Como criar uma nova tarefa dentro do sistema

A tarefa representa umuma compromissoatividade internointerna daque precisa ser realizada pela equipe, como ligar para um cliente, cobrar um documento oudocumento, revisar um contrato.contrato ou acompanhar alguma pendência.

Diferente de um evento da agenda, que normalmente possui um horário marcado, a tarefa possuié organizada principalmente através de prazoresponsável e responsávelprazo, ajudandopermitindo acompanhar o que precisa ser feito e quem deverá executar a organizar atividades que precisam ser realizadas e acompanhadas.atividade.

O módulo também permite trabalharcontrolar comestágio, estágios,prioridade, checklist, controletempo de tempo, subtarefas,utilizado, participantes, observadores, aprovaçãosubtarefas, de conclusãovínculos e modelosaprovação queda podem gerar tarefas automaticamente.conclusão.

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Rotina

[PRINT/GIF: caminho no menu até Tarefas]

Tarefas > Tarefas

Por padrão, a tela abre apresentandoapresenta as tarefas em aberto relacionadas ao usuário, organizadas conforme o prazo.

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Criar uma tarefa

[PRINT: janela de cadastro da tarefa com os campos principais]

OPara títulocriar uma tarefa, é necessário informar as principais informações da tarefaatividade éque preenchidoserá diretamente no campo apresentado no topo do formulário.

Os principais campos são:realizada.

Campo	Descrição
Título da Tarefa	Campo obrigatório que identifica o que precisa ser realizado.
Descrição	Permite detalhar a atividade quee deveráadicionar serorientações executada.para sua execução.
Responsável	Campo obrigatório que define quem serádeverá responsávelexecutar pela execução daa tarefa.
Prazo	Campo obrigatório que define até quando a atividade deverá ser concluída.
Sem hora	Define que o prazo será considerado para o dia inteiro, sem um horário específico.
Prioridade	Define o nível de prioridade da tarefa. As opções são Baixa, Normal ou Alta .

TambémDepois existede umpreencher atalhoas parainformações marcarnecessárias, rapidamentegrave a tarefa comopara prioridadeque altaela e,fique durantedisponível apara criação,acompanhamento ée possível utilizar um modelo de tarefa como base.execução.

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Estágio e Situação

[PRINT: campos de estágio e situação lado a lado]

O módulo trabalhautiliza comSituação doise conceitos diferentesEstágio para representar informações diferentes sobre o andamento da tarefa:tarefa.

Campo	Descrição
Situação	Indica se a tarefa está Em aberto ou Concluída .
Estágio	Indica em qual ponto da execução a tarefa está. As opções incluem A fazer, Em execução, Aguardando revisão e Adiada .

Uma tarefa pode continuarpermanecer em aberto por vários dias sem ter avançado do estágio A fazer. Nesse caso, a situação indicainforma apenas que ela ainda não foi concluída, enquanto o estágio demonstra em qual fase da execução ela se encontra.

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Avisos antes do prazo

[PRINT: configuração dos avisos de prazo]

Campo	Descrição
Avisar antes do prazo	Permite configurar uma ou mais antecedências para notificação, variando de 5 minutos até 1 mês antes do vencimento.

Por padrão, todauma nova tarefa é criada com um aviso configurado para 1 hora antes do prazo.

⚠️ Atenção: Os avisos são enviados para o responsável e os participantes. Os observadores não recebem essas notificações. Quando a tarefa estiver configurada como Sem hora, a antecedência é calculada considerando o fim do expediente, e não a meia-noite.expediente.

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Participantes e observadores

[PRINT: bloco de participantes e observadores]

Além do responsável principal, outras pessoas podem ser relacionadas à tarefa com diferentes níveis de participação:tarefa.

Papel	Descrição
Participantes	Podem colaborar na execução,execução da tarefa, alterar seu estágio, marcar itens do checklist e comentar.adicionar comentários. Também recebem notificações relacionadas à tarefa.notificações.
Observadores	Podem acompanhar a tarefa e adicionar comentários, mas não podem editar nemou executar suas atividades. Também não recebem notificações.

