Como funciona a caução no contrato de locação?

A funcionalidade de Cauções e Garantias permite registrar e acompanhar a garantia utilizada em contratos de locação diretamente pelo sistema.

Quando a modalidade escolhida é Caução em dinheiro, o sistema permite controlar todo o ciclo financeiro da garantia: desde a definição do valor e geração da cobrança até o recebimento, guarda do dinheiro, rendimento, descontos e devolução ao inquilino no encerramento do contrato.

A caução não é considerada uma receita da imobiliária. Trata-se de um valor pertencente ao inquilino que permanece sob custódia durante o contrato e deve ser devolvido ao final, considerando os rendimentos e eventuais valores que precisem ser descontados.

1. Navegação no Módulo

A garantia pode ser acompanhada individualmente dentro do contrato ou através da visão geral das cauções da imobiliária. Para isto você vai precisar entrar diretamente dentro do contrato, quando estiver gerando o mesmo.

Rotina: Financeiro » Contratos » Contrato de Locação » Criar ou Editar um contrato existente

2 .Modalidades de garantia

Na aba de "Garantias e Seguros", você irá verificar que existem os seguintes formatos de garantia:

Caução em dinheiro;
Caução em bens ou imóvel;
Fiador;
Seguro fiança;
Título de capitalização;
Cessão fiduciária;
Sem garantia.

Somente a modalidade Caução em dinheiro possui movimentação financeira dentro da funcionalidade.

Nas demais modalidades, o sistema mantém o registro das informações da garantia, mas não gera cobrança, depósito ou extrato financeiro.

2.1 Caução em dinheiro: modalidade de garantia em que o inquilino entrega um valor em dinheiro para garantir o cumprimento das obrigações do contrato. Esse valor permanece guardado durante a locação e, quando fica sob responsabilidade da imobiliária, pode ser acompanhado pelo sistema desde a cobrança e o depósito até o rendimento e a devolução. Ao final do contrato, o saldo é devolvido ao inquilino, podendo ser descontados valores referentes a débitos ou despesas pendentes.

Quantos Aluguéis: Aqui você informa a quantidade de meses que será cobrado caução, por exemplo eu cobro 2 meses de aluguel você irá colocar a cobrança de 2 meses e o sistema irá calcular no campo "Valor da Caução" o valor referente aos 2 meses de caução.

A Lei do inquilinato permite cobrar até 3 meses de caução, porém o sistema não trava isso, você pode cobrar mais (porque as vezes pode ser negociado), porém é sempre importante verificar o que diz a Lei do Inquilinato.

Com quem fica o dinheiro: Campo aonde você vai definir com quem vai ficar o dinheiro da caução, se com a imobiliária ou com o proprietário.
Prazo para depositar: você irá definir qual o prazo máximo para receber este valor de caução.
Em qual conta: você irá definir e qual conta será depositado este valor.

2.2 Caução em bens ou imóvel: modalidade de garantia em que um bem ou imóvel é utilizado como garantia do cumprimento das obrigações do contrato. Diferente da caução em dinheiro, nesta modalidade não existe valor depositado ou mantido em custódia pela imobiliária; o sistema apenas registra as informações referentes ao bem oferecido como garantia.

Valor da garantia: informe o valor atribuído ao bem ou imóvel utilizado como garantia do contrato.
Vigência até: informe até qual data essa garantia permanecerá válida.
Bem ou matrícula do imóvel: informe qual é o bem utilizado como garantia ou, no caso de um imóvel, os dados necessários para identificá-lo, como descrição e número da matrícula. Exemplo: Apartamento 302, matrícula 45.112 do 2º RI.
Observações desta garantia: campo destinado ao registro de informações complementares sobre a garantia, como condições acordadas, características do bem ou qualquer outra observação relevante para o contrato.

Importante: nesta modalidade não existe cobrança, depósito, rendimento ou controle de saldo, pois nenhum dinheiro fica guardado pela imobiliária. O sistema mantém apenas o registro das informações da garantia.

2.3 Fiador: modalidade de garantia em que uma ou mais pessoas assumem a responsabilidade pelo cumprimento das obrigações do contrato caso o inquilino não cumpra com o que foi acordado. Nesta modalidade não existe valor de caução depositado ou mantido em custódia pela imobiliária; os fiadores responsáveis devem ser vinculados ao contrato no bloco Fiadores do Contrato.

Observações desta garantia: campo destinado ao registro de informações complementares relacionadas à garantia por fiador, como condições acordadas ou outras observações consideradas importantes para o contrato.
1ª Pessoa Fiadora: informe e selecione a pessoa que será cadastrada como primeiro fiador responsável pelo contrato. Caso a pessoa ainda não esteja cadastrada no sistema, utilize o botão + para realizar o cadastro.
2ª Pessoa Fiadora: permite vincular um segundo fiador ao contrato, quando necessário. Assim como no primeiro campo, é possível pesquisar uma pessoa já cadastrada ou utilizar o botão + para realizar um novo cadastro.

