Como cadastrar uma nova pessoa no sistema?

Pessoa é o cadastro central do sistema: proprietários, inquilinos, compradores, fiadores, fornecedores e prestadores — todos entram por aqui. É esse cadastro que alimenta os contratos, as negociações, as cobranças e os documentos. Quanto mais completo ele estiver, menos retrabalho a equipe terá depois, na hora de gerar um contrato ou emitir uma cobrança. A seguir, veja o passo a passo do cadastro. Navegação no Módulo Rotina: Pessoas > Pessoas Clique em Cadastrar para abrir um novo cadastro. Para alterar uma pessoa já cadastrada, clique sobre o nome na listagem. Escolher o tipo de pessoa A primeira escolha define quais informações serão apresentadas no restante do cadastro: Tipo Descrição Física Utilizado para o cadastro de pessoas. Os dados podem ser preenchidos automaticamente por meio do CPF. Jurídica Utilizado para empresas. O cadastro pode ser preenchido automaticamente pelo CNPJ ou pelo nome da empresa. Documento Aonde você pode anexar um documento e a IA analisar Os campos exibidos mudam conforme a escolha. Pessoas físicas possuem informações como RG, estado civil e profissão , enquanto pessoas jurídicas apresentam campos como razão social, inscrições e retenções de impostos . Três formas de acelerar o preenchimento Antes de preencher todas as informações manualmente, o sistema disponibiliza recursos para agilizar o cadastro: Opção Descrição Preencher com a Inteligência Artificial Anexe, arraste ou cole um documento, como RG, CNH, ficha cadastral, contrato social ou cartão CNPJ, e clique em Ler com a IA . O sistema extrai as informações e preenche os campos para conferência antes da gravação. Consultar pelo documento Ao informar o CPF ou CNPJ, o sistema disponibiliza a consulta para preenchimento automático. Para empresas, a opção Buscar empresa permite localizar informações por CNPJ, nome, sócio ou telefone e trazer dados como razão social, endereço, telefone, e-mail e sócios. Enviar a ficha para o cliente preencher Gera um link para que o próprio cliente informe seus dados e envie documentos. É indicado quando a imobiliária ainda não possui todas as informações necessárias. A consulta por CPF é um serviço pago e desconta dos créditos da empresa. Ela depende de permissão específica e os dados são tratados sob legítimo interesse, conforme a LGPD. Aba Principal — identificação da pessoa A aba Principal concentra as informações básicas de identificação, classificação e contato da pessoa. Campo Descrição CPF / CNPJ Documento da pessoa ou empresa. O formato informado é validado pelo sistema. Nome do Contato / Nome Fantasia Nome da pessoa física ou nome fantasia da empresa. É obrigatório e deve possuir no mínimo 3 caracteres. Referência Código próprio utilizado pela imobiliária para identificar o cadastro. Quando informado, deve ser único. Origem do Contato Indica por qual origem essa pessoa chegou até a imobiliária. Vínculo do Contato Define os papéis exercidos pela pessoa, como proprietário, inquilino, comprador ou fiador. É possível selecionar mais de um vínculo. Tags do Contato Etiquetas utilizadas para organizar e facilitar a localização dos contatos. Ativo Define se o cadastro da pessoa permanece ativo no sistema. Aprovado Indica que o cadastro foi conferido e aprovado. A utilização depende de permissão específica. Foto Pessoa Permite cadastrar uma imagem de perfil, quadrada e com no mínimo 200 x 200 pixels. Para pessoa física , também são apresentados campos como Sexo e Nascimento . Para pessoa jurídica , são apresentados Razão Social, Data de Fundação, Inscrição Municipal, Inscrição Estadual, Indicador IE e Representante Legal . Perfis de contato — telefones, e-mails e endereços Ainda na aba Principal , uma mesma pessoa pode possuir vários perfis de contato. Clique em Adicionar um novo Perfil de Contato para incluir outros telefones, e-mails ou endereços. Campo / Opção Descrição Descrição do Contato Identifica o perfil, como "Residencial", "Comercial" ou "Contato do filho". Telefone Número de telefone vinculado ao perfil. Celular Número de celular do contato. E-mail Endereço de e-mail vinculado ao perfil. Endereço completo Permite informar CEP, país, estado, cidade, bairro, endereço, número e complemento. Ao informar o CEP, o sistema pode preencher os dados do endereço automaticamente. Principal Define o perfil utilizado por padrão nas comunicações. Ao marcar outro perfil como principal, o anterior deixa de ser. Financeiro Define qual contato será utilizado para comunicações financeiras, como cobranças e repasses. O contato marcado como Financeiro é o que recebe boletos e avisos de cobrança. Em cadastros onde o titular delega o financeiro a outra pessoa — como um contador ou familiar — é essa marcação que garante que a comunicação seja enviada ao contato correto. Aba Contas — dados bancários A aba Contas permite cadastrar informações bancárias e chaves PIX da pessoa. É utilizada principalmente em cadastros de proprietários que recebem repasses. Clique em Adicionar uma nova Conta para iniciar o cadastro. Campo / Opção Descrição Tipo da Conta Define se será cadastrada uma conta bancária ou uma chave PIX. Descrição da Conta Identificação utilizada para diferenciar a conta das demais cadastradas. Nome do Titular Nome do titular da conta ou chave PIX. Tipo de Chave Para contas PIX, define o tipo da chave utilizada. Chave Informação correspondente à chave PIX. Tipo de Pessoa Para conta bancária, define se o titular é pessoa física ou jurídica. CPF / CNPJ Documento do titular da conta bancária. Banco Instituição bancária da conta. Agência Número da agência bancária. Conta e Dígito Número da conta e seu respectivo dígito. Nascimento do Titular Para pessoa física, permite informar a data de nascimento do titular. Ativo Define se a conta está disponível para utilização. Principal Determina qual conta será utilizada por padrão. Ao definir uma nova como principal, a anterior deixa de ser. Aba Informações — responsáveis, acesso e dados complementares A aba Informações reúne dados complementares da pessoa, permissões de acesso ao cadastro, informações profissionais e financeiras, além das configurações da área do cliente. Responsáveis e acesso ao cadastro Campo Descrição Corretor Responsável Define o corretor responsável pelo relacionamento com a pessoa. Grupo Responsável Define o grupo responsável pelo cadastro. Permissões de Acesso Determina quais usuários podem visualizar o cadastro. Permissão de Alteração Determina quais usuários podem editar as informações. Primeiro Contato Registra a data do primeiro contato realizado. Último Contato Registra a data do contato mais recente. Acesso ao Sistema Este bloco permite liberar o acesso da pessoa à área do cliente. Campo / Opção Descrição Usuário de Acesso Define o login utilizado pelo cliente. Pode ser o código de cliente, e-mail, CPF, CNPJ ou outro valor definido no campo. Senha de Acesso Permite informar uma senha ou gerar uma nova senha para envio ao cliente por e-mail. Acesso Ativo Libera ou bloqueia o acesso do cliente à área interna. Documentos e dados pessoais Para pessoa física , podem ser cadastradas informações como CNH, RG, órgão emissor, data de expedição, filhos, passaporte, naturalidade, nacionalidade, nome do pai, nome da mãe, estado civil, data da união e cônjuge . Informações Profissionais Para pessoa física , esta seção permite registrar informações relacionadas ao trabalho e à renda. Campo / Informação Descrição Profissão Permite selecionar a profissão conforme a classificação disponível no sistema. Descritivo Complementa as informações profissionais. Vínculo Empregatício Indica o tipo de vínculo profissional. Tempo de Empresa Registra o período de trabalho na empresa em meses. Empresa Nome da empresa onde a pessoa trabalha. Renda Valor da renda informada. Outras Rendas Permite registrar outras fontes de renda. Telefone da Empresa Contato da empresa onde a pessoa trabalha. Endereço