Como funciona a referência do imóvel
A referência é o código que a sua imobiliária usa para identificar o imóvel no dia a dia: na placa, no anúncio, na conversa com o cliente e com os programas de fora. Ela pode ser digitada no cadastro ou numerada pelo próprio sistema, num padrão como AP-0042. Esta página mostra como preencher a referência, como ligar a numeração automática e como ela aparece na busca e nos portais.
Navegação no Módulo
| Rotina | Descrição |
|---|---|
| Imóveis > Imóveis > ficha do imóvel > aba Imóvel | Preencher ou alterar a Referência de um imóvel. |
| Configurações > Imóveis > aba Referências | Ligar a referência automática e criar os prefixos por tipo de imóvel. |
| Configurações > Integrações > Exportação | Escolher o código que identifica o imóvel em cada portal. |
Código e referência
Todo imóvel tem dois identificadores:
- Código: o número que o sistema dá sozinho a cada imóvel, em sequência. Ele aparece ao lado de "Editando Imóvel", no topo da ficha, e na coluna Código da listagem, e não pode ser alterado.
- Referência: o código da sua imobiliária. Você digita o que quiser ou deixa o sistema numerar no padrão que você configurar. Ela não é obrigatória: o imóvel sem referência continua identificado pelo Código.
Como preencher a referência
- Abra a ficha do imóvel.
- Na aba Imóvel, preencha o campo Referência, ao lado do Título do Imóvel.
- Clique em Gravar.
A referência aceita até 60 caracteres. Acima disso aparece "A referência do imóvel deve ter no máximo 60 caracteres."
Cada referência só pode estar em um imóvel da sua imobiliária, mesmo que o outro imóvel esteja inativo. Se ela já estiver em uso, aparece "O valor ... informado para o campo Referência já foi usado para o registro ...", com o título do imóvel que já usa a referência e um link para abri-lo. Escolha outra referência ou, se a do outro imóvel estiver errada, corrija lá primeiro. Na conferência, letras maiúsculas e minúsculas e acentos não fazem diferença: "AP-10" e "ap-10" contam como a mesma referência.
Se o campo Referência não deixar você alterar, a sua imobiliária pode ter restringido quem altera esse campo em Configurações > Imóveis > aba Campos e Permissões. Peça a mudança a quem tem essa permissão ou ao responsável pelo seu acesso. Veja Como delimitar campos obrigatórios e permissões no cadastro de imóvel.
Como ligar a referência automática
Com a referência automática ligada, o sistema numera sozinho cada imóvel novo. Para configurar, é preciso ter permissão para editar as configurações de imóveis. Se a aba Referências não aparecer para você, peça ao responsável pelo seu acesso.
- Em Configurações > Imóveis, abra a aba Referências.
- Ligue Referência automática para o imóvel?. Logo abaixo aparece o bloco Referência do Imóvel Padrão.
- Preencha o Prefixo (por exemplo, RES-) e o Tamanho do Incremento, que é a quantidade mínima de dígitos do número (com 4, o primeiro sai RES-0001).
- Para dar um prefixo próprio a alguns tipos de imóvel, clique em Adicionar prefixo por Tipo de Imóvel, escolha os tipos, preencha o prefixo e salve a linha no botão verde ao lado dela.
- Clique em Gravar Informações para gravar a opção ligada e o padrão geral.
O passo a passo completo das regras por tipo está em Como cadastrar referências automáticas para os códigos dos imóveis.
Como a numeração é gerada
- Regra por tipo primeiro: se o tipo do imóvel está numa regra por tipo, vale o prefixo dela. Se não está, vale o padrão geral.
- Sem regra, sem referência: se o tipo não está em nenhuma regra e o Prefixo do padrão geral está em branco, o imóvel novo fica sem referência.
- Referência digitada é mantida: a numeração só entra quando o imóvel novo é gravado com a referência em branco.
- A sequência continua do maior número: o sistema procura o maior número já usado com aquele prefixo e gera o seguinte. Se alguém digitou à mão uma referência como AP-9000, o próximo imóvel sai AP-9001.
- Os imóveis antigos não são renumerados: a numeração vale para os imóveis novos e para os que tiverem o tipo trocado depois de ligada.
- Sem número repetido: o sistema reserva o número durante a gravação, então dois cadastros feitos ao mesmo tempo recebem números diferentes.
Ao salvar uma regra, o sistema confere se cada prefixo e cada tipo de imóvel estão em uma regra só. Se não estiverem, aparece um destes avisos:
- "Já existe uma regra com este prefixo para este módulo. Cada prefixo deve ser único por empresa e módulo." Escolha outro prefixo ou, para os tipos usarem a mesma numeração, coloque todos na mesma linha.
- "Um ou mais tipos de imóvel já estão associados a outra regra de referência deste módulo." Tire o tipo da outra linha antes de usá-lo nesta.
O que acontece ao trocar o tipo do imóvel
Com a referência automática ligada, trocar o tipo do imóvel gera uma referência nova no padrão do novo tipo, mesmo que a anterior tenha sido digitada à mão. Ela só é mantida quando o novo tipo tem regra própria e a referência atual já segue o padrão dessa regra: um AP-0042 continua AP-0042 se o novo tipo também usa o prefixo AP-. Quando o novo tipo usa o padrão geral, a referência é sempre trocada.
Se a referência do imóvel está em placas, anúncios ou contratos, confira a referência depois de trocar o tipo e, se precisar, devolva a anterior antes de gravar de novo.
Como duplicar, buscar e importar
Duplicar: a cópia de um imóvel nasce sem referência. Com a referência automática ligada, ela recebe o próximo número da sequência. Com a opção desligada, preencha a referência da cópia à mão.
Buscar: na listagem de Imóveis, digite a referência na busca. Para procurar vários imóveis de uma vez, escolha na busca a opção Múltiplas Referências do imóvel e digite as referências separadas por vírgula ou espaço.
Importar: na importação, o imóvel chega com a referência que veio no arquivo.
Referência nos portais
Em Configurações > Integrações > Exportação, os portais que aceitam essa escolha têm o campo Código do Imóvel, que define o que identifica cada anúncio. As opções são Código Único, Código do Imóvel e Referência. Imóvel sem o código escolhido preenchido é enviado com o Código Único.
Ao trocar o código de um portal que já está ativo, o sistema pede confirmação com o aviso: "Trocar o código do imóvel muda a identificação de todos os anúncios neste portal. O portal pode tratar os anúncios como novos e remover os atuais, com perda de histórico e destaques."
Se o portal usa a Referência, trocar a referência de um imóvel também muda a identificação dele naquele portal, e o anúncio pode ser tratado como novo.
Referência da chave
A chave do imóvel tem referência própria, com numeração automática separada, ligada em Referência automática para a chave do imóvel?, na mesma aba Referências. Veja Como cadastrar referências automáticas para chaves de imóveis.