Como criar e definir regras do rodízio de leads

O rodízio é o que garante que nenhum contato recebido fique parado esperando alguém atender. Em vez de os leads caírem em uma caixa comum, o sistema distribui cada um automaticamente para um corretor, obedecendo às regras que a imobiliária define: quem participa, que tipo de lead cada um recebe, em quais horários e o que acontece quando ninguém responde a tempo. A seguir, veja o passo a passo para montar essas regras.

1. Navegação no Módulo

[PRINT/GIF: caminho no menu até Negócios » Configurações » Configurações Gerais, abrindo a aba "Rodízio de Negócios"]

Rotina: Negócios > Configurações > Configurações Gerais > aba Rodízio de Negócios

<p class="callout warning">O rodízio depende do módulo de Rodízio de Leads no plano contratado. Sem ele, a aba exibe um aviso com a opção de saber mais e contratar.</p>

2. Ligar a distribuição automática

[PRINT: interruptor "Ativar distribuição automática dos leads para os corretores conforme as regras"]

➜ Ativar distribuição automática dos leads para os corretores conforme as regras: é a chave geral do rodízio. Com ela desligada, nenhuma regra entra em ação, mesmo que estejam cadastradas e ativas.

Ligue essa opção antes de começar a montar as regras.

3. Criar uma nova regra

[PRINT: botão "Adicionar uma nova Regra" e a lista de regras já cadastradas]

Clique em Adicionar uma nova Regra. Abre-se a janela Regra para Rodízio de Negócios, dividida em quatro blocos.

➜ Especifique o nome da regra: nome que identifica a regra na lista. O preenchimento é obrigatório. Use nomes que expliquem a finalidade, como "Locação — Centro" ou "Lançamentos".

4. Regras de Entrada de Leads — quais leads a regra pega

[PRINT: bloco "Regras de Entrada de Leads" com os campos preenchidos]

Este bloco define o filtro: só os leads que se encaixarem aqui serão distribuídos por esta regra.

➜ Leads com interesse em: Comprar, Alugar, Temporada, Permuta ou Imóveis específicos. Ao escolher Imóveis específicos, é preciso informar a lista de imóveis, e o filtro de condomínio deixa de ser exibido.

➜ Origem do contato: limita a regra aos leads vindos de determinadas origens. Em branco, aceita contatos de qualquer origem.

➜ Lead criado a partir de: somente leads cadastrados a partir da data informada entram nesta regra.

➜ Dias da semana de vigência: limita os dias em que a regra funciona. Em branco, vale todos os dias.

Quando o interesse é compra, aluguel, temporada ou permuta, ficam disponíveis os filtros do imóvel:

➜ Corretor captador, Tipo de Imóvel, Detalhes para o imóvel, Estados, Cidades, Bairros, Construtoras, Condomínio e Lançamento e Estágio da obra.

➜ Valor inicial e Valor final: faixa de preço do imóvel de interesse. O valor final não pode ser menor que o inicial.

Ainda neste bloco:

➜ Definir Data de Vigência: quando ativado, exige o início e o término do período em que a regra vale. Útil para campanhas e plantões com data marcada.

➜ Somente Lead com contato: distribui apenas os leads que já possuem telefone ou e-mail informado.

5. Regra de distribuição — para quem o lead vai

[PRINT: bloco "Regra de distribuição do Rodízio" com o campo de tipo de rodízio]

➜ Tipo de rodízio (roleta): campo obrigatório, com quatro opções:

Distribuir entre corretores — o lead gira entre os corretores da lista, um de cada vez.
Enviar para corretor específico — todos os leads da regra vão para um único corretor.
Enviar para o corretor responsável pela captação — o lead vai para quem captou o imóvel.
Enviar para o corretor responsável pelo imóvel — o lead vai para o responsável atual do imóvel.

Ao escolher Distribuir entre corretores, aparecem:

➜ Selecione os corretores: lista ordenada que define a sequência da roleta. É obrigatório informar pelo menos dois corretores.

➜ Dar preferência ao corretor captador: se o captador estiver na lista, ele tem prioridade para receber o lead.

➜ Pular para próximo corretor do rodízio caso o lead não seja aceito dentro de: define o tempo máximo que o corretor tem para interagir com o lead antes de ele passar ao próximo da fila. A recomendação do sistema é 30 minutos ou menos, para aumentar a conversão.

➜ Distribuir apenas para corretores online: o lead só é oferecido a quem estiver conectado ao sistema naquele momento.

