Como criar e editar os modelos de documentos
EmO publicação.módulo de modelos de documentos permite criar e gerenciar estruturas reutilizáveis para geração de documentos no sistema. Com ele, você define o conteúdo, o formato e as variáveis de cada tipo de documento, sem precisar redigir o texto do zero a cada uso.
No dia a dia, esse recurso é útil sempre que sua operação exige documentos padronizados, como contratos, propostas, termos ou declarações. Você cria o modelo uma vez e o reutiliza quantas vezes precisar, garantindo consistência e agilidade na produção de documentos.
Rotina: Documentos → Modelo de Documentos
Como funciona
Ao acessar a rotina, você encontra uma listagem com todos os modelos de documentos cadastrados no sistema. Cada linha exibe as informações principais do modelo, como nome e situação. A partir dessa tela, é possível criar novos modelos, editar modelos existentes e gerenciar os registros já cadastrados.
A tela funciona como ponto central de controle dos modelos: tudo que for criado aqui estará disponível para uso na geração de documentos em outras partes do sistema.
Mantenha os modelos organizados com nomes claros e descritivos. Isso facilita a localização quando houver muitos registros cadastrados.
Criando um novo modelo de documento
Para criar um modelo, acesse a listagem e clique no botão de criação. Um formulário será exibido para que você preencha as informações do novo modelo. Confira abaixo os campos disponíveis:
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Nome | Identificação do modelo dentro do sistema. Use um nome que deixe claro o tipo de documento, como "Contrato de Locação" ou "Proposta Comercial". |
Sim |
| Conteúdo | Corpo do documento. Aqui você redige o texto completo, podendo incluir variáveis que serão substituídas automaticamente pelas informações reais no momento da geração do documento. | Sim |
Revise o conteúdo do modelo antes de salvar. Erros de texto ou variáveis incorretas impactarão todos os documentos gerados a partir desse modelo.
Editando um modelo existente
Na listagem de modelos, localize o registro que deseja alterar e acesse a opção de edição. O mesmo formulário de criação será exibido, já preenchido com as informações atuais do modelo. Faça as alterações necessárias e salve.
Alterações em um modelo não afetam documentos que já foram gerados anteriormente. Apenas as novas gerações usarão o conteúdo atualizado.
Acompanhamento dos modelos cadastrados
A listagem principal exibe os modelos cadastrados e permite que você acompanhe o que está disponível para uso. A partir dela, você consegue identificar os modelos pelo nome e realizar as ações de gerenciamento necessárias, como editar ou excluir registros.
Caso o sistema disponha de filtros ou busca na listagem, utilize o nome do modelo para localizá-lo rapidamente entre muitos registros.
Perguntas frequentes
Posso usar o mesmo modelo para diferentes tipos de documentos?
Sim. Um modelo pode ser reutilizado quantas vezes for necessário. No entanto, é recomendável criar modelos distintos para cada tipo de documento, pois isso facilita a organização e evita confusões no momento da geração.
Ao editar um modelo, os documentos já gerados são afetados?
Não. Documentos que já foram gerados permanecem com o conteúdo original. As edições no modelo se aplicam apenas às gerações futuras.
É possível excluir um modelo de documento?
Sim, desde que ele esteja disponível na listagem. Verifique se o modelo não está em uso ativo antes de excluí-lo, para evitar interrupções em processos em andamento.
Como funcionam as variáveis dentro do conteúdo do modelo?
As variáveis são marcações inseridas no texto do modelo que o sistema substitui automaticamente pelas informações reais no momento da geração do documento, como nome do cliente, data ou valores. Consulte a lista de variáveis disponíveis no sistema para utilizar as opções corretas.