Como realizar uma vistoria no sistema

A vistoria registra o estado do imóvel em um momento específico, como na entrada do inquilino, na saída, durante a captação ou após uma manutenção. Ela permite documentar as condições do imóvel através de ambientes, itens, fotos, observações e assinaturas, facilitando a comparação do estado do imóvel ao longo do tempo. O sistema acompanha todo o processo, desde a criação dos ambientes e registro das condições até a geração do laudo e coleta das assinaturas. Também é possível utilizar Inteligência Artificial para preencher parte da vistoria a partir de um vídeo narrado. Navegação no Módulo Rotina: Vistorias > Vistorias Clique em Adicionar Vistoria para iniciar o cadastro. Tipos de vistoria Tipo Descrição Entrada Registra o estado do imóvel no momento em que o inquilino recebe as chaves. Saída Registra o estado do imóvel na devolução e pode ser comparada com a vistoria de entrada. Captação Realiza o levantamento das condições do imóvel quando ele entra para a carteira da imobiliária. Manutenção Permite conferir o estado do imóvel após a realização de reparos ou manutenções. O assistente de criação A criação da vistoria é realizada através de um assistente dividido em Modalidade, Dados, Ambientes e Revisão . Etapa Descrição Modalidade e material Define o tipo da vistoria e permite, opcionalmente, enviar um vídeo narrado e documentos para análise da Inteligência Artificial. Imóvel e informações gerais Define o imóvel e as demais informações relacionadas à vistoria. Ambientes Permite definir os ambientes que serão vistoriados. Revisão Apresenta as informações configuradas antes da criação e permite definir se a IA será utilizada para preencher a vistoria. Na etapa de informações gerais, são apresentados os seguintes campos: Campo Descrição Imóvel Campo obrigatório. O imóvel selecionado é utilizado para sugerir os ambientes que serão apresentados posteriormente. Contrato Campo opcional que permite relacionar a vistoria ao contrato e às respectivas partes. Empresa Campo obrigatório. Vistoriador Campo obrigatório que identifica o responsável pela realização da vistoria. Data e Hora Campo obrigatório que registra quando a vistoria será ou foi realizada. Referência Permite informar um código próprio da imobiliária para identificação da vistoria. Metragem Campo obrigatório, informado em metros quadrados. Mobília Campo obrigatório. As opções disponíveis são Mobiliado , Semimobiliado ou Não Mobiliado . Os campos Metragem e Mobília são preenchidos automaticamente conforme as informações cadastradas no imóvel. Na definição dos ambientes, o sistema utiliza o cadastro do imóvel para sugerir espaços como sala, cozinha, quartos, suítes, banheiros, área de serviço e garagem. As quantidades podem ser ajustadas e também é possível adicionar ambientes que não estejam na sugestão inicial. Como gravar o vídeo para a IA A qualidade do preenchimento realizado pela Inteligência Artificial depende diretamente da forma como o vídeo da vistoria é gravado. Recomendação Descrição Narre em voz alta Ao entrar em cada cômodo, informe o nome do ambiente e descreva os itens e condições encontrados. A IA utiliza a narração para criar as informações da vistoria. Acenda todas as luzes Abra cortinas e mantenha o ambiente bem iluminado. Locais escuros podem dificultar a identificação de manchas, mofo, avarias e outros detalhes. Grave com o celular na horizontal Mantenha o aparelho na altura do peito, segure com firmeza e movimente-se lentamente pelo ambiente. Movimentos muito rápidos podem prejudicar a análise das imagens. Aproxime-se das avarias Ao encontrar trincas, riscos, mofo ou outros defeitos, aproxime a câmera, mantenha a imagem estável por alguns segundos e descreva o problema em voz alta. Atenção: A narração é fundamental para a identificação dos itens e das avarias. Um vídeo sem descrição, com pouca iluminação ou movimentos muito rápidos pode gerar poucas informações e exigir maior preenchimento manual. É permitido um vídeo por vistoria , com tamanho máximo de 2 GB . Caso nenhum vídeo seja enviado durante a criação, ele poderá ser adicionado posteriormente através da opção Preencher com IA disponível nos ambientes. Nesse caso, deve ser enviado um vídeo separado para cada cômodo. A ficha da vistoria - Aba Principal Depois da criação, a vistoria é organizada nas seguintes abas: Aba Descrição Principal Reúne as principais informações e configurações da vistoria. Ambientes Apresenta os ambientes, itens, condições, fotos e observações. Detalhes Reúne informações como partes, chaves, medidores e campos personalizados. Documentos Permite gerar o laudo e encaminhá-lo para