⚠️ Atenção: OUm usuário relacionado apenassomente como observador não poderá editar ou executar a tarefa, mesmo que possua permissões amplas no sistema.

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Aprovação de quem criou

[PRINT: opção de aprovação pelo criador]

Campo	Descrição
Aguardar aprovação de quem criou	Quando habilitado, a conclusão realizada pelo responsável não encerra imediatamente a tarefa. Ela passa para o estágio Aguardando revisão até que o criador aprove ou devolva.

Quando o responsável conclui uma tarefa com essa configuraçãoopção habilitada, quem criou a atividade recebepoderá utilizar as opçõesações Aprovar eou Devolver.

Esse recurso pode ser utilizado quando auma execuçãoatividade precisa passarser por uma conferênciaconferida antes da conclusão definitiva, como em revisões de documentos, cadastros ou cobranças.definitiva.

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Prazo travado

[PRINT: indicação de prazo travado]

Campo	Descrição
Responsável pode alterar o prazo	Quando desabilitado, somente o usuário que criou a tarefa poderá modificar a data de vencimento.

Essa configuração permite impedircontrolar quequem poderá alterar o responsável altere livremente um prazo que foi definido peloinicialmente criadorpara daa tarefa.atividade.

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Checklist

[GIF: criando itens de checklist e marcando os concluídos]

O checklist permite dividir auma tarefa em atividades menores e acompanhar o progressoandamento da execução.

Cada item pode possuir subitens e um responsável próprio.

Recurso	Descrição
Itens	Representam as atividades que precisam ser concluídasrealizadas dentro da tarefa.
Subitens	Permitem criar níveis abaixo de um item principal.
Responsável do item	Permite definir uma pessoa específica para determinado item do checklist.
Progresso	Apresenta a quantidade dequantos itens já foram concluídos em relação ao total e uma barra de progresso.total.

Durante ao criação,preenchimento, Enter adicionacria o próximo item e Tab transformapermite o itemtransformá-lo em um subitem.

Ao marcar ou desmarcar um item já existente, a alteração é gravada imediatamente, sem necessidade de salvar novamente a tarefa.

O andamento do checklist também pode ser consultado diretamente pela listagem.imediatamente.

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Controle de tempo

[PRINT: controle de tempo da tarefa]

A tarefa possui umO controle de tempo parapermite acompanharregistrar quanto tempo foi utilizado durante suaa execução.execução da atividade.

Ação	Descrição
Iniciar	Inicia a contagem do tempo da tarefa.
Pausar	Interrompe temporariamente a contagem.
Finalizar	Encerra o cronômetrocontrole de tempo e conclui a tarefa na mesma ação.
Tempo planejado	Permite informar previamente quanto tempo deveráestá serprevisto utilizadopara naa atividade.execução.
Lançamento manual	Permite registraradicionar manualmente minutoso trabalhadostempo trabalhado e incluir uma descrição doda queatividade foi realizado.realizada.

A tela também apresenta uma comparação entrecompara o tempo utilizado ecom o tempo planejado.

⚠️ Atenção: ExisteCada usuário pode possuir apenas um cronômetro ativo por pessoa em todo o sistemavez. Ao iniciar o controle de tempo em umaoutra tarefa, qualquer outroo cronômetro daquele usuárioanterior é encerrado automaticamente. Iniciar o cronômetro também altera o estágio da tarefa para Em execução.

Ao concluir ou cancelar uma tarefa, qualquer cronômetro aberto relacionado a ela também é encerrado.

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Subtarefas e vínculos

[PRINT: subtarefas e vínculos da tarefa]

Recurso	Descrição
Subtarefas	Permitem criar tarefas menores relacionadas à tarefaatividade principal. Ficam disponíveis após a criação da tarefa.
Vínculos	Permitem relacionar a tarefa a registros como negócio, contato, imóvel, contrato, ticket, card de fluxo, fatura ou vistoria.

Quando uma tarefa é vinculada a um negócio, o cliente relacionado ao negócio é associado automaticamente à tarefa.automaticamente.

