Como funcionam as fichas cadastrais
A Ficha Cadastral permite que o próprio cliente preencha e atualize seus dados pela internet, evitando que a equipe da imobiliária precise transcrever manualmente informações recebidas por documentos, WhatsApp ou outros canais. A imobiliária gera um link, envia ao cliente e, após o preenchimento, os dados e documentos chegam ao sistema de forma organizada para conferência e aprovação.
Para que serve e quando usar
A ficha cadastral pode ser utilizada tanto para novos contatos quanto para atualizar pessoas que já fazem parte da base.
Situação | Como funciona |
|---|---|
Cadastro novo | Utilizado quando a imobiliária ainda não possui o cadastro da pessoa, como um novo proprietário, inquilino, fiador ou interessado. |
Atualização de dados | Utilizado quando a pessoa já está cadastrada e precisa confirmar, corrigir ou complementar suas informações. |
Existem fichas específicas conforme o perfil de relacionamento do cliente, como Cliente, Inquilino, Proprietário, Fiador, Temporada e Inquilino de Temporada.
Cada perfil também pode possuir versões diferentes para Pessoa Física e Pessoa Jurídica, permitindo apresentar somente os campos necessários para cada situação.
Acessar as Fichas Cadastrais
A janela Fichas Cadastrais pode ser acessada a partir do cadastro da pessoa, utilizando o atalho destinado ao envio da ficha para que o próprio cliente realize o preenchimento.
Gerar o link da ficha
Ao abrir a janela, selecione qual ficha deseja disponibilizar.
Campo / Opção | Descrição |
|---|---|
Ficha Cadastral | Define qual modelo de ficha será enviado ao cliente, conforme o perfil de relacionamento desejado. |
Linha digitável | Exibe o endereço público gerado para preenchimento da ficha. |
Copiar | Copia o link para que ele possa ser enviado manualmente por outro canal. |
Link avulso e link vinculado
Existem duas formas de disponibilizar uma ficha cadastral, e a principal diferença está no que acontecerá com os dados depois que o cliente concluir o preenchimento.
Tipo de link | Como funciona |
|---|---|
Link avulso | Utilizado para pessoas que ainda não possuem cadastro. Cada preenchimento gera um novo cadastro e o mesmo link pode ser divulgado para diferentes clientes. |
Link vinculado a uma pessoa | É gerado a partir de um contato já existente e possui um código seguro que identifica aquela pessoa. Ao ser preenchido, atualiza o cadastro existente em vez de criar outro. |
No link vinculado, os contatos que já estavam registrados são preservados durante a atualização.
No link vinculado, o envio permanece bloqueado até que o código seguro seja gerado. Esse código garante que a ficha seja vinculada corretamente ao cadastro existente e evita a criação indevida de um novo contato.
Enviar a ficha ao cliente
Após gerar o link, utilize o botão Enviar mensagem por E-mail ou WhatsApp para encaminhá-lo ao cliente.
A mensagem é preparada automaticamente conforme o tipo de ficha utilizada:
Tipo | Mensagem |
|---|---|
Link avulso | Orienta o cliente a realizar o preenchimento do seu cadastro. |
Link vinculado | Orienta o cliente a atualizar ou complementar os dados que já possui no sistema. |
O link também pode ser copiado e enviado manualmente por qualquer outro canal.
Como o cliente preenche
Ao acessar o link, o cliente realiza o preenchimento diretamente pelo navegador.
O fluxo pode incluir:
Etapa | Descrição |
|---|---|
Tipo de pessoa | O cliente informa se é Pessoa Física ou Pessoa Jurídica , quando essa escolha estiver disponível. |
Dados cadastrais | Preenche os campos definidos pela imobiliária para aquele tipo de ficha. |
Documentos | Anexa os documentos solicitados nas etapas configuradas. |
Envio | Confirma o preenchimento para enviar as informações à imobiliária. |
Os campos obrigatórios seguem as configurações definidas pela imobiliária. Se algum deles não for preenchido, o sistema informa a pendência antes de permitir o envio.
