Como cadastrar e gerenciar empresas/filiais no sistema
O cadastro de empresas e filiais permite que você registre e organize todas as unidades de negócio dentro do sistema. Com ele, você centraliza as informações de cada empresa ou filial em um único lugar, facilitando a gestão e o vínculo com os demados cadastros do sistema.
No dia a dia, este módulo é usado para cadastrar novas empresas, atualizar dados cadastrais de unidades já existentes e manter o histórico de filiais ativas. Qualquer cadastro que precise estar associado a uma empresa, como usuários, contratos ou relatórios, depende das informações registradas aqui.
As configurações feitas neste módulo afetam diretamente outros módulos do sistema. Por isso, mantenha os dados sempre atualizados para evitar inconsistências em outros relatórios e cadastros vinculados.
Rotina: Configurações > Empresas / Filiais
1. Navegação no módulo
Para acessar o módulo, clique em Configurações no menu principal e, em seguida, selecione Empresas / Filiais. Você será direcionado à listagem de empresas e filiais cadastradas no sistema.
2. Como funciona
Ao acessar o módulo, você encontra a listagem com todas as empresas e filiais já cadastradas. A partir desta tela, é possível visualizar os registros existentes, adicionar uma nova empresa ou filial, editar dados de um registro e gerenciar as unidades vinculadas à sua conta.
Use a listagem para identificar rapidamente se uma empresa ou filial já está cadastrada antes de criar um novo registro, evitando duplicidades.
3. Cadastrando uma nova empresa ou filial
Para cadastrar uma nova empresa ou filial, clique no botão de adição disponível na tela de listagem. Um formulário será exibido para que você preencha os dados da nova unidade. Confira abaixo os campos disponíveis e suas finalidades.
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Nome | Nome oficial da empresa ou filial. É este nome que aparece nas listas, relatórios e vínculos com outros módulos do sistema. | Sim |
| CNPJ | Número do CNPJ da empresa ou filial. Identifica unicamente cada unidade de negócio e é utilizado em documentos e relatórios gerados pelo sistema. | Sim |
| Empresa principal | Indica se o registro é uma filial vinculada a uma empresa já cadastrada. Quando preenchido, o sistema cria a hierarquia entre matriz e filial. | Não |
| Endereço | Endereço físico da empresa ou filial, incluindo logradouro, número, bairro, cidade e estado. Usado em documentos e comunicações formais. | Não |
| Telefone | Número de contato da unidade, com DDD. Aceita telefone fixo ou celular. Utilizado para identificação e contato com a unidade. | Não |
| Endereço de e-mail da empresa ou filial. Pode ser usado para comunicações e notificações relacionadas à unidade. | Não | |
| Situação | Define se a empresa ou filial está ativa ou inativa no sistema. Registros inativos não aparecem nas listas de seleção de outros módulos. | Sim |
Atenção: ao vincular um registro como filial, certifique-se de selecionar a empresa principal correta. Essa relação influencia relatórios e filtros em outros módulos do sistema.
4. Editando uma empresa ou filial existente
Para editar os dados de uma empresa ou filial já cadastrada, localize o registro na listagem e clique na opção de edição correspondente. O mesmo formulário de cadastro será exibido com os dados preenchidos, permitindo que você atualize as informações necessárias.
Mantenha os dados cadastrais sempre atualizados, especialmente o CNPJ e o endereço, para garantir que relatórios e documentos gerados pelo sistema estejam corretos.
5. Ativando ou inativando uma empresa ou filial
Você pode alterar a situação de uma empresa ou filial a qualquer momento pelo formulário de edição. Ao marcar um registro como inativo, ele deixa de aparecer nas listas de seleção dos outros módulos, mas continua armazenado no sistema para consulta histórica.
Inativar uma empresa ou filial pode impactar cadastros e fluxos de outros módulos que dependem dela. Verifique os vínculos existentes antes de realizar essa alteração.
6. Perguntas frequentes
Posso cadastrar uma filial sem antes ter cadastrado a empresa principal?
Não. Para vincular um registro como filial, a empresa principal já precisa estar cadastrada no sistema. Cadastre primeiro a matriz e, em seguida, adicione as filiais vinculadas a ela.
O que acontece com os dados vinculados a uma empresa que foi inativada?
Os dados históricos vinculados à empresa permanecem no sistema e podem ser consultados. No entanto, a empresa inativa não estará disponível para novos vínculos ou seleções em outros módulos.
É possível ter duas empresas cadastradas com o mesmo CNPJ?
Não. O CNPJ é um identificador único de cada unidade. Cada empresa ou filial deve ter seu próprio CNPJ cadastrado no sistema.
Como faço para encontrar uma empresa específica na listagem?
Utilize os recursos de busca e filtro disponíveis na tela de listagem. Você pode pesquisar pelo nome ou outros dados da empresa para localizar o registro desejado rapidamente.
Se eu editar o nome de uma empresa, os cadastros vinculados a ela são atualizados automaticamente?
Sim. Ao atualizar o nome da empresa no cadastro, todos os módulos e registros que exibem o nome dessa empresa passarão a mostrar a informação atualizada automaticamente.