Como movimentar chaves dentro do sistema?
Toda visita começa com alguém pegando uma chave. E é justamente aí que as chaves se perdem: um corretor levou, esqueceu de devolver, ninguém sabe com quem está. A movimentação de chaves registra cada retirada e cada devolução — quem pegou, quando, com qual previsão de retorno e quando devolveu. É o que garante que a imobiliária saiba, a qualquer momento, onde está cada chave da carteira. A seguir, veja o passo a passo.
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Rotina: Imóveis > Chaves > Movimentação de Chaves
A movimentação depende do cadastro da chave. Se a chave ainda não existe, cadastre-a antes pelo botão Gerenciar Chaves, no topo da tela.
A listagem de movimentações
A tela já abre mostrando as movimentações em aberto. Cada linha traz o código, o tipo do solicitante, o status, a chave, o imóvel, o solicitante, o responsável e as datas de retirada e devolução.
Campo / Opção | Descrição |
|---|---|
Status | A situação é sempre uma de duas: Em movimentação , quando a chave está fora, ou Devolvida , quando já voltou. |
Campo de busca | Localiza movimentações por referência, solicitante ou imóvel. |
Filtros | Permitem consultar por solicitante, imóvel, corretor, previsão de retorno e situação. |
Não existe um status de "atrasada". O atraso é identificado comparando a data de hoje com a Previsão de Devolução da movimentação. Por isso, preencher essa previsão é o que dá controle real sobre as chaves fora da imobiliária.
Registrar a retirada de uma chave
Clique em Cadastrar. Na janela que se abre, comece identificando a chave:
Campo | Descrição |
|---|---|
Imóvel | Selecione o imóvel. A lista mostra apenas imóveis que possuem chave cadastrada. |
Chave | Escolha qual chave daquele imóvel está sendo retirada. O campo só é liberado depois que o imóvel for selecionado. |
Uma chave só pode ter uma movimentação em aberto por vez. Ao tentar registrar uma nova retirada de uma chave que ainda não foi devolvida, o sistema exibe o aviso de que já existe uma movimentação em aberto para aquela chave.
Dados de quem está levando a chave
Campo | Descrição |
|---|---|
Solicitante | Permite selecionar uma pessoa já cadastrada no sistema. Ao escolher, os dados são preenchidos automaticamente. |
Corretor Responsável | Corretor da imobiliária que responde por essa entrega. O preenchimento é obrigatório. |
Nome | Nome de quem está retirando a chave. O preenchimento é obrigatório. |
Telefone | Contato de quem está retirando a chave. O preenchimento é obrigatório. |
CPF/CNPJ | Documento do solicitante. |
Tipo do Solicitante | Classifica quem está levando a chave: Imobiliária, Portaria, Corretor, Proprietário, Inquilino, Cliente, Terceiros ou Outro. |
Observações | Permite registrar anotações relacionadas à entrega da chave. |
Foto do Solicitante | Permite registrar uma foto de quem está retirando, utilizando o ícone de câmera para capturar a imagem no momento da retirada. |
Há ainda o bloco Endereço do Solicitante, com os campos CEP, País, Estado, Cidade, Bairro, Logradouro, Número e Complemento, que podem ser preenchidos conforme a necessidade da imobiliária.
Datas da movimentação
Campo / Opção | Descrição |
|---|---|
Data de Retirada | Informa quando a chave saiu. O campo já vem preenchido com a data e a hora atuais e é obrigatório. |
Previsão de Devolução | Define quando a chave deverá retornar. O preenchimento é obrigatório. |
Previsão rápida | Disponibiliza atalhos para preencher a previsão com um clique: 1 dia , Hoje , Amanhã e +7 dias . |
Data de Devolução | É preenchida automaticamente quando a chave é devolvida. |
A previsão de devolução e a data de devolução precisam ser <b>posteriores</b> à data de retirada. O sistema não aceita datas anteriores.
Emitir a requisição
Com a movimentação gravada e ainda em aberto, o botão Emitir Requisição gera o documento de entrega da chave, que pode ser impresso ou enviado para assinatura de quem está retirando.
Devolver a chave
A devolução pode ser realizada de duas formas:
Opção | Descrição |
|---|---|
Pela movimentação | Abra o registro correspondente e clique em Devolver . |
Pela listagem, em lote | Marque as movimentações desejadas e clique em Devolver Chaves , no topo da tela. |
Ao devolver, o sistema marca a movimentação como Devolvida, registra a data de devolução e devolve a chave automaticamente para a Imobiliária, atualizando o local onde ela está guardada.
Na retirada o local da chave não muda sozinho — é na devolução que a chave volta para a imobiliária. E uma chave já devolvida não pode ser devolvida de novo: o sistema exibe o aviso de que a chave já foi devolvida.
Excluir uma movimentação
Marque a movimentação desejada na listagem e clique em Remover.
Não é possível excluir uma movimentação que ainda não foi devolvida. O sistema exige que a chave seja devolvida antes, para que o histórico não fique com uma chave permanentemente "fora" sem registro de retorno.
Avisos automáticos
Os responsáveis recebem aviso das chaves com devolução prevista para hoje, permitindo a cobrança antes que o prazo estoure.
Esse alerta é ativado no cadastro de cada usuário, na configuração de notificações, pelo item de movimentação de chaves.
Perguntas frequentes
➜ Por que não consigo registrar a retirada de uma chave? Provavelmente ela já está com alguém. Cada chave só aceita uma movimentação em aberto. Verifique na listagem se existe um registro em aberto para ela e faça a devolução primeiro.
➜ O imóvel não aparece na lista ao cadastrar. Por quê? A lista mostra apenas imóveis que já possuem chave cadastrada. Use o botão Gerenciar Chaves para cadastrar a chave daquele imóvel antes.
➜ Como sei quais chaves estão atrasadas? Pela Previsão de Devolução. Filtre as movimentações em aberto com previsão anterior à data de hoje. É por isso que preencher a previsão faz diferença.
➜ Preciso cadastrar o solicitante como pessoa no sistema? Não. É possível informar apenas nome e telefone. Mas ao selecionar uma pessoa já cadastrada, os dados são preenchidos automaticamente e o histórico fica vinculado ao contato.
➜ Posso devolver várias chaves de uma vez? Sim. Selecione as movimentações na listagem e use o botão Devolver Chaves.
➜ Excluir a movimentação apaga o histórico da chave? A exclusão remove aquele registro de movimentação. Por isso o sistema só permite excluir depois da devolução — para que nenhuma chave fique registrada como fora da imobiliária sem desfecho.