Como cadastrar referências automáticas para chaves de imóveis
Assim como o imóvel, cada chave cadastrada possui um código de identificação próprio, usado para localizar a chave no quadro, registrar retiradas e devoluções e controlar as movimentações. O sistema pode gerar esse código automaticamente, com um padrão definido pela imobiliária e, se desejado, um código diferente para cada tipo de imóvel. A seguir, veja o passo a passo da configuração.
1. Navegação no Módulo
[PRINT/GIF: caminho no menu até Configurações » Cadastros Gerais, abrindo a aba "Imóvel"]
Rotina: Configurações > Cadastros Gerais > aba Imóvel
2. Ativar a referência automática da chave
[PRINT: bloco "Valores Padrões" com o interruptor "Referência automática para a chave do imóvel?" ativado]
No bloco Valores Padrões, ative a opção Referência automática para a chave do imóvel?. Enquanto essa opção estiver desligada, os campos de configuração não aparecem na tela.
Essa configuração é independente da referência do imóvel: é possível ativar apenas a da chave, apenas a do imóvel, ou as duas.
Ao ativar, o painel Referência da Chave do Imóvel Padrão é exibido.
3. Definir a regra geral da chave
[PRINT: painel "Referência da Chave do Imóvel Padrão" com os campos Prefixo e Tamanho do Incremento preenchidos]
Essa é a regra aplicada a todas as chaves cujo imóvel não estiver em nenhuma regra específica por tipo.
➜ Prefixo: texto fixo exibido antes do número da chave. Exemplo: informando CH-, a referência gerada ficará CH-1234. O campo pode ficar em branco quando a imobiliária preferir apenas o número.
➜ Tamanho do Incremento: quantidade mínima de dígitos do número, completada com zeros à esquerda. Informando 3, a sequência será 001, 002, 010. Quando a numeração ultrapassar esse limite, ela continua normalmente com mais dígitos.
4. Adicionar uma regra por tipo de imóvel
[PRINT: subtítulo "Referência da Chave por Tipo do Imóvel" com o botão "Adicionar prefixo por Tipo de Imóvel" destacado]
Abaixo da regra geral está o item Referência da Chave por Tipo do Imóvel, que permite um código diferente conforme o tipo do imóvel ao qual a chave pertence. Clique em Adicionar prefixo por Tipo de Imóvel para criar uma nova linha.
[PRINT: linha de configuração com os campos Tipo de Imóvel, Prefixo e Tamanho do Incremento]
Em cada linha, preencha:
➜ Tipo de Imóvel: selecione a quais tipos de imóvel essa regra se aplica. É possível selecionar mais de um tipo na mesma linha, fazendo com que todos compartilhem o mesmo código e a mesma sequência.
➜ Prefixo: texto fixo que identificará as chaves desses tipos. Exemplo: CHAP- para chaves de apartamentos.
➜ Tamanho do Incremento: quantidade mínima de dígitos do número gerado para essas chaves.
Para remover uma regra criada, utilize o botão vermelho de exclusão no final da linha.
5. Regras que precisam ser respeitadas
Para que a configuração possa ser gravada, o sistema exige:
➜ Cada prefixo deve ser único: dois prefixos iguais em linhas diferentes não são aceitos. Ao tentar gravar, o sistema informa quais prefixos estão duplicados.
➜ Cada tipo de imóvel pode estar em apenas uma regra: não é possível cadastrar o mesmo tipo em duas linhas diferentes.
➜ Toda regra precisa de ao menos um tipo selecionado: linhas com o campo Tipo de Imóvel vazio impedem a gravação.
Caso deseje que vários tipos usem o mesmo código de chave, adicione todos eles na mesma linha, em vez de criar uma linha para cada um.
6. Gravar as configurações
[PRINT: botão "Gravar Informações" ao final da tela]
Com as regras preenchidas, clique em Gravar Informações. Se alguma das condições acima não for atendida, o sistema exibirá a mensagem correspondente e a gravação não será concluída.
7. Como a regra é aplicada no dia a dia
➜ A geração acontece no cadastro da chave: ao cadastrar uma nova chave com o campo de referência em branco, o sistema preenche automaticamente com o próximo número da sequência.
➜ Referência digitada é respeitada: se o usuário informar um código manualmente, o sistema mantém o valor digitado.
➜ A regra por tipo tem prioridade: o sistema verifica o tipo do imóvel ao qual a chave pertence. Havendo uma regra para aquele tipo, o prefixo dela é utilizado. Não havendo, vale a regra geral.
➜ Cada regra tem a sua própria contagem: a numeração de um prefixo é independente da dos demais.
➜ A sequência continua de onde parou: o sistema busca o maior número já utilizado com aquele prefixo e gera o próximo.
8. Perguntas frequentes
➜ A referência da chave precisa ser igual à do imóvel?
Não. São numerações totalmente independentes, com prefixos e sequências próprios. O imóvel RES-010 pode ter a chave CH-047.
➜ Preciso ativar a referência automática do imóvel para usar a da chave?
Não. Cada uma tem o seu interruptor e pode ser usada separadamente.
➜ Ativar a opção renumera as chaves já cadastradas?
Não. As chaves existentes mantêm os códigos atuais. A numeração automática vale para as próximas chaves cadastradas.
➜ Onde a referência da chave é utilizada?
Na rotina Imóveis > Chaves, no cadastro da chave dentro do imóvel e no controle de retiradas e devoluções, servindo como identificação da chave física.
➜ Posso deixar o Prefixo em branco?
Sim. Nesse caso a referência será composta apenas pelo número, respeitando o Tamanho do Incremento informado.