Campos relacionados ao cônjuge e à data de casamento, por exemplo, só são exigidos quando o estado civil informado corresponde a situações como casamento ou união estável.
Informações como imóvel pretendido, atendente, bens, referências, indicação e observações podem ser transformadas em anotações no cadastro.
O que acontece quando o cliente envia
Depois que o preenchimento é concluído, o sistema processa as informações enviadas.
Ação | O que acontece |
|---|---|
Montagem do cadastro | As informações preenchidas são organizadas no cadastro, incluindo dados pessoais, representante legal, cônjuge, contas bancárias e observações, quando aplicável. |
Documentos | Os arquivos enviados ficam vinculados ao cadastro da pessoa. |
Notificações | Os responsáveis podem receber uma notificação no sistema e por e-mail, indicando quem enviou a ficha e qual modelo foi preenchido. |
Assinatura | Se a ficha estiver configurada para assinatura, um documento pode ser enviado ao cliente ao final do processo. |
Aprovação dos dados
Os dados enviados pelo cliente podem passar por um fluxo de aprovação antes de serem aplicados definitivamente no cadastro.
Situação | Como funciona |
|---|---|
Cadastro novo | A pessoa criada por meio da ficha entra como pendente de aprovação. No fluxo de reserva de temporada, pode existir um comportamento diferente. |
Atualização de pessoa existente | As alterações ficam aguardando aprovação, permitindo comparar as informações anteriores com os novos dados enviados. |
Contatos | Novos contatos ou alterações só são aplicados definitivamente após a aprovação. |
A aprovação ou reprovação depende da permissão de aprovar ficha de cadastro.
Se o cliente concluir a ficha e os novos dados ainda não aparecerem no cadastro definitivo, verifique as aprovações pendentes. Enquanto a ficha não for aprovada, as informações anteriores permanecem ativas.
Personalizar as fichas
A imobiliária pode definir quais informações serão solicitadas em cada modelo de ficha.
Rotina: Configurações > Pessoas > Fichas Cadastrais
Nessa configuração é possível determinar:
Configuração | Descrição |
|---|---|
Seções e campos | Define quais informações serão exibidas para o cliente. |
Campos obrigatórios | Determina quais dados precisam ser preenchidos para permitir o envio da ficha. |
Documentos | Define quais arquivos e comprovantes deverão ser anexados. |
Assinatura | Permite configurar um documento para assinatura ao final do preenchimento. |
As alterações realizadas na configuração são utilizadas nas fichas geradas posteriormente.
O passo a passo completo está disponível na documentação Como configurar as fichas cadastrais?
Perguntas frequentes
➜ O cliente preencheu, mas os dados não aparecem no cadastro. Por quê? Provavelmente as informações ainda estão aguardando aprovação. Cadastros e atualizações enviados por ficha passam por esse fluxo antes de serem aplicados definitivamente.
➜ Posso usar o mesmo link para vários clientes? Sim, quando for utilizado um link avulso. Cada preenchimento gera um novo cadastro. Já o link vinculado é específico de uma pessoa e não deve ser compartilhado com terceiros.
➜ Enviar a ficha para quem já está cadastrado cria um cadastro repetido? Não, desde que seja utilizado o link vinculado gerado a partir do cadastro existente. Nesse caso, os dados enviados são tratados como uma atualização.
➜ Quais dados o cliente precisa preencher? Depende da configuração da ficha. Cada perfil pode possuir seus próprios campos, documentos e obrigatoriedades.
➜ O cliente consegue anexar documentos? Sim. Quando a ficha possuir etapas de documentação configuradas, o cliente pode anexar os arquivos solicitados diretamente pelo formulário.
➜ Como sei que alguém preencheu uma ficha? Os usuários configurados podem receber notificações no sistema e por e-mail. O alerta é habilitado nas configurações de notificações do usuário pelo item relacionado às Fichas Cadastrais.
➜ A ficha pode pedir assinatura do cliente? Sim. Quando configurada com assinatura, o sistema pode enviar um documento ao cliente após o preenchimento para que ele confirme as informações por e-mail ou WhatsApp.