assinatura. Contestações Apresenta as contestações registradas pelos clientes. Histórico Permite acompanhar registros relacionados às movimentações da vistoria. Na aba Principal , também ficam disponíveis configurações importantes: Campo Descrição Referência Permite informar um código ou identificação interna para facilitar a localização da vistoria. Tipo da Vistoria Define qual modalidade de vistoria está sendo realizada, como Entrada, Saída, Captação ou Manutenção . Tags para a Vistoria Permite adicionar tags para organizar, identificar e facilitar a busca pelas vistorias. Status Exibe a situação atual da vistoria. O status é definido automaticamente pelo sistema conforme o andamento do processo. Vistoriador Campo obrigatório que define o usuário responsável pela realização da vistoria. Empresa Campo obrigatório que identifica a empresa relacionada à vistoria. Data e Hora Campo obrigatório que registra a data e o horário da realização da vistoria. Contrato Permite vincular a vistoria a um contrato existente, relacionando-a às partes e informações do contrato. Imóvel Campo obrigatório que define qual imóvel será vistoriado. Metragem Campo obrigatório que informa a área do imóvel em metros quadrados. Mobília Campo obrigatório que define a situação da mobília do imóvel, como Mobiliado, Semimobiliado ou Não Mobiliado . Observações para Vistoriador Permite registrar orientações, informações ou observações importantes para o responsável pela vistoria. Vincular Vistoria Permite relacionar a vistoria atual a outra vistoria do mesmo imóvel, possibilitando comparações entre elas, como uma vistoria de Saída com a de Entrada . Permite contestação pelo cliente Quando habilitado, permite que o cliente conteste informações da vistoria através da Área do Cliente. Data limite para contestação Define até qual data o cliente poderá registrar contestações sobre a vistoria. Atenção: Para realizar a comparação entre uma vistoria de entrada e uma de saída, é necessário utilizar o campo Vincular Vistoria . Sem esse vínculo, o sistema não possui a referência necessária para realizar a comparação. Os ambientes e os itens Cada ambiente funciona como um agrupador dos itens vistoriados. O sistema disponibiliza um checklist padrão que pode ser utilizado nos ambientes: Item Descrição Piso Permite registrar a condição do piso do ambiente. Parede Permite registrar a condição das paredes. Tomadas Permite verificar e registrar as condições das tomadas. Interruptores Permite registrar as condições dos interruptores. Janela Permite registrar o estado das janelas. Porta Permite registrar as condições das portas. Fechaduras e trincos Permite registrar o funcionamento e as condições desses componentes. Luminária Permite registrar as condições das luminárias. Teto Permite registrar as condições do teto. Os ambientes podem ser preenchidos de duas formas: Opção Descrição Cadastrar manualmente Permite adicionar os itens, anexar fotos e registrar as observações individualmente. Cadastrar por vídeo (IA) Permite enviar um vídeo do ambiente para que a Inteligência Artificial identifique itens e possíveis avarias. Ao editar um ambiente ou item, ficam disponíveis as seguintes informações: Campo Descrição Condição Define o estado do item. As opções são Novo , Bom , Regular , Usado , Ruim e Péssimo . Fotos e documentos Permite anexar arquivos relacionados ao item ou ambiente. Nos ambientes também é possível relacionar o vídeo do tour. Observações Permite registrar quantas observações forem necessárias, manualmente ou através da Inteligência Artificial. Atenção: A condição Usado fica entre Regular e Ruim e pode ser utilizada para indicar desgaste decorrente do uso natural do imóvel sem necessariamente representar uma avaria. Partes, chaves e medidores Na aba Detalhes , ficam disponíveis informações complementares da vistoria: Informação Descrição Partes Define as pessoas relacionadas à vistoria e que poderão participar da assinatura. Elas podem ser importadas do contrato ou do imóvel. Chaves Permite importar as chaves cadastradas no imóvel e registrar condição, fotos e observações de cada uma. Leitura dos Medidores Permite registrar e fotografar as leituras de água, energia e gás. Campos personalizados Apresenta os campos adicionais criados pela imobiliária. Para cada parte podem ser informados nome, função, e-mail e CPF/CNPJ. As funções disponíveis incluem Administrador, Inquilino, Comprador, Proprietário, Vistoriador, Testemunha e Fiador . Atenção: O e-mail utilizado pelas partes permite o envio do documento para assinatura e não pode estar repetido em duas partes diferentes. Caso isso aconteça, o sistema informa que o endereço já está sendo