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Arquivos, campos personalizados e etiquetas

[PRINT: abas de arquivos, campos e etiquetas]

Recurso	Descrição
Arquivos	Permite adicionar até 25 anexos por tarefa.
Campos personalizados	Apresenta os camposinformações adicionais configuradosconfiguradas pela imobiliária.
Etiquetas	Permitem organizar e localizar as tarefas e facilitar a utilizaçãoatravés dos filtros.

As seções do formulário são apresentadas em formato de chips etambém podem ser reorganizadas pelo usuário. A ordem escolhida fica salva conforme a preferência individual.de cada usuário.

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AMostrar a tarefa na agenda é opcional

[PRINT: opção de lançar a tarefa na agenda]

Campo	Descrição
Mostrar na agenda	Permite selecionar uma agenda para que a tarefa também seja exibida no calendário com a respectiva identificação visual.calendário.

⚠️ Atenção: UmaA tarefa não apareceé exibida automaticamente nona calendário.agenda. Para que ela sejaapareça exibidano na agenda,calendário, é necessário selecionar uma agenda no campo Mostrar na agenda.

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A listagem

[PRINT: listagem de tarefas com os filtros]

As tarefas podemsão ser agrupadasorganizadas conforme oseus prazo:prazos:

Grupo	Descrição
Atrasadas	Tarefas cujo prazo já foi ultrapassado.
Hoje	Tarefas comprevistas vencimentopara noo dia atual.
Esta semana	Tarefas previstascom paravencimento durante a semana atual.semana.
Depois	Tarefas previstas para datas posteriores.
Sem prazo	Agrupamento destinado àsAgrupa tarefas apresentadas sem prazo apresentado na listagem.

OsTambém principais filtrosestão disponíveis são:diferentes filtros:

Filtro	Descrição
Situação	Permite selecionarvisualizar tarefas Em aberto, Concluídas ou Todas . A tela abre em Em aberto .
Prazo	Permite filtrar por Atrasadas, Hoje, Esta semana ou Depois .
Prioridade	Permite localizar tarefas conforme oa nívelprioridade de prioridade.definida.
Estágio	Permite filtrar conforme ao etapaestágio atual da execução.tarefa.
Meu papel	Permite visualizar tarefas em que o usuário é Responsável, Participante ou Observador . Por padrão, abre em Responsável .
Vínculo	Permite filtrarlocalizar tarefas relacionadasvinculadas a outros registros comodo negócio, pessoa, contrato, ticket, fluxo ou card.sistema.
Etiqueta	Permite localizar tarefasfiltrar conforme as etiquetas cadastradas.relacionadas.

Na própria listagem também é possível realizar ações como concluir ou reabrir uma tarefa,tarefas, controlar o cronômetro, visualizarconsultar o checklist e alterar o prazo.

Ao final da tela existe uma área de Concluídas, permitindo consultar atividades encerradas sem alterar o restante dos filtros.

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Alterar em massa

[PRINT: janela de alteração em massa]

Ao selecionar várias tarefas, a opção Alterar em massa permite modificar diferentes informações de uma única vez:simultaneamente.

Campo	Descrição
Responsável	Altera o responsável das tarefas selecionadas.
Prioridade	Altera oa nívelprioridade dedas prioridade.tarefas.
Estágio	Atualiza o estágio das tarefas.tarefas selecionadas.
Prazo	Permite alterarmodificar a data de vencimento.
Etiquetas	SubstituiAltera as etiquetas atualmente relacionadas às tarefas.

Somente os campos preenchidos durante a alteração em massa serão modificados.

⚠️ Atenção: As etiquetas informadas nadurante a alteração em massa substituem as etiquetas atuais,. emElas veznão de seremsão adicionadas às etiquetas já existentes. Tarefas com prazo travado somente terãopoderão oter esse prazo alterado por quem as criou.

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Modelos de tarefa

[PRINT: cadastro de um modelo de tarefa]

Os modelos permitem criar uma estrutura padrão para tarefas recorrentes ou que seguem sempre o mesmo processo.

