Como criar e definir regras do rodízio de leads

O rodízio é o que garante que nenhum contato recebido fique parado esperando alguém atender. Em vez de os leads caírem em uma caixa comum, o sistema distribui cada um automaticamente para um corretor, obedecendo às regras que a imobiliária define: quem participa, que tipo de lead cada um recebe, em quais horários e o que acontece quando ninguém responde a tempo. A seguir, veja o passo a passo para montar essas regras. Navegação no Módulo Rotina: Negócios > Configurações > Configurações Gerais > aba Rodízio de Negócios O rodízio depende do módulo de Rodízio de Leads no plano contratado. Sem ele, a aba exibe um aviso com a opção de saber mais e contratar. Ligar a distribuição automática ➜ Ativar distribuição automática dos leads para os corretores conforme as regras: é a chave geral do rodízio. Com ela desligada, nenhuma regra entra em ação, mesmo que estejam cadastradas e ativas. Ligue essa opção antes de começar a montar as regras. Criando uma regra Clique em Adicionar uma nova Regra . Abre-se a janela Regra para Rodízio de Negócios , dividida em quatro blocos. ➜ Especifique o nome da regra: nome que identifica a regra na lista. O preenchimento é obrigatório. Use nomes que expliquem a finalidade, como "Locação — Centro" ou "Lançamentos". Regras de Entrada de Leads — quais leads a regra pega Este bloco define o filtro: só os leads que se encaixarem aqui serão distribuídos por esta regra. ➜ Leads com interesse em: Comprar, Alugar, Temporada, Permuta ou Imóveis específicos. Ao escolher Imóveis específicos , é preciso informar a lista de imóveis, e o filtro de condomínio deixa de ser exibido. ➜ Origem do contato: limita a regra aos leads vindos de determinadas origens. Em branco, aceita contatos de qualquer origem. ➜ Lead criado a partir de: somente leads cadastrados a partir da data informada entram nesta regra. ➜ Dias da semana de vigência: limita os dias em que a regra funciona. Em branco, vale todos os dias. Quando o interesse é compra, aluguel, temporada ou permuta, ficam disponíveis os filtros do imóvel: ➜ Corretor captador , Tipo de Imóvel , Detalhes para o imóvel , Estados , Cidades , Bairros , Construtoras , Condomínio e Lançamento e Estágio da obra . ➜ Valor inicial e Valor final: faixa de preço do imóvel de interesse. O valor final não pode ser menor que o inicial. ➜ Definir Data de Vigência: quando ativado, exige o início e o término do período em que a regra vale. Útil para campanhas e plantões com data marcada. ➜ Somente Lead com contato: distribui apenas os leads que já possuem telefone ou e-mail informado. Regra de distribuição — para quem o lead vai ➜ Tipo de rodízio (roleta): campo obrigatório, com quatro opções: Distribuir entre corretores — o lead gira entre os corretores da lista, um de cada vez. Enviar para corretor específico — todos os leads da regra vão para um único corretor. Enviar para o corretor responsável pela captação — o lead vai para quem captou o imóvel. Enviar para o corretor responsável pelo imóvel — o lead vai para o responsável atual do imóvel. Ao escolher Distribuir entre corretores , aparecem: Campo Descrição Selecione os corretores lista ordenada que define a sequência da roleta. É obrigatório informar pelo menos dois corretores. Dar preferência ao corretor captador se o captador estiver na lista, ele tem prioridade para receber o lead. Pular para próximo corretor do rodízio caso o lead não seja aceito dentro de tempo máximo que o corretor tem para aceitar o lead antes de ele passar ao próximo da fila. A recomendação do sistema é 30 minutos ou menos, para aumentar a conversão. Os prazos vão de 5 minutos a 24 horas (5, 10, 15, 20, 30, 40, 50 e 60 minutos; 90 minutos; 2, 3, 5, 10, 12 e 24 horas). Pular para próximo corretor do rodízio caso ele não registre contato dentro de exige mais que o aceite — o corretor precisa falar com o cliente dentro do prazo. Vale como contato: ligação, WhatsApp, e-mail, visita ou reunião registrada por um responsável atual do negócio. Aceitar o lead, mover o card de etapa ou escrever um comentário não contam. Usa a mesma lista de prazos da opção anterior. Distribuir apenas para corretores online o lead só é oferecido a quem estiver