utilizado. O laudo e as assinaturas Na aba Documentos , é possível selecionar um modelo para que o sistema gere o laudo utilizando as informações registradas na vistoria. O documento pode ser revisado e editado antes do envio. Após a conferência, o laudo também pode ser encaminhado para assinatura digital das partes relacionadas à vistoria. O status da vistoria O status não é selecionado manualmente pelo usuário. O próprio sistema altera a situação conforme o andamento da vistoria. Status Comportamento Pendente Situação inicial da vistoria quando ela é criada para o próprio vistoriador. Solicitada Utilizado quando o vistoriador selecionado é outra pessoa. Nesse caso, o responsável recebe uma notificação. Em Andamento A vistoria assume esse status quando passa a possuir ambientes cadastrados ou fotos. Assinatura Utilizado quando existem documentos enviados para assinatura e ainda há assinaturas pendentes. Finalizada Aplicado quando todas as assinaturas relacionadas ao processo foram concluídas. Caso alguma assinatura seja cancelada ou apresente falha, a vistoria retorna para Em Andamento . As situações Finalizada e Cancelada deixam a vistoria em modo somente leitura, impedindo novas alterações, com exceção dos documentos. Para voltar a editar, utilize a ação Reverter Vistoria , que retorna a situação para Em Andamento . Contestação pelo cliente Quando a contestação estiver habilitada, o cliente poderá utilizar a Área do Cliente para discordar das informações registradas em itens específicos da vistoria, desde que esteja dentro do prazo estabelecido. O cliente pode anexar suas próprias fotos e sugerir outra condição para o item. A aba Contestações organiza os registros por pessoa, ambiente e item. Para cada contestação, ficam disponíveis as seguintes ações: Ação Descrição Aceitar Permite aceitar a contestação apresentada pelo cliente. Também é possível aplicar diretamente ao item a condição sugerida. Recusar Permite recusar a contestação apresentada. Comentário O preenchimento de um comentário é obrigatório ao responder uma contestação. Vistorias que possuem contestações pendentes ficam sinalizadas na listagem. Duplicar uma vistoria A opção Duplicar permite criar uma nova vistoria utilizando outra como base. Durante a duplicação, é possível escolher quais informações serão copiadas: Informação Descrição Ambientes Copia os ambientes e seus respectivos itens. Chaves Copia as informações relacionadas às chaves. Medidores Copia os medidores cadastrados. Pessoas Copia as partes relacionadas à vistoria. Fotos Permite copiar as imagens relacionadas. Esse recurso pode ser utilizado para criar vistorias periódicas ou utilizar uma vistoria existente como base para outra. Como usar no dia a dia Alguns exemplos de utilização das vistorias conforme o momento do imóvel: Situação Utilização Na captação Utilize uma vistoria de Captação , acompanhada de fotos, para registrar o estado do imóvel quando ele entrar na carteira. Na entrada Utilize uma vistoria de Entrada e realize a assinatura das partes antes da entrega das chaves. Na saída Utilize uma vistoria de Saída vinculada à vistoria de entrada para possibilitar a comparação das condições do imóvel. Em campo Grave um vídeo narrado seguindo as recomendações de gravação e utilize a Inteligência Artificial para gerar o preenchimento inicial. Perguntas frequentes ➜ Por que não consigo mudar o status da vistoria? O status é definido automaticamente pelo sistema conforme o andamento da vistoria, considerando informações como ambientes, fotos e assinaturas. ➜ A vistoria finalizou sozinha. Por quê? A vistoria passa automaticamente para Finalizada quando todas as assinaturas relacionadas ao laudo são concluídas. ➜ Editei uma vistoria finalizada e nada foi salvo. Vistorias Finalizadas ou Canceladas ficam em modo somente leitura. Utilize Reverter Vistoria para retornar a vistoria para Em Andamento e permitir alterações. ➜ A IA não preencheu quase nada. O que houve? Verifique a qualidade do vídeo utilizado. Falta de narração, pouca iluminação ou movimentos rápidos podem prejudicar a identificação das informações. ➜ Posso enviar o vídeo depois de criar a vistoria? Sim. Utilize a opção Preencher com IA no ambiente desejado. Nesse caso, envie um vídeo específico para cada ambiente. ➜ Como comparo a saída com a entrada? Utilize o campo Vincular Vistoria na vistoria de saída e relacione a vistoria de entrada correspondente. ➜ O cliente pode discordar do laudo? Sim, desde que a opção de contestação esteja habilitada e o cliente esteja dentro do prazo definido. ➜ Existe a condição “Usado”? Sim. As condições disponíveis são Novo, Bom, Regular, Usado, Ruim e Péssimo .