Rotina: Tarefas > Modelos de tarefa

No cadastro do modelo, ficam disponíveis as seguintes configurações:

Campo	Descrição
Nome do Modelo	Define a identificação do modelo.
Descrição	Permite detalhar a finalidade do modelo.
Checklist do modelo	Define os itens que serão adicionados ao checklist quando o modelo for aplicado.
Responsável	Define quem será responsável pela tarefa. Pode ser Quem criou a tarefa, Responsável pelo negócio  ou um Usuário fixo .
Prazo em dias	Define quantos dias após a aplicação do modelo será definido o prazo da tarefa. O valor 0  representa o próprio dia.
Dias úteis	Quando habilitado, sábado e domingo não são considerados na contagem do prazo.
Hora	Define o horário relacionado ao prazo.
Prioridade	Define a prioridade padrão da tarefa.
Tempo planejado	Define previamente o tempo previsto para execução.
Avisos	Configura os avisos de prazo que serão aplicados.
Participantes	Define os participantes adicionados à tarefa.
Observadores	Define os observadores relacionados.
Etiquetas	Define as etiquetas adicionadas através do modelo.
Compartilhar com a equipe	Quando desabilitado, somente quem criou o modelo poderá visualizá-lo e utilizá-lo.
Ativo	Define se o modelo ficará disponível para utilização durante a criação de tarefas.

Ao selecionar um modelo durante o cadastro, ele preenche os campos do formulário, mas não cria automaticamente a tarefa. Informações que já tenham sido digitadas em Título e Descrição são preservadas.

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Repetição automática

[PRINT: configuração da repetição automática]

Os modelos também podem ser configurados para criar tarefas automaticamente conforme uma frequência definida.

Campo	Descrição
Repetição	Define a frequência da criação automática. As opções são Diária, Semanal, Mensal ou Anual .
A cada	Define o intervalo entre as repetições.
Dias da semana	Utilizado conforme a frequência para determinar em quais dias as tarefas serão criadas.
Dia do mês	Define o dia utilizado nas repetições mensais.
Hora	Campo obrigatório quando existe repetição configurada.
Início	Campo obrigatório que define a primeira data considerada para a repetição.
Fim	Define quando a repetição deverá terminar. Quando permanece vazio, não existe uma data final definida.
Limite de repetições	Define quantas tarefas poderão ser criadas automaticamente. Ao atingir o limite, o modelo permanece cadastrado, mas deixa de gerar novas tarefas.

As tarefas automáticas são criadas em nome do usuário que criouas o modelo.

O cadastro também apresenta informações sobre a próxima execução e quantas tarefas já foram geradas.

⚠️ Atenção: Na repetição mensal, quando o dia escolhido não existe em determinado mês, como o dia 31 em fevereiro, a tarefa é criada no último dia daquele mês.criou.

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Perguntas frequentes

➜ Qual a diferença entre estágio e situação? A Situação informa se a tarefa está aberta ou concluída, enquanto o Estágio mostrademonstra em qual ponto da execução ela se encontra.está.

➜ Concluí a tarefa e ela não encerrou. Por quê? Verifique se a opção Aguardar aprovação de quem criou está habilitada. Nesse caso, a tarefa permanece aguardando revisão até que o criador aprove asua conclusão.

➜ Sou observador e não consigo editar. É erro? Não. O observador pode acompanhar e comentar, mas não pode editar ou executar a tarefa.

➜ Por que não consigo mudar o prazo? A tarefa pode estar configurada para impedir que o responsável altere o prazo. Nesse caso, somente quem criou a tarefa poderá modificá-lo.

➜ Iniciei o cronômetro e o de outra tarefa parou. É normal? Sim. Cada usuário pode possuir apenas um cronômetro ativo por vez em todo o sistema.vez.

➜ A tarefa não aparece na agenda. Selecione uma agenda no campo Mostrar na agenda. Sem essa configuração, a tarefa não será exibida no calendário.

➜ Quem recebe os avisos de prazo? O responsável e os participantes recebem os avisos configurados. Os observadores não recebem essas notificações.

➜ Quem pode excluir uma tarefa? Quem criou a tarefa, o responsável ou usuários com acesso total podem realizar a exclusão. Observadores não podem excluir.

➜ O modelo cria a tarefa na hora? Ao selecionar um modelo durante o cadastro, ele apenas preenche o formulário. A criação automática acontece quando o modelo possui uma repetição configurada.