Como criar uma nova tarefa dentro do sistema
tarefa representa um compromisso interno da equipe, como ligar para um cliente, cobrar um documento ou revisar um contrato.
Diferente de um evento da agenda, que normalmente possui um horário marcado, a tarefa possui principalmente prazo e responsável, ajudando a organizar atividades que precisam ser realizadas e acompanhadas.
O módulo também permite trabalhar com estágios, checklist, controle de tempo, subtarefas, participantes, observadores, aprovação de conclusão e modelos que podem gerar tarefas automaticamente.
Rotina
[PRINT/GIF: caminho no menu até Tarefas]
Tarefas > Tarefas
Por padrão, a tela abre apresentando as tarefas em aberto relacionadas ao usuário, organizadas conforme o prazo.
Criar uma tarefa
[PRINT: janela de cadastro da tarefa com os campos principais]
O título da tarefa é preenchido diretamente no campo apresentado no topo do formulário.
Os principais campos são:
Campo | Descrição |
|---|---|
Título da Tarefa | Campo obrigatório que identifica o que precisa ser realizado. |
Descrição | Permite detalhar a atividade que deverá ser executada. |
Responsável | Campo obrigatório que define quem será responsável pela execução da tarefa. |
Prazo | Campo obrigatório que define até quando a atividade deverá ser concluída. |
Sem hora | Define que o prazo será considerado para o dia inteiro, sem um horário específico. |
Prioridade | Define o nível de prioridade da tarefa. As opções são Baixa, Normal ou Alta . |
Também existe um atalho para marcar rapidamente a tarefa como prioridade alta e, durante a criação, é possível utilizar um modelo de tarefa como base.
Estágio e Situação
[PRINT: campos de estágio e situação lado a lado]
O módulo trabalha com dois conceitos diferentes para representar o andamento da tarefa:
Campo | Descrição |
|---|---|
Situação | Indica se a tarefa está Em aberto ou Concluída . |
Estágio | Indica em qual ponto da execução a tarefa está. As opções incluem A fazer, Em execução, Aguardando revisão e Adiada . |
Uma tarefa pode continuar em aberto por vários dias sem ter avançado do estágio A fazer. Nesse caso, a situação indica apenas que ela ainda não foi concluída, enquanto o estágio demonstra em qual fase ela se encontra.
Avisos antes do prazo
[PRINT: configuração dos avisos de prazo]
Campo | Descrição |
|---|---|
Avisar antes do prazo | Permite configurar uma ou mais antecedências para notificação, variando de 5 minutos até 1 mês antes do vencimento. |
Por padrão, toda nova tarefa é criada com um aviso configurado para 1 hora antes do prazo.
⚠️ Atenção: Os avisos são enviados para o responsável e os participantes. Os observadores não recebem essas notificações. Quando a tarefa estiver configurada como Sem hora, a antecedência é calculada considerando o fim do expediente, e não a meia-noite.
Participantes e observadores
[PRINT: bloco de participantes e observadores]
Além do responsável principal, outras pessoas podem ser relacionadas à tarefa com diferentes níveis de participação:
Papel | Descrição |
|---|---|
Participantes | Podem colaborar na execução, alterar estágio, marcar itens do checklist e comentar. Também recebem notificações relacionadas à tarefa. |
Observadores | Podem acompanhar a tarefa e adicionar comentários, mas não podem editar nem executar atividades. Também não recebem notificações. |
⚠️ Atenção: O usuário relacionado apenas como observador não poderá editar ou executar a tarefa, mesmo que possua permissões amplas no sistema.
Aprovação de quem criou
[PRINT: opção de aprovação pelo criador]
Campo | Descrição |
|---|---|
Aguardar aprovação de quem criou | Quando habilitado, a conclusão realizada pelo responsável não encerra imediatamente a tarefa. Ela passa para o estágio Aguardando revisão até que o criador aprove ou devolva. |
Quando o responsável conclui uma tarefa com essa configuração habilitada, quem criou a atividade recebe as opções Aprovar e Devolver.
Esse recurso pode ser utilizado quando a execução precisa passar por uma conferência antes da conclusão definitiva, como em revisões de documentos, cadastros ou cobranças.
Prazo travado
[PRINT: indicação de prazo travado]
Campo | Descrição |
|---|---|
Responsável pode alterar o prazo | Quando desabilitado, somente o usuário que criou a tarefa poderá modificar a data de vencimento. |
Essa configuração permite impedir que o responsável altere livremente um prazo que foi definido pelo criador da tarefa.
Checklist
[GIF: criando itens de checklist e marcando os concluídos]
O checklist permite dividir a tarefa em atividades menores e acompanhar o progresso da execução.
Cada item pode possuir subitens e um responsável próprio.
Recurso | Descrição |
|---|---|
Itens | Representam as atividades que precisam ser concluídas dentro da tarefa. |
Subitens | Permitem criar níveis abaixo de um item principal. |
Responsável do item | Permite definir uma pessoa específica para determinado item do checklist. |
Progresso | Apresenta a quantidade de itens concluídos em relação ao total e uma barra de progresso. |
Durante a criação, Enter adiciona o próximo item e Tab transforma o item em um subitem.