conectado ao sistema naquele momento. Usando as duas opções juntas As duas podem ficar ligadas ao mesmo tempo, e é assim que costumam funcionar melhor: um prazo curto para o aceite e um prazo um pouco maior para o contato. Exemplo: aceitar em 20 minutos, registrar contato em 5 minutos. O corretor que não abrir o lead perde em 20 minutos; o que abrir mas não falar com o cliente perde assim que o prazo de contato vencer. Atenção: Quem passa a contar é sempre o prazo que vencer primeiro. Configurar o contato com prazo maior que o aceite faz a segunda opção quase nunca agir, porque o lead já terá sido repassado antes. O que acontece ao pular é o mesmo nos dois casos: o lead volta para a fila, segue para o próximo corretor da regra e consome um repasse — o mesmo repasse contado no limite descrito na seção seguinte. Ao escolher Enviar para corretor específico , basta selecionar o corretor. Ao escolher captação ou responsável pelo imóvel , define-se até quando o envio é exclusivo: Sempre , ou até o imóvel completar de 1 a 6 meses de cadastro. Para qualquer tipo: ➜ O rodízio automático deve acontecer apenas entre as ... horas: limita a distribuição a uma faixa de horário. Desligado, o rodízio funciona das 7h à meia-noite. Limite de segurança — o que fazer quando ninguém atende Estas opções aparecem quando a regra de pular para o próximo corretor está ligada. O sistema tem um limite fixo de 15 repasses. Ao alcançá-lo sem que ninguém aceite, o lead é marcado como "Ignorado" e permanece com o último corretor. Para evitar que um lead termine assim, configure uma das duas saídas abaixo. ➜ Adicionar Corretor de Segurança: define um corretor que assume a negociação quando o limite de repasses é atingido. ➜ Enviar para bolsão de leads: em vez de ficar parado, o lead é encaminhado ao bolsão, de onde pode ser puxado por quem estiver disponível. ➜ Limite de distribuição: quantos repasses automáticos são permitidos antes de acionar a saída escolhida. Aceita de 1 a 14, sempre abaixo do teto do sistema. ➜ Liberar apenas participantes da regra: disponível com o bolsão, restringe o acesso ao lead somente aos corretores que participam desta regra. ➜ Corretor de Segurança: o corretor que receberá a negociação ao atingir o limite. Criação de Negócios — onde o lead vai parar ➜ Funil e etapa para encaminhar o lead: define em qual funil e em qual etapa o negócio será criado. O preenchimento é obrigatório. ➜ Potencial: classificação inicial da chance de fechamento — Fria, Morna, Quente ou Muito Quente. ➜ Funil e etapa para encaminhar o lead Mesclado: define para onde o negócio é movido quando ocorre uma mescla de contatos. Em branco, a etapa do negócio não é alterada. ➜ Se o lead já tiver atendimento ou já possuir um responsável, repassá-lo para o mesmo corretor: mantém a continuidade do atendimento com quem já conhece o cliente. ➜ Respeitar o atendimento ao mesmo corretor apenas se este estiver na regra: aplica a regra acima somente quando o corretor faz parte desta regra de rodízio. Perguntas frequentes ➜ Cadastrei as regras e nada é distribuído. O que verificar? Confira se o interruptor Ativar distribuição automática está ligado, se a regra está Ativa , se o período e os dias de vigência estão válidos e se o horário atual está dentro da faixa configurada. ➜ A ordem das regras faz diferença? Sim. O sistema usa a primeira regra que combinar com o lead. Deixe as regras mais específicas acima e as mais abrangentes abaixo. ➜ Por que um lead ficou marcado como "Ignorado"? Porque passou pelo limite de repasses sem que nenhum corretor o aceitasse. Ele permanece com o último corretor. Para evitar isso, configure o Corretor de Segurança ou o envio ao bolsão de leads. ➜ Posso ter regras diferentes para venda e locação? Sim. Crie uma regra para cada situação, usando o campo Leads com interesse em e os filtros de imóvel para separá-las. ➜ O corretor precisa aceitar o lead? No modo de distribuição entre corretores, sim. Se ele não interagir dentro do tempo configurado, o lead segue para o próximo da lista. ➜ Um corretor que não tem acesso ao funil pode entrar na regra? Não. O corretor só é aceito se tiver permissão de acesso ao funil escolhido, e o sistema avisa quando isso não acontece.