Ao escolher Enviar para corretor específico, basta selecionar o corretor.

Ao escolher captação ou responsável pelo imóvel, define-se até quando o envio é exclusivo: Sempre, ou até o imóvel completar de 1 a 6 meses de cadastro.

Para qualquer tipo:

➜ O rodízio automático deve acontecer apenas entre as ... horas: limita a distribuição a uma faixa de horário. Desligado, o rodízio funciona das 7h à meia-noite.

6. Limite de segurança — o que fazer quando ninguém atende

[PRINT: opções de corretor de segurança e bolsão de leads]

Estas opções aparecem quando a regra de pular para o próximo corretor está ligada.

<p class="callout warning">O sistema tem um limite fixo de 15 repasses. Ao alcançá-lo sem que ninguém aceite, o lead é marcado como "Ignorado" e permanece com o último corretor. Para evitar que um lead termine assim, configure uma das duas saídas abaixo.</p>

➜ Adicionar Corretor de Segurança: define um corretor que assume a negociação quando o limite de repasses é atingido.

➜ Enviar para bolsão de leads: em vez de ficar parado, o lead é encaminhado ao bolsão, de onde pode ser puxado por quem estiver disponível.

➜ Limite de distribuição: quantos repasses automáticos são permitidos antes de acionar a saída escolhida. Aceita de 1 a 14, sempre abaixo do teto do sistema.

➜ Liberar apenas participantes da regra: disponível com o bolsão, restringe o acesso ao lead somente aos corretores que participam desta regra.

➜ Corretor de Segurança: o corretor que receberá a negociação ao atingir o limite.

7. Criação de Negócios — onde o lead vai parar

[PRINT: bloco "Criação de Negócios" com o funil e a etapa selecionados]

➜ Funil e etapa para encaminhar o lead: define em qual funil e em qual etapa o negócio será criado. O preenchimento é obrigatório.

➜ Potencial: classificação inicial da chance de fechamento — Fria, Morna, Quente ou Muito Quente.

➜ Funil e etapa para encaminhar o lead Mesclado: define para onde o negócio é movido quando ocorre uma mescla de contatos. Em branco, a etapa do negócio não é alterada.

➜ Se o lead já tiver atendimento ou já possuir um responsável, repassá-lo para o mesmo corretor: mantém a continuidade do atendimento com quem já conhece o cliente.

➜ Respeitar o atendimento ao mesmo corretor apenas se este estiver na regra: aplica a regra acima somente quando o corretor faz parte desta regra de rodízio.

8. Gravar e organizar as regras

[PRINT: rodapé da janela com o interruptor "Ativo" e o botão "Gravar"]

No rodapé da janela, ligue Ativo e clique em Gravar.

Na lista, cada regra mostra um resumo do que foi configurado — interesse, origem, tipo de distribuição, funil de atendimento, faixa de valor, participantes e filtros do imóvel. Nela também estão disponíveis:

➜ Arrastar para reordenar: a ordem importa. O sistema percorre as regras de cima para baixo e usa a primeira que combinar com o lead.

➜ Duplicar: cria uma cópia da regra para aproveitar a configuração em outro cenário.

➜ Editar, Excluir, Ativar e Desativar: manutenção da regra. Regras inativas aparecem esmaecidas na lista.

9. Perguntas frequentes

➜ Cadastrei as regras e nada é distribuído. O que verificar?

Confira se o interruptor Ativar distribuição automática está ligado, se a regra está Ativa, se o período e os dias de vigência estão válidos e se o horário atual está dentro da faixa configurada.

➜ A ordem das regras faz diferença?

Sim. O sistema usa a primeira regra que combinar com o lead. Deixe as regras mais específicas acima e as mais abrangentes abaixo.

➜ Por que um lead ficou marcado como "Ignorado"?

Porque passou pelo limite de repasses sem que nenhum corretor o aceitasse. Ele permanece com o último corretor. Para evitar isso, configure o Corretor de Segurança ou o envio ao bolsão de leads.

➜ Posso ter regras diferentes para venda e locação?

Sim. Crie uma regra para cada situação, usando o campo Leads com interesse em e os filtros de imóvel para separá-las.

➜ O corretor precisa aceitar o lead?

No modo de distribuição entre corretores, sim. Se ele não interagir dentro do tempo configurado, o lead segue para o próximo da lista.

➜ Um corretor que não tem acesso ao funil pode entrar na regra?

Não. O corretor só é aceito se tiver permissão de acesso ao funil escolhido, e o sistema avisa quando isso não acontece.