Ao marcar ou desmarcar um item já existente, a alteração é gravada imediatamente, sem necessidade de salvar novamente a tarefa.
O andamento do checklist também pode ser consultado diretamente pela listagem.
Controle de tempo
[PRINT: controle de tempo da tarefa]
A tarefa possui um controle de tempo para acompanhar quanto tempo foi utilizado durante sua execução.
Ação | Descrição |
|---|---|
Iniciar | Inicia a contagem do tempo da tarefa. |
Pausar | Interrompe temporariamente a contagem. |
Finalizar | Encerra o cronômetro e conclui a tarefa na mesma ação. |
Tempo planejado | Permite informar previamente quanto tempo deverá ser utilizado na atividade. |
Lançamento manual | Permite registrar manualmente minutos trabalhados e incluir uma descrição do que foi realizado. |
A tela também apresenta uma comparação entre o tempo utilizado e o tempo planejado.
⚠️ Atenção: Existe apenas um cronômetro ativo por pessoa em todo o sistema. Ao iniciar o controle de tempo em uma tarefa, qualquer outro cronômetro daquele usuário é encerrado automaticamente. Iniciar o cronômetro também altera o estágio da tarefa para Em execução.
Ao concluir ou cancelar uma tarefa, qualquer cronômetro aberto relacionado a ela também é encerrado.
Subtarefas e vínculos
[PRINT: subtarefas e vínculos da tarefa]
Recurso | Descrição |
|---|---|
Subtarefas | Permitem criar tarefas menores relacionadas à tarefa principal. Ficam disponíveis após a criação da tarefa. |
Vínculos | Permitem relacionar a tarefa a registros como negócio, contato, imóvel, contrato, ticket, card de fluxo, fatura ou vistoria. |
Quando uma tarefa é vinculada a um negócio, o cliente relacionado ao negócio é associado automaticamente à tarefa.
Arquivos, campos personalizados e etiquetas
[PRINT: abas de arquivos, campos e etiquetas]
Recurso | Descrição |
|---|---|
Arquivos | Permite adicionar até 25 anexos por tarefa. |
Campos personalizados | Apresenta os campos adicionais configurados pela imobiliária. |
Etiquetas | Permitem organizar as tarefas e facilitar a utilização dos filtros. |
As seções do formulário são apresentadas em formato de chips e podem ser reorganizadas pelo usuário. A ordem escolhida fica salva conforme a preferência individual.
A agenda é opcional
[PRINT: opção de lançar a tarefa na agenda]
Campo | Descrição |
|---|---|
Mostrar na agenda | Permite selecionar uma agenda para que a tarefa também seja exibida no calendário com a respectiva identificação visual. |
⚠️ Atenção: Uma tarefa não aparece automaticamente no calendário. Para que ela seja exibida na agenda, é necessário selecionar uma agenda no campo Mostrar na agenda.
A listagem
[PRINT: listagem de tarefas com os filtros]
As tarefas podem ser agrupadas conforme o prazo:
Grupo | Descrição |
|---|---|
Atrasadas | Tarefas cujo prazo já foi ultrapassado. |
Hoje | Tarefas com vencimento no dia atual. |
Esta semana | Tarefas previstas para a semana atual. |
Depois | Tarefas previstas para datas posteriores. |
Sem prazo | Agrupamento destinado às tarefas sem prazo apresentado na listagem. |
Os principais filtros disponíveis são:
Filtro | Descrição |
|---|---|
Situação | Permite selecionar tarefas Em aberto, Concluídas ou Todas . A tela abre em Em aberto . |
Prazo | Permite filtrar por Atrasadas, Hoje, Esta semana ou Depois . |
Prioridade | Permite localizar tarefas conforme o nível de prioridade. |
Estágio | Permite filtrar conforme a etapa atual da execução. |
Meu papel | Permite visualizar tarefas em que o usuário é Responsável, Participante ou Observador . Por padrão, abre em Responsável . |
Vínculo | Permite filtrar tarefas relacionadas a registros como negócio, pessoa, contrato, ticket, fluxo ou card. |
Etiqueta | Permite localizar tarefas conforme as etiquetas cadastradas. |
Na própria listagem também é possível realizar ações como concluir ou reabrir uma tarefa, controlar o cronômetro, visualizar o checklist e alterar o prazo.
Ao final da tela existe uma área de Concluídas, permitindo consultar atividades encerradas sem alterar o restante dos filtros.
Alterar em massa
[PRINT: janela de alteração em massa]
Ao selecionar várias tarefas, a opção Alterar em massa permite modificar diferentes informações de uma única vez:
Campo | Descrição |
|---|---|
Responsável | Altera o responsável das tarefas selecionadas. |
Prioridade | Altera o nível de prioridade. |
Estágio | Atualiza o estágio das tarefas. |
Prazo | Permite alterar a data de vencimento. |
Etiquetas | Substitui as etiquetas atualmente relacionadas às tarefas. |
Somente os campos preenchidos durante a alteração em massa serão modificados.
