Como gerar documentos avulsos no sistema?
A funcionalidade de geração de documentos avulsos permite criar documentos personalizados com base em modelos previamente cadastrados no sistema. Com ela, você pode gerar contratos, fichas, declarações e outros documentos de forma individual, sem precisar de um processo vinculado.
Ela é útil em situações pontuais, como a emissão de um documento específico para um cliente, imóvel ou negócio, sem que isso faça parte de um fluxo automatizado.
Rotina: Documentos > Gerar Documentos Avulsos
Navegação no módulo
Este GIF mostra o caminho de acesso até a rotina de geração de documentos avulsos dentro do sistema.
Como funciona
Ao acessar a rotina, você encontra a listagem de documentos já gerados. A partir daqui, é possível iniciar a geração de um novo documento avulso ou consultar os registros anteriores. Cada documento gerado fica salvo na listagem para consulta futura.
Os modelos disponíveis para geração são os mesmos configurados em Documentos > Modelos de Documentos. Caso um modelo não apareça na lista, verifique se ele está ativo e se você tem permissão de acesso a ele.
Configurações que influenciam a geração
Antes de gerar documentos avulsos, o sistema considera as configurações definidas em Configurações > Documentos. Essas configurações determinam quais modelos ficam disponíveis, quais estão desativados e quem pode utilizá-los. Entender essas opções ajuda a identificar por que certos modelos aparecem ou não na geração.
| Configuração | Descrição |
|---|---|
| Desativar documentos padrão | Permite ocultar modelos específicos da listagem de geração de documentos. Os modelos selecionados aqui não aparecerão como opção ao gerar um documento avulso. |
| Acesso às informações de pessoa | Quando ativado, permite que o documento gerado inclua dados pessoais do cadastro vinculado, como nome, CPF e endereço. |
| Trazer dados numéricos com 0 quando vazio | Quando ativado, campos numéricos sem valor preenchido serão exibidos como "0" no documento, em vez de ficarem em branco. |
| Concordar o texto com o sexo da pessoa | Quando ativado, o sistema ajusta automaticamente a concordância de gênero nos textos do documento conforme o sexo informado no cadastro da pessoa. |
| Qualificar o representante legal por inteiro | Quando ativado, os dados do representante legal são exibidos de forma completa no documento gerado. |
| Controle de acesso a modelos de documentos | Define quais usuários ou grupos podem utilizar cada modelo. Modelos que não estiverem nessas regras ficam liberados para todos os usuários. |
Atenção: documentos que não estiverem incluídos nas regras de controle de acesso ficam disponíveis para todos os usuários do sistema. Configure o controle de acesso sempre que quiser restringir o uso de um modelo específico.
Gerando um documento avulso
Para gerar um documento avulso, selecione o modelo desejado na lista suspensa e preencha as informações solicitadas. O sistema carrega automaticamente os dados disponíveis no cadastro vinculado, como dados de pessoa, imóvel ou negócio, conforme o modelo escolhido. Após preencher as informações, confirme a geração para que o documento seja criado e salvo.
Somente os modelos ativos e dentro das regras de acesso configuradas aparecerão como opção de seleção.
Acompanhamento dos documentos gerados
Após a geração, o documento aparece na listagem da rotina. A listagem permite consultar todos os documentos avulsos gerados anteriormente, possibilitando o acompanhamento e o acesso aos registros quando necessário.
Recursos complementares
O módulo de documentos conta com recursos adicionais que complementam a geração avulsa:
- Modelos de documentos: acesse em Documentos > Modelos de Documentos para criar ou editar os modelos utilizados na geração avulsa.
- Documentos em assinatura: após a geração, documentos que precisam de assinatura eletrônica podem ser acompanhados em Documentos > Documentos em Assinatura.
- Configurações de documentos: acesse em Configurações > Documentos para ajustar os valores padrão, desativar modelos ou configurar o controle de acesso.
Perguntas frequentes
Um modelo não aparece na lista ao gerar o documento. O que pode estar acontecendo?
O modelo pode estar desativado nas configurações de documentos ou pode haver uma regra de controle de acesso que impede o seu uso. Verifique em Configurações > Documentos quais modelos estão desativados e se há regras de acesso que excluem o seu usuário.
As configurações de documentos alteram os documentos já gerados?
Não. As configurações de valores padrão se aplicam apenas a novos documentos gerados após a alteração. Documentos já criados não são alterados.
O que acontece com modelos que não têm regra de controle de acesso configurada?
Modelos sem regra de controle de acesso ficam disponíveis para todos os usuários do sistema. Para restringir o uso, é necessário criar uma regra de acesso específica para esse modelo em Configurações > Documentos.
É possível gerar um documento avulso sem que os campos numéricos fiquem em branco?
Sim. Ative a opção "Trazer dados numéricos com 0 quando vazio" nas configurações de documentos. Com isso, campos numéricos sem valor preenchido exibirão "0" no documento gerado.
Como funciona o ajuste automático de gênero no documento?
Quando a opção "Concordar o texto com o sexo da pessoa" está ativada, o sistema utiliza o sexo informado no cadastro da pessoa vinculada para ajustar automaticamente palavras e expressões do documento, como artigos e adjetivos, de acordo com o gênero correspondente.