2.4 Seguro fiança: modalidade de garantia em que uma seguradora assume a cobertura das obrigações previstas na apólice caso ocorra inadimplência do inquilino. Nesta modalidade, o contrato registra as informações referentes à garantia e às apólices de seguro vinculadas, sem realizar controle de dinheiro em custódia pela imobiliária.

Valor da garantia: informe o valor coberto pelo seguro fiança utilizado como garantia do contrato.
Vigência até: informe a data até a qual o seguro fiança permanecerá válido para o contrato.
Observações desta garantia: campo destinado ao registro de informações complementares relacionadas ao seguro fiança, como condições específicas da contratação ou outras observações importantes.

Importante: as apólices e demais informações específicas do seguro devem ser cadastradas no bloco Seguro Fiança, localizado abaixo da configuração da garantia. Como esta modalidade não representa dinheiro mantido em custódia pela imobiliária, não possui depósito, conta de custódia ou extrato financeiro de caução.

2.5 Título de capitalização: modalidade de garantia em que o inquilino adquire um título que permanece vinculado ao contrato como garantia durante a locação. Ao final do contrato, o título pode ser resgatado conforme as condições estabelecidas pela instituição responsável.

Valor da garantia: informe o valor do título de capitalização utilizado como garantia do contrato.
Vigência até: informe a data até a qual o título permanecerá válido como garantia.
Número do título e seguradora: informe o número de identificação do título e a instituição responsável. Exemplo: Título 8842-1, Icatu Capitalização.
Observações desta garantia: campo destinado ao registro de informações complementares sobre o título de capitalização, como condições específicas, detalhes do resgate ou outras observações importantes relacionadas à garantia.

Importante: nesta modalidade o sistema registra as informações do título utilizado como garantia, mas não realiza controle de depósito, conta de custódia ou extrato financeiro de caução.

2.6 Cessão fiduciária de aplicação: modalidade de garantia em que uma aplicação financeira do inquilino fica vinculada ao contrato e bloqueada em favor do proprietário durante a locação. Dessa forma, o valor aplicado permanece como garantia para o cumprimento das obrigações previstas no contrato.

Valor da garantia: informe o valor da aplicação financeira que ficará vinculada ao contrato como garantia.
Vigência até: informe a data até a qual a cessão fiduciária permanecerá válida como garantia do contrato.
Aplicação e instituição: informe qual aplicação financeira está sendo utilizada como garantia e a instituição financeira responsável. Exemplo: CDB 1.204.556, Banco do Brasil.
Observações desta garantia: campo destinado ao registro de informações complementares relacionadas à cessão fiduciária, como condições acordadas, detalhes da aplicação ou outras informações importantes sobre a garantia.

Importante: nesta modalidade, o sistema registra as informações da aplicação utilizada como garantia, mas não realiza controle de depósito, conta de custódia ou extrato financeiro de caução, pois o valor permanece aplicado na instituição financeira.

Sem garantia: modalidade utilizada quando o contrato de locação não possui nenhuma garantia vinculada. Nesse caso, o contrato é registrado sem caução, fiador, seguro fiança ou qualquer outra modalidade de garantia. Essa situação pode ocorrer, por exemplo, em contratos negociados com clientes ou empresas considerados de baixo risco.

Por que este contrato não tem garantia?: informe o motivo pelo qual o contrato foi realizado sem nenhuma modalidade de garantia. Utilize este campo para registrar a justificativa ou condição acordada entre as partes.

Importante: como o contrato não possui garantia, não existe cobrança, depósito, valor em custódia, rendimento ou extrato relacionado à garantia.

3. Configurando o caução em dinheiro e adicionando as parcelas ou criando novas

Depois de fazer toda a configuração da modalidade caução em dinheiro conforme mencionado no tópico acima, você irá salvar o contrato e irá abrir a seguinte tela logo abaixo das garantias:

Esta tela já irá lhe trazer um resumo de como está a situação do caução, este resumo é visto diretamente dentro do contrato, você também pode ver o resumo deste caução em uma tela especifica do sistema em: Financeiro » Cauções e Garantias, logo você estará nesta tela (se preferir ver desta forma):

Lembrando que: clicando na opção, você irá cair diretamente dentro do contrato.

Agora que sabemos como visualizamos vamos a cobrança, você pode ou "Cobrar do Inquilino" aonde você já faz a cobrança direto dele, clicando nesta opção, já irá aparecer a seguinte tela:

Aonde você pode escolher as seguintes opções:
Como cobrar do inquilino: você pode escolher entre gerar fatura própria do caução, aonde cria no contrato uma fatura separada do aluguel, somente do caução e também "Incluir nas próximas faturas do contrato" aonde inclui automaticamente nas faturas do contrato o item de caução (somente nas próximas).
Valor a cobrar: Valor em reais que você quer gerar nesta cobrança.
Em quantas vezes: Você irá definir em quantas vezes vai cobrar o caução, se caso escolher incluir nas faturas do contrato ele vai incluir nas próximas faturas do contrato.
Vencimento da 1ª parcela: este somente aparece na opção de "Gerar Fatura própria da caução" , que aonde você vai gerar ela separada ai você pode definir um vencimento manualmente.
Item financeiro: aonde você vai definir qual item que vai adicionar nas faturas para cobrar o caução.

