Como funcionam as aprovações financeiras no sistema?
O módulo de Aprovações Financeiras permite revisar operações antes que sejam concluídas no sistema. As regras podem ser aplicadas a repasses, comissões, pagamentos de contas, transferências ApBank, reaberturas de fechamentos financeiros e ordens de serviço.
Também é possível definir um valor mínimo e a quantidade de aprovações necessárias. Quando uma operação atender à regra, ela ficará pendente até ser aprovada ou reprovada pelos responsáveis.
1. Navegação no módulo
Rotina: Administrador » Aprovações » Aprovações
2. Como funciona a Aprovação de lançamentos financeiros?
Quando uma operação financeira estiver vinculada a uma regra de aprovação, o sistema criará automaticamente uma solicitação com a situação Pendente. Enquanto estiver pendente, a operação ficará aguardando a análise do responsável e somente será efetivada após receber a quantidade de aprovações definida na regra.
Na parte superior da tela, ficam disponíveis as principais ações do módulo:
Opção | Descrição |
|---|---|
Configurações | Permite acessar as regras responsáveis por determinar quais operações realizadas nos imóveis deverão passar pelo processo de aprovação. |
Buscar | Aplica os filtros preenchidos e atualiza os resultados exibidos na listagem. |
Aprovar | Confirma a operação realizada no imóvel e permite que as informações pendentes sejam efetivadas no sistema. |
Reprovar | Recusa a operação realizada, impedindo que as informações pendentes sejam aplicadas ao imóvel. |
Excluir | Remove o registro da solicitação de aprovação. A disponibilidade dessa opção depende das permissões configuradas no perfil do usuário. |
3. Situações possíveis de uma solicitação
Durante o processo de aprovação, a solicitação poderá apresentar diferentes situações.
Situação | O que significa |
Pendente | A operação foi realizada, mas ainda está aguardando a análise dos aprovadores definidos na regra. |
Aprovada | A quantidade necessária de aprovações foi atingida e o cadastro ou a alteração do imóvel foi autorizada. |
Reprovada | A operação foi recusada por um aprovador e as informações pendentes não foram efetivadas no cadastro do imóvel. |
Quando a regra exigir mais de um aprovador, a solicitação poderá continuar pendente até que seja atingida a quantidade mínima de aprovações configurada.
Por exemplo, caso uma regra exija duas aprovações, a decisão do primeiro aprovador não finalizará o processo. A solicitação permanecerá aguardando a análise do próximo responsável.
4. Aprovando uma solicitação de aprovação
Para aprovar ou reprovar uma solicitação, selecione o lançamento desejado e clique na ação correspondente: Aprovar ou Reprovar. O processo é semelhante para as duas opções. No entanto, para concluir a aprovação, é obrigatória a autenticação em dois fatores. Nesse momento, o sistema enviará um código de segurança para o WhatsApp ou e-mail cadastrado, e esse código deverá ser informado para confirmar a operação.
Lembrando que para o lançamento ir para aprovar, deve ser criado regras para aprovação, se não tiver criado, ele nem vai para aprovação, é aprovado direto.
5. Operações financeiras que podem passar por aprovação
Conforme as opções disponíveis nas configurações do módulo Financeiro, as seguintes operações podem ser vinculadas a uma regra de aprovação:
Operação | Quando entra em aprovação | Como funciona |
|---|---|---|
Repasses aos Proprietários | Ao realizar um repasse financeiro para um proprietário. | O repasse fica pendente para análise e somente será concluído após receber a quantidade necessária de aprovações. |
Repasse de Comissão aos Corretores | Ao realizar o pagamento ou repasse de comissão para um corretor. | A comissão poderá ser enviada para aprovação de acordo com o valor mínimo e a quantidade de aprovadores definidos na regra. |
Pagamento de Contas | Ao realizar o pagamento de uma conta cadastrada no financeiro. | O pagamento fica aguardando aprovação antes de ser efetivado, conforme o valor mínimo configurado na regra. |
Transferências ApBank | Ao realizar uma transferência financeira pelo ApBank. | A transferência ficará pendente até que os responsáveis aprovem ou reprovem a operação. |
Reabertura de Fechamento Financeiro | Quando um usuário solicitar a reabertura de um fechamento financeiro já realizado. | A reabertura somente será permitida após receber a quantidade de aprovações definida na configuração. |
Ordens de Serviço — Manutenção | Quando existir um lançamento financeiro vinculado a uma ordem de serviço de manutenção. | A aprovação será aplicada ao lançamento vinculado à ordem de serviço antes que a movimentação financeira seja efetivada. |
Para que essas operações sejam encaminhadas para aprovação, é necessário que exista uma regra configurada. Caso não exista uma regra correspondente, a operação será concluída normalmente, sem passar pela tela de Aprovações.
6. Perguntas frequentes
1. Por que um lançamento financeiro não apareceu na tela de Aprovações?
O lançamento somente será enviado para aprovação quando existir uma regra ativa que corresponda à operação realizada. Caso nenhuma regra esteja configurada, a operação será efetivada diretamente.
2. É possível definir mais de um aprovador?
Sim. Na configuração da regra, é possível determinar a quantidade de aprovações necessárias. A solicitação permanecerá pendente até atingir o número definido.
3. Quais operações financeiras podem passar por aprovação?
As regras podem ser aplicadas a repasses aos proprietários, comissões de corretores, pagamentos de contas, transferências ApBank, reaberturas de fechamentos financeiros e ordens de serviço vinculadas a lançamentos.
4. É necessário informar um código para aprovar uma solicitação?
Sim. Para concluir a aprovação, é obrigatória a autenticação em dois fatores. O sistema enviará um código para o WhatsApp ou e-mail cadastrado, que deverá ser informado para confirmar a operação.