da Empresa Endereço relacionado à atividade profissional. Informações Financeiras Campo / Opção Descrição Alertas de cadastro de imóvel Define se a pessoa receberá automaticamente avisos relacionados ao cadastro de imóveis. Alertas financeiros Define se a pessoa receberá avisos relacionados ao financeiro. Unificar repasses automáticos Agrupa em um único repasse os valores do proprietário agendados para o mesmo dia. Retenções de Impostos Para pessoa jurídica , essa seção permite definir quais impostos devem ser retidos quando a empresa for a destinatária da nota fiscal, incluindo a respectiva alíquota. Informações Internas para a Imobiliária Campo / Informação Descrição Anotações Internas Campo livre destinado a informações visíveis apenas para a equipe da imobiliária. Data de cadastro Informa quando o cadastro foi criado. Usuário que cadastrou Identifica quem realizou o cadastro. Data de atualização Informa quando ocorreu a última alteração. Último usuário que atualizou Identifica o usuário responsável pela alteração mais recente. As informações de cadastro e atualização são preenchidas automaticamente pelo sistema. Aba Documentos A aba Documentos concentra os arquivos e documentos relacionados à pessoa cadastrada. Opção Descrição Arquivos anexados ao contato Permite anexar até 60 arquivos nos formatos PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF e ICO. Documentos gerados e enviados para assinatura Apresenta os documentos vinculados à pessoa que foram gerados pelo sistema ou enviados para assinatura. Aba Campos A aba Campos reúne os campos customizados criados pela própria imobiliária para registrar informações que não fazem parte do cadastro padrão. Os campos apresentados podem variar conforme as configurações e necessidades de cada imobiliária. Após preencher as informações necessárias, utilize as opções disponíveis no rodapé: Opção Descrição Gravar Salva as informações e fecha o cadastro. Gravar e continuar Salva as informações e mantém o cadastro aberto para continuar o preenchimento. Histórico Após o cadastro ser gravado, permite consultar o histórico relacionado à pessoa. Opções Apresenta outras ações disponíveis para aquele contato. Perguntas frequentes ➜ O sistema não deixa gravar e avisa que a pessoa já existe. O que fazer? A imobiliária pode estar utilizando a verificação de duplicidade. Ela pode comparar informações como CPF ou CNPJ, e-mail, telefone ou celular . Nesse caso, localize o cadastro existente e edite-o, em vez de criar um novo. ➜ Cadastrei alguém e os dados entraram em uma pessoa que já existia. Por quê? Quando a mescla automática está ativada, ao cadastrar uma pessoa com um documento já existente o sistema adiciona os novos contatos ao cadastro anterior, em vez de criar um registro duplicado. ➜ Quais campos são obrigatórios? O nome é sempre obrigatório. Os demais podem variar, pois cada imobiliária pode definir sua própria lista de campos obrigatórios, inclusive com configurações diferentes para pessoa física e jurídica. ➜ A mesma pessoa pode ser proprietária e inquilina? Sim. O campo Vínculo do Contato aceita vários papéis ao mesmo tempo, sem necessidade de criar cadastros separados. ➜ Posso cadastrar mais de um telefone e e-mail? Sim. É possível cadastrar quantos forem necessários utilizando diferentes perfis de contato. Um deles pode ser definido como Principal e outro como Financeiro . ➜ Como o cliente acessa a área dele? Na aba Informações , utilize o bloco Acesso ao Sistema . Defina o usuário, configure ou gere a senha e mantenha o Acesso Ativo . ➜ A leitura de documento pela IA grava direto no cadastro? Não. A IA utiliza o documento para preencher os campos, mas as informações ficam disponíveis para conferência antes da gravação. ➜ Qual a diferença entre consultar o CPF e consultar o CNPJ? A consulta de CNPJ utiliza a base pública da Receita Federal. Já a consulta de CPF é um serviço pago, desconta dos créditos da empresa e depende de permissão específica.