Como cadastrar uma chave e vinculá-la a um imóvel?

O módulo de Chaves permite que você registre e controle as chaves físicas dos imóveis da sua imobiliária. Com ele, você sabe exatamente qual chave existe, a qual imóvel ela pertence e onde ela está guardada.
No dia a dia, o módulo é usado para cadastrar novas chaves, vinculá-las a imóveis específicos e acompanhar quem está com cada chave, seja a imobiliária, o proprietário, o locatário ou terceiros.
Navegação no módulo
Rotina: Imóveis > Chaves > Chaves
Como funciona
A tela principal exibe todas as chaves cadastradas na imobiliária. Para cada chave, você visualiza a descrição, o imóvel vinculado, o local onde está guardada (claviculário), quem está com ela no momento e a data da última alteração. A listagem suporta até 240 registros por página e indica o total de chaves cadastradas.
Na parte superior da tela há dois botões: Cadastrar, para incluir uma nova chave, e Remover, para excluir registros selecionados. Você também pode exportar a listagem e personalizar as colunas exibidas.
A permissão necessária para acessar este módulo e cadastrar chaves é: Imóveis > Cadastrar. Se o botão "Cadastrar" não aparecer, verifique com o administrador do sistema se você possui essa permissão.
Cadastrando uma nova chave
Clique em Cadastrar para abrir o formulário de nova chave. Preencha os campos conforme a tabela abaixo e salve ao final.
Campo
Descrição
Obrigatório
Referência
Código ou identificação física da chave, como o número gravado nela ou uma etiqueta interna. Exemplos vistos: "CHAVEJ", "CH-APTO-001", "001". Use um padrão que facilite a localização no claviculário.
Não
Descrição
Nome ou descrição breve da chave. Exemplos: "Chave da porta principal", "Chave da Casa", "Tag porta". Ajuda a identificar rapidamente para que serve aquela chave.
Não
Imóvel
Imóvel ao qual a chave pertence. Ao selecionar o imóvel, a chave fica vinculada ao cadastro dele, aparecendo na coluna "Imóvel" da listagem.
Não
Local
Onde a chave está guardada fisicamente, por exemplo, em qual posição do claviculário. Exemplos: "Armário de Chaves B4", "Apresentação A4". Se a chave não estiver em nenhum local fixo, o campo pode ficar em branco.
Não
Principal
Indica se essa é a chave principal do imóvel. Quando marcada como "Sim", ela aparece destacada na listagem na coluna "Principal".
Não
Uma chave pode ser salva sem imóvel vinculado, mas sem essa vinculação ela não aparecerá na ficha do imóvel. Sempre vincule a chave ao imóvel correto antes de salvar.
Campos adicionais do formulário
Ao rolar o formulário, você encontra campos complementares que ajudam a registrar com quem a chave está e outras informações de controle.
Campo
Descrição
Obrigatório
Responsável atual
Indica com quem a chave está no momento. As opções disponíveis na listagem são: Imobiliária, Proprietário, Locatário e Terceiros. Essa informação é exibida na coluna "Local" da listagem principal.
Não
Para registrar a movimentação de uma chave, ou seja, quem retirou e devolveu, use a rotina Imóveis > Chaves > Movimentação de Chaves. O cadastro de chave registra a existência da chave; a movimentação registra o histórico de uso.
Perguntas frequentes
Uma chave pode ser vinculada a mais de um imóvel ao mesmo tempo?
Não. Cada chave é vinculada a um único imóvel. Se precisar registrar mais de uma chave para o mesmo imóvel, cadastre cada uma separadamente.
Como sei quem está com a chave agora?
Na listagem principal, a coluna "Local" mostra o responsável atual: Imobiliária, Proprietário, Locatário ou Terceiros. Para ver o histórico completo de quem retirou e devolveu, acesse a rotina de Movimentação de Chaves.
Posso cadastrar uma chave sem vinculá-la a nenhum imóvel?
Sim, o sistema permite salvar a chave sem imóvel. Porém, sem essa vinculação, a chave não aparecerá na ficha do imóvel e ficará sem contexto na listagem. O ideal é sempre informar o imóvel correspondente.
O campo "Claviculário" na listagem é o mesmo que o campo "Local" no formulário?
Sim. O que você preenche como "Local" no formulário aparece na coluna "Claviculário" da listagem, indicando a posição física onde a chave está guardada, como "Armário de Chaves B4" ou "Apresentação A4".
Posso excluir uma chave cadastrada?
Sim. Selecione a chave na listagem e clique no botão Remover. Atenção: verifique antes se há movimentações registradas para essa chave, pois a exclusão remove o cadastro da chave do sistema.