Como cadastrar uma chave e vinculá-la a um imóvel?
O módulo de Chaves permite que você registre e controle as chaves físicas dos imóveis da sua imobiliária. Com ele, você sabe exatamente qual chave existe, a qual imóvel ela pertence e onde ela está guardada.
No dia a dia, o módulo é usado para cadastrar novas chaves, vinculá-las a imóveis específicos e acompanhar quem está com cada chave, seja a imobiliária, o proprietário, o locatário ou terceiros.
Navegação no módulo
Rotina: Imóveis > Chaves > Chaves
Como funciona
A tela principal exibe todas as chaves cadastradas na imobiliária. Para cada chave, você visualiza a descrição, o imóvel vinculado, o local onde está guardada (claviculário), quem está com ela no momento e a data da última alteração. A listagem suporta até 240 registros por página e indica o total de chaves cadastradas.
Na parte superior da tela há dois botões: Cadastrar, para incluir uma nova chave, e Remover, para excluir registros selecionados. Você também pode exportar a listagem e personalizar as colunas exibidas.
A permissão necessária para acessar este módulo e cadastrar chaves é: Imóveis > Cadastrar. Se o botão "Cadastrar" não aparecer, verifique com o administrador do sistema se você possui essa permissão.
Cadastrando uma nova chave
Clique em Cadastrar para abrir o formulário de nova chave. Preencha os campos conforme a tabela abaixo e salve ao final.
Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
Referência | Código ou identificação física da chave, como o número gravado nela ou uma etiqueta interna. Exemplos vistos: "CHAVEJ", "CH-APTO-001", "001". Use um padrão que facilite a localização no claviculário. | Não |
Descrição | Nome ou descrição breve da chave. Exemplos: "Chave da porta principal", "Chave da Casa", "Tag porta". Ajuda a identificar rapidamente para que serve aquela chave. | Não |
Imóvel | Imóvel ao qual a chave pertence. Ao selecionar o imóvel, a chave fica vinculada ao cadastro dele, aparecendo na coluna "Imóvel" da listagem. | Não |
Local | Onde a chave está guardada fisicamente, por exemplo, em qual posição do claviculário. Exemplos: "Armário de Chaves B4", "Apresentação A4". Se a chave não estiver em nenhum local fixo, o campo pode ficar em branco. | Não |
Principal | Indica se essa é a chave principal do imóvel. Quando marcada como "Sim", ela aparece destacada na listagem na coluna "Principal". | Não |
Uma chave pode ser salva sem imóvel vinculado, mas sem essa vinculação ela não aparecerá na ficha do imóvel. Sempre vincule a chave ao imóvel correto antes de salvar.
Campos adicionais do formulário
Ao rolar o formulário, você encontra campos complementares que ajudam a registrar com quem a chave está e outras informações de controle.
Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
Responsável atual | Indica com quem a chave está no momento. As opções disponíveis na listagem são: Imobiliária, Proprietário, Locatário e Terceiros. Essa informação é exibida na coluna "Local" da listagem principal. | Não |
Para registrar a movimentação de uma chave, ou seja, quem retirou e devolveu, use a rotina Imóveis > Chaves > Movimentação de Chaves. O cadastro de chave registra a existência da chave; a movimentação registra o histórico de uso.
Perguntas frequentes
Uma chave pode ser vinculada a mais de um imóvel ao mesmo tempo?
Não. Cada chave é vinculada a um único imóvel. Se precisar registrar mais de uma chave para o mesmo imóvel, cadastre cada uma separadamente.
Como sei quem está com a chave agora?
Na listagem principal, a coluna "Local" mostra o responsável atual: Imobiliária, Proprietário, Locatário ou Terceiros. Para ver o histórico completo de quem retirou e devolveu, acesse a rotina de Movimentação de Chaves.
Posso cadastrar uma chave sem vinculá-la a nenhum imóvel?
Sim, o sistema permite salvar a chave sem imóvel. Porém, sem essa vinculação, a chave não aparecerá na ficha do imóvel e ficará sem contexto na listagem. O ideal é sempre informar o imóvel correspondente.
O campo "Claviculário" na listagem é o mesmo que o campo "Local" no formulário?
Sim. O que você preenche como "Local" no formulário aparece na coluna "Claviculário" da listagem, indicando a posição física onde a chave está guardada, como "Armário de Chaves B4" ou "Apresentação A4".
Posso excluir uma chave cadastrada?
Sim. Selecione a chave na listagem e clique no botão Remover. Atenção: verifique antes se há movimentações registradas para essa chave, pois a exclusão remove o cadastro da chave do sistema.