem organizar e localizar as tarefas através dos filtros. |
As seções do formulário também podem ser reorganizadas conforme a preferência de cada usuário.
MostrarA alistagem tarefadas na agendatarefas
[PRINT: opção de lançar a tarefa na agenda]
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⚠️ Atenção: A tarefa não é exibida automaticamente na agenda. Para que ela apareça no calendário, é necessário selecionar uma agenda no campo Mostrar na agenda.
A listagem
[PRINT: listagem de tarefas com os filtros]
As tarefas são organizadas conforme seus prazos:
Grupo | Descrição |
|---|---|
Atrasadas | Tarefas cujo prazo já foi ultrapassado. |
Hoje | Tarefas previstas para o dia atual. |
Esta semana | Tarefas com vencimento durante a semana. |
Depois | Tarefas previstas para datas posteriores. |
Sem prazo | Agrupa tarefas apresentadas sem prazo na listagem. |
Também estão disponíveis diferentes filtros:
Filtro | Descrição |
|---|---|
Situação | Permite visualizar tarefas Em aberto, Concluídas ou Todas . |
Prazo | Permite filtrar por Atrasadas, Hoje, Esta semana
Depois . |
Prioridade | Permite localizar tarefas conforme a prioridade definida. |
Estágio | Permite filtrar conforme o estágio atual da tarefa. |
Meu papel | Permite visualizar tarefas em que o usuário é Responsável, Participante ou Observador . |
Vínculo | Permite localizar tarefas vinculadas a outros registros do sistema. |
Etiqueta | Permite filtrar conforme as etiquetas relacionadas. |
Na própria listagem é possível concluir ou reabrir tarefas, controlar o cronômetro, consultar o checklist e alterar o prazo.
Alterar em massa
[PRINT: janela de alteração em massa]
Ao selecionar várias tarefas, a opção Alterar em massa permite modificar diferentes informações simultaneamente.
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Somente os campos preenchidos durante a alteração em massa serão modificados.
⚠️ Atenção: As etiquetas informadas durante a alteração em massa substituem as atuais. Elas não são adicionadas às etiquetas já existentes. Tarefas com prazo travado somente poderão ter esse prazo alterado pelo usuário que as criou.
Perguntas frequentes
➜ Qual a diferença entre estágio e situação? A Situação informa se a tarefa está aberta ou concluída, enquanto o Estágio demonstra em qual ponto da execução ela está.
➜ Concluí a tarefa e ela não encerrou. Por quê? Verifique se a opção Aguardar aprovação de quem criou está habilitada. Nesse caso, a tarefa permanece aguardando revisão até que o criador aprove sua conclusão.
➜ Sou observador e não consigo editar. É erro? Não. O observador pode acompanhar e comentar, mas não pode editar ou executar a tarefa.
➜ Por que não consigo mudar o prazo? A tarefa pode estar configurada para impedir que o responsável altere o prazo. Nesse caso, somente quem criou a tarefa poderá modificá-lo.
➜ Iniciei o cronômetro e o de outra tarefa parou. É normal? Sim. Cada usuário pode possuir apenas um cronômetro ativo por vez.
➜ A tarefa não aparece na agenda. Selecione uma agenda no campo Mostrar na agenda. Sem essa configuração, a tarefa não será exibida no calendário.
➜ Quem recebe os avisos de prazo? O responsável e os participantes recebem os avisos configurados. Os observadores não recebem essas notificações.
➜ Quem pode excluir uma tarefa? Quem criou a tarefa, o responsável ou usuários com acesso total podem realizar a exclusão. Observadores não podem excluir.