Após realizar a cobrança o sistema vai seguir exatamente conforme você solicitou, se gerou própria ele vai criar uma fatura nova conforme você pediu, se incluir na locação o item vai conforme você pediu nas faturas que já existem.

4. Registrando um deposito manual

Existe também a opção de gerar um depósito manual, pensamos da seguinte forma o inquilino foi lá e pagou no dinheiro na sua mão, você pode clicar em "Outras ações desta caução" e depois em sequência "Registrar Depósito Manual"

Valor depositado: você vai definir o valor que ele pagou para você.
Data do depósito: data que ele pagou
Histórico: um breve comentário que você fez para registrar este depósito.

Após isso automaticamente o valor consta no extrato da caução, conforme imagem abaixo:

Você também pode consultar o extrato geral da caução clicando em "Ver Extrato"

Depósitos podem ser adicionados conforme o inquilino for lhe pagando.

5. Transferência para conta de custódia

O valor da caução pode ser recebido em uma conta diferente daquela escolhida para mantê-lo guardado.

Por exemplo: a cobrança é recebida na conta utilizada normalmente pela imobiliária, porém a caução deve permanecer em uma conta específica de custódia.

Nessa situação, o sistema identifica que o dinheiro precisa ser transferido.

A transferência deve ser realizada normalmente no banco e, posteriormente, confirmada no sistema.

Ao confirmar, são registrados:

A saída do valor da conta onde o dinheiro foi recebido;
A entrada do mesmo valor na conta definida para custódia.

A confirmação da transferência pode ser realizada em Administrativo » Aprovações e Pendências » Tarefas, na pendência Transferência de Caução para a Custódia.

Importante: a confirmação realizada no sistema não movimenta dinheiro no banco. Ela apenas registra a transferência entre as contas. O saldo pertencente ao inquilino continua o mesmo.

6. Consigo recalcular o rendimento na caução?

Sim, basta apenas você clicar em "Outras ações desta caução" e em sequência em Recalcular rendimento, e o sistema se habilitado isso na conta financeira irá fazer o cálculo.

7. Devolvendo a caução do cliente

Esta opção utilizada no encerramento da garantia para realizar a prestação de contas da caução em dinheiro. O sistema considera os valores efetivamente recebidos, os rendimentos já creditados e os descontos informados, apresentando ao final o valor que deve ser devolvido ao inquilino ou a diferença que ainda precisa ser cobrada.

Você irá ir em Outras opções desta caução e em sequência irá em "Devolver Caução"

Nesta tela você irá encontrar todo um resumo de como se encontra a caução, vai informar no campo "Oque precisa ser descontado" se houve algo para descontar por exemplo (Taxa de pintura e outros), Lembrando que você pode adicionar tudo oque teve de despesas para descontar.

Também você pode puxar as parcelas em aberto do contrato clicando em "Trazer faturas em aberto do contrato" este botão irá trazer estas faturas junto no cálculo.

Ao final disto você também pode uma observação e uma data de encerramento, para finalizar basta clicar em Encerrar caução. que todo o calculo da caução aparece na aba do contrato, e você poderá ver o extrato.

Lembrando sempre, isto é apenas um extrato simples, a devolução é feita por você imobiliária.

8. Visão geral das Cauções e Garantias

Além do acompanhamento dentro do contrato, é possível visualizar todas as garantias através de:

Financeiro » Cauções e Garantias

A tela apresenta uma visão geral da carteira de garantias da imobiliária.

Entre os totais apresentados estão:

Valor atualmente em custódia;
Rendimento acumulado;
Garantias aguardando depósito;
Garantias depositadas.

Também existem filtros para facilitar a consulta por:

Modalidade;
Situação;
Conta;
Responsável pela guarda do dinheiro.

8. Perguntas Frequentes

1. O inquilino recebeu dois boletos. Como faço para cobrar a caução junto com o aluguel?
Ao gerar a cobrança, selecione Incluir nas próximas faturas do contrato. A opção Fatura própria gera uma cobrança separada para a caução.

2. Posso informar mais de três aluguéis como caução?
O sistema permite informar uma quantidade superior a três aluguéis, mas apresenta um aviso antes da gravação.

3. O saldo da caução está diferente do esperado. O que devo fazer?
Utilize a opção de recalcular a garantia e confira se alguma fatura foi estornada, excluída ou alterada.

4. O que acontece se uma fatura da caução for estornada ou excluída?
O sistema ajusta automaticamente o extrato e o saldo da caução, retirando o valor que deixou de estar efetivamente pago.

5. A caução foi paga, mas o dinheiro ainda aparece fora da conta de custódia. Por quê?
O pagamento pode ter entrado em uma conta diferente daquela definida para guardar a caução. Nesse caso, é necessário realizar a transferência no banco e confirmar a movimentação no sistema. A confirmação apenas registra a transferência; ela não movimenta dinheiro no banco.

6. A caução não está rendendo. Onde devo verificar?
O rendimento é definido na conta financeira onde o dinheiro está guardado, e não diretamente no contrato. Confira se a conta possui rendimento configurado e se o índice necessário já está disponível.