Como criar um Contrato de Locação
O módulo de Contratos de Locação centraliza a criação e o acompanhamento de todos os contratos de aluguel gerenciados pela sua imobiliária. Com ele, você registra as condições do contrato, os envolvidos, os valores e as datas, mantendo tudo organizado em um único lugar.
No dia a dia, o módulo permite cadastrar novos contratos, acompanhar a situação de cada um (ativo, suspenso, concluído etc.), monitorar o status de pagamento dos inquilinos e aplicar reajustes. A listagem oferece uma visão completa de todos os contratos ativos, incluindo imóvel, inquilino, proprietário, período e valor.
O acesso às ações disponíveis depende das permissões atribuídas ao seu perfil. Para cadastrar um contrato, você precisa da permissão "Contratos de Locação: Cadastrar". Para aprovar, é necessária a permissão "Contratos de Locação: Aprovar". A exclusão requer a permissão "Contratos de Locação: Deletar".
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1. Navegação no módulo
Este GIF mostra o caminho de acesso até a tela de Contratos de Locação, partindo do menu principal.
2. Como funciona
Ao acessar o módulo, você encontra a listagem de todos os contratos cadastrados. Cada linha exibe o código interno, o tipo de contrato (anual, temporada), a situação, o status de pagamento, o valor inicial e atual, o período de vigência, o imóvel, o inquilino, os proprietários e a empresa vinculada.
Na parte superior da tela, o painel de métricas apresenta um resumo consolidado: quantidade de contratos por situação (ativo, suspenso, concluído, entre outros) e por status de pagamento (em dia, vencido há menos de 5 dias, vencido há mais de um mês, etc.), com os respectivos valores totais.
Use o botão "Plano" para abrir ou fechar o painel de métricas. Ele é útil para uma visão rápida da saúde financeira da carteira de locações.
3. Buscando e filtrando contratos
Acima da listagem, você dispõe de filtros para localizar contratos específicos. Informe o código interno ou a referência no campo de busca principal. Para critérios mais específicos, clique em "Abrir Busca Avançada" e utilize os filtros disponíveis:
| Filtro | Descrição |
|---|---|
| Tipo de Contrato | Filtra a listagem por tipo, como anual, temporada ou assinatura. Útil para separar carteiras distintas. |
| ID | Busca pelo código interno gerado automaticamente pelo sistema. |
| Data de Cadastro | Filtra contratos cadastrados em um determinado período. |
O alerta "Atenção, há um contrato que necessita reajuste!" aparece automaticamente na listagem quando existe ao menos um contrato com reajuste pendente. Clique no botão "Reajustar" para tratar esses casos.
4. Adicionando um contrato de locação
Para criar um novo contrato, clique no botão Adicionar Contrato, localizado no canto superior direito da listagem. Um formulário será aberto com todos os campos necessários para o cadastro. Os campos estão organizados em blocos temáticos descritos nas seções seguintes.
5. Identificação e situação do contrato
Este bloco define as informações básicas de identificação e o estado atual do contrato.
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Referência | Código ou identificador personalizado que sua imobiliária usa para nomear o contrato. Facilita a busca e o reconhecimento rápido. | Não |
| Tipo Contrato | Define a natureza do contrato: anual, temporada, assinatura, entre outros. A seleção do tipo altera os campos disponíveis no restante do formulário. | Sim |
| Ativo | Indicã se o contrato está em vigor. Contratos inativos deixam de gerar cobranças e repasses. | Sim |
| Status | Situação operacional do contrato, como "Em Andamento", "Em Aviso Prévio", "Encerrando" ou "Concluído". | Sim |
| Status de Pagamento | Situação financeira atual do contrato, como "Pagamento em Dia", "Vencido" ou "Nada a pagar". Atualizado automaticamente conforme as faturas são processadas. | Sim |
| Permissão de Acesso | Define quem pode visualizar este contrato dentro do sistema, útil em ambientes com múltiplas equipes ou filiais. | Não |
| Empresa | Empresa da imobiliária à qual este contrato está vinculado. Relevante em operações com mais de uma empresa cadastrada. | Não |
6. Período e valores do contrato anual
Este bloco é exibido para contratos do tipo anual (locação residencial ou comercial com recorrência mensal). Aqui você define as datas de vigência, os valores e as condições de cobrança.
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Início Contrato | Data em que o contrato começa a valer. Define o marco inicial para cálculo de parcelas, reajustes e vigência. | Sim |
| Duração (Mês) | Quantidade de meses de vigência do contrato. Ao preencher, o sistema calcula automaticamente a data de encerramento. | Não |
| Fim Contrato | Data prevista para o encerramento. Pode ser preenchida diretamente ou calculada com base na duração informada. | Não |
| Modalidade | Define o tipo de locação, como residencial, comercial ou industrial. Influencia as regras aplicadas ao contrato. | Não |
| Recorrência | Define com qual frequência as cobranças são geradas, geralmente mensal. Contratos anuais normalmente usam recorrência mensal. | Não |
| Valor | Valor original do aluguel definido no contrato. Serve como base para cálculo de reajustes futuros. | Sim |
| Valor Atual | Valor vigente do aluguel. Pode diferir do valor original após reajustes aplicados ao longo do contrato. | Sim |
| Vencimento | Data de vencimento da primeira parcela. As demais parcelas seguirão este dia do mês nas competências seguintes. | Sim |
O campo "Valor Atual" deve refletir o valor real cobrado no momento do cadastro. Se o contrato passou por reajustes antes de ser inserido no sistema, informe o valor já reajustado neste campo.