⚠️ Atenção: As etiquetas informadas na alteração em massa substituem as etiquetas atuais, em vez de serem adicionadas às existentes. Tarefas com prazo travado somente terão o prazo alterado por quem as criou.
Modelos de tarefa
[PRINT: cadastro de um modelo de tarefa]
Os modelos permitem criar uma estrutura padrão para tarefas recorrentes ou que seguem sempre o mesmo processo.
Rotina: Tarefas > Modelos de tarefa
No cadastro do modelo, ficam disponíveis as seguintes configurações:
Campo | Descrição |
|---|---|
Nome do Modelo | Define a identificação do modelo. |
Descrição | Permite detalhar a finalidade do modelo. |
Checklist do modelo | Define os itens que serão adicionados ao checklist quando o modelo for aplicado. |
Responsável | Define quem será responsável pela tarefa. Pode ser Quem criou a tarefa, Responsável pelo negócio ou um Usuário fixo . |
Prazo em dias | Define quantos dias após a aplicação do modelo será definido o prazo da tarefa. O valor 0 representa o próprio dia. |
Dias úteis | Quando habilitado, sábado e domingo não são considerados na contagem do prazo. |
Hora | Define o horário relacionado ao prazo. |
Prioridade | Define a prioridade padrão da tarefa. |
Tempo planejado | Define previamente o tempo previsto para execução. |
Avisos | Configura os avisos de prazo que serão aplicados. |
Participantes | Define os participantes adicionados à tarefa. |
Observadores | Define os observadores relacionados. |
Etiquetas | Define as etiquetas adicionadas através do modelo. |
Compartilhar com a equipe | Quando desabilitado, somente quem criou o modelo poderá visualizá-lo e utilizá-lo. |
Ativo | Define se o modelo ficará disponível para utilização durante a criação de tarefas. |
Ao selecionar um modelo durante o cadastro, ele preenche os campos do formulário, mas não cria automaticamente a tarefa. Informações que já tenham sido digitadas em Título e Descrição são preservadas.
Repetição automática
[PRINT: configuração da repetição automática]
Os modelos também podem ser configurados para criar tarefas automaticamente conforme uma frequência definida.
Campo | Descrição |
|---|---|
Repetição | Define a frequência da criação automática. As opções são Diária, Semanal, Mensal ou Anual . |
A cada | Define o intervalo entre as repetições. |
Dias da semana | Utilizado conforme a frequência para determinar em quais dias as tarefas serão criadas. |
Dia do mês | Define o dia utilizado nas repetições mensais. |
Hora | Campo obrigatório quando existe repetição configurada. |
Início | Campo obrigatório que define a primeira data considerada para a repetição. |
Fim | Define quando a repetição deverá terminar. Quando permanece vazio, não existe uma data final definida. |
Limite de repetições | Define quantas tarefas poderão ser criadas automaticamente. Ao atingir o limite, o modelo permanece cadastrado, mas deixa de gerar novas tarefas. |
As tarefas automáticas são criadas em nome do usuário que criou o modelo.
O cadastro também apresenta informações sobre a próxima execução e quantas tarefas já foram geradas.
⚠️ Atenção: Na repetição mensal, quando o dia escolhido não existe em determinado mês, como o dia 31 em fevereiro, a tarefa é criada no último dia daquele mês.
Perguntas frequentes
➜ Qual a diferença entre estágio e situação? A Situação informa se a tarefa está aberta ou concluída, enquanto o Estágio mostra em qual ponto da execução ela se encontra.
➜ Concluí a tarefa e ela não encerrou. Por quê? Verifique se a opção Aguardar aprovação de quem criou está habilitada. Nesse caso, a tarefa permanece aguardando revisão até que o criador aprove a conclusão.
➜ Sou observador e não consigo editar. É erro? Não. O observador pode acompanhar e comentar, mas não pode editar ou executar a tarefa.
➜ Por que não consigo mudar o prazo? A tarefa pode estar configurada para impedir que o responsável altere o prazo. Nesse caso, somente quem criou a tarefa poderá modificá-lo.
➜ Iniciei o cronômetro e o de outra tarefa parou. É normal? Sim. Cada usuário pode possuir apenas um cronômetro ativo por vez em todo o sistema.
➜ A tarefa não aparece na agenda. Selecione uma agenda no campo Mostrar na agenda. Sem essa configuração, a tarefa não será exibida no calendário.
➜ Quem recebe os avisos de prazo? O responsável e os participantes recebem os avisos configurados. Os observadores não recebem essas notificações.
➜ Quem pode excluir uma tarefa? Quem criou a tarefa, o responsável ou usuários com acesso total podem realizar a exclusão. Observadores não podem excluir.
➜ O modelo cria a tarefa na hora? Ao selecionar um modelo durante o cadastro, ele apenas preenche o formulário. A criação automática acontece quando o modelo possui uma repetição configurada.