7. Comissões
Neste bloco, você define como a comissão será paga à imobiliária ou ao corretor responsável pelo contrato.
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| 1ª Comissão | Percentual ou valor cobrado como comissão na primeira parcela do contrato, geralmente referente à taxa de administração inicial. | Sim |
| Parcelar Em | Número de parcelas em que a primeira comissão será dividida, caso ela seja parcelada. | Não |
| A partir | Indica a partir de qual parcela a comissão parcelada começará a ser cobrada. | Não |
| Comissão Recorrente | Percentual de comissão aplicado mensalmente sobre o valor do aluguel a cada cobrança recorrente. | Sim |
| Adicionar comissão recorrente na primeira mensalidade | Quando ativado, inclui a comissão recorrente também na primeira fatura, além da 1ª comissão. | Não |
| Unificar a primeira e segunda parcela | Quando ativado, junta as duas primeiras faturas em uma única cobrança. Útil quando o contrato inicia no meio do mês. | Não |
8. Reajuste do contrato
Este bloco define as regras de correção do valor do aluguel ao longo do tempo.
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Índice | Indicador econômico usado como base para o reajuste, como IGP-M, IPCA ou INPC. Define qual variação de preço será aplicada. | Não |
| Reajuste (meses) | Intervalo em meses entre um reajuste e outro. O valor padrão em contratos anuais é 12 meses. | Não |
| Próximo Reajuste | Data prevista para o próximo reajuste. O sistema utiliza essa data para gerar alertas na listagem. | Não |
| Último Reajuste | Data em que o último reajuste foi aplicado ao contrato. Preenchida automaticamente após cada reajuste processado. | Não |
O sistema alerta automaticamente na listagem quando um contrato atingiu a data de reajuste e ainda não foi processado. Use o botão "Reajustar" para aplicar o índice selecionado.
9. Campos exclusivos para contratos de temporada
Ao selecionar o tipo "Temporada", o formulário exibe campos específicos para esse modelo de locação de curta duração.
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Período da Estadia | Intervalo de datas com início e fim da estadia. Define o período exato em que o imóvel ficará ocupado pelo inquilino. | Sim |
| Diária | Valor cobrado por dia de ocupação. O sistema calcula o total com base na quantidade de dias do período informado. | Sim |
| Taxas | Valores adicionais cobrados na locação de temporada, como taxa de limpeza ou condomínio, que somam ao valor da diária. | Não |
| Comissão | Percentual ou valor da comissão sobre a locação de temporada. | Sim |
| Sinal | Valor de entrada cobrado antecipadamente para confirmar a reserva do imóvel. | Não |
10. Envolvidos no contrato
Neste bloco, você vincula as pessoas relacionadas ao contrato além do inquilino principal, como fiadores, procuradores e testemunhas.
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Tipo do Envolvido | Define o papel da pessoa no contrato: fiador, testemunha, procurador, entre outros. Obrigatório ao adicionar um envolvido. | Sim |
| Porcentagem | Percentual de participação do envolvido, quando aplicável. Usado em casos com mais de um proprietário ou responsável financeiro. | Não |
O contrato permite registrar até dois fiadores e duas testemunhas. Esses dados ficam disponíveis para geração de documentos e assinatura eletrônica.
11. Resultado após o cadastro
Após salvar, o novo contrato aparece imediatamente na listagem principal. Você pode clicar sobre ele para visualizar os detalhes, editar informações ou acessar as faturas geradas. A coluna "Valor Inicial / Atual" mostrará os dois valores separadamente caso já tenha ocorrido algum reajuste.
Confira se o imóvel, o inquilino e o proprietário estão corretamente vinculados logo após o cadastro. Esses vínculos são essenciais para a geração correta de faturas e repasses.
12. Perguntas frequentes
Posso cadastrar um contrato sem informar a data de encerramento?
Sim. O campo "Fim Contrato" não é obrigatório. Você pode informar apenas a duração em meses e o sistema calculará a data de encerramento automaticamente, ou deixar ambos em aberto e preencher posteriormente.
O que acontece se eu selecionar "Temporada" em vez de "Anual"?
O formulário muda para exibir os campos específicos de temporada, como período da estadia e valor da diária, em vez dos campos de recorrência mensal e reajuste anual. As regras de cobrança também mudam conforme o tipo selecionado.
A comissão recorrente é calculada automaticamente em todas as faturas?
Sim. Ao definir o percentual no campo "Comissão Recorrente", o sistema aplica esse percentual sobre o valor do aluguel a cada fatura gerada. Caso queira incluir a comissão também na primeira fatura, ative a opção "Adicionar comissão recorrente na primeira mensalidade".
Como sei que um contrato precisa de reajuste?
O sistema exibe um alerta em destaque na tela de listagem sempre que houver ao menos um contrato com reajuste pendente. Além disso, a coluna "Próximo Reajuste" indica a data programada para cada contrato.
Posso vincular mais de um proprietário a um contrato?
Sim. Na seção de envolvidos, você pode adicionar múltiplos proprietários e definir o percentual de participação de cada um. Isso é importante para que os repasses sejam divididos corretamente entre os proprietários.
O que é o campo "Unificar a primeira e segunda parcela"?
Quando o contrato inicia no meio do mês, pode ser necessário cobrar os dias restantes do mês atual junto com o mês seguinte. Ativar essa opção gera uma única fatura cobrindo os dois períodos, evitando faturas de valor parcial.