Chaves
Nesta seção é apresentada a funcionalidade de registro e controle de chaves dentro do sistema Apresenta.me. O recurso permite à imobiliária organizar e acompanhar a localização das chaves de cada imóvel, garantindo mais segurança, rastreabilidade e eficiência no gerenciamento interno.
- Como cadastrar uma chave e vinculá-la a um imóvel?
- Como funciona o claviculário de chaves
- Como movimentar chaves dentro do sistema?
Como cadastrar uma chave e vinculá-la a um imóvel?
O módulo de Chaves permite que você registre e controle as chaves físicas dos imóveis da sua imobiliária. Com ele, você sabe exatamente qual chave existe, a qual imóvel ela pertence e onde ela está guardada.
No dia a dia, o módulo é usado para cadastrar novas chaves, vinculá-las a imóveis específicos e acompanhar quem está com cada chave, seja a imobiliária, o proprietário, o locatário ou terceiros.
Navegação no módulo
Rotina: Imóveis > Chaves > Chaves
Como funciona
A tela principal exibe todas as chaves cadastradas na imobiliária. Para cada chave, você visualiza a descrição, o imóvel vinculado, o local onde está guardada (claviculário), quem está com ela no momento e a data da última alteração. A listagem suporta até 240 registros por página e indica o total de chaves cadastradas.
Na parte superior da tela há dois botões: Cadastrar, para incluir uma nova chave, e Remover, para excluir registros selecionados. Você também pode exportar a listagem e personalizar as colunas exibidas.
A permissão necessária para acessar este módulo e cadastrar chaves é: Imóveis > Cadastrar. Se o botão "Cadastrar" não aparecer, verifique com o administrador do sistema se você possui essa permissão.
Cadastrando uma nova chave
Clique em Cadastrar para abrir o formulário de nova chave. Preencha os campos conforme a tabela abaixo e salve ao final.
Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
Referência | Código ou identificação física da chave, como o número gravado nela ou uma etiqueta interna. Exemplos vistos: "CHAVEJ", "CH-APTO-001", "001". Use um padrão que facilite a localização no claviculário. | Não |
Descrição | Nome ou descrição breve da chave. Exemplos: "Chave da porta principal", "Chave da Casa", "Tag porta". Ajuda a identificar rapidamente para que serve aquela chave. | Não |
Imóvel | Imóvel ao qual a chave pertence. Ao selecionar o imóvel, a chave fica vinculada ao cadastro dele, aparecendo na coluna "Imóvel" da listagem. | Não |
Local | Onde a chave está guardada fisicamente, por exemplo, em qual posição do claviculário. Exemplos: "Armário de Chaves B4", "Apresentação A4". Se a chave não estiver em nenhum local fixo, o campo pode ficar em branco. | Não |
Principal | Indica se essa é a chave principal do imóvel. Quando marcada como "Sim", ela aparece destacada na listagem na coluna "Principal". | Não |
Uma chave pode ser salva sem imóvel vinculado, mas sem essa vinculação ela não aparecerá na ficha do imóvel. Sempre vincule a chave ao imóvel correto antes de salvar.
Campos adicionais do formulário
Ao rolar o formulário, você encontra campos complementares que ajudam a registrar com quem a chave está e outras informações de controle.
Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
Responsável atual | Indica com quem a chave está no momento. As opções disponíveis na listagem são: Imobiliária, Proprietário, Locatário e Terceiros. Essa informação é exibida na coluna "Local" da listagem principal. | Não |
Para registrar a movimentação de uma chave, ou seja, quem retirou e devolveu, use a rotina Imóveis > Chaves > Movimentação de Chaves. O cadastro de chave registra a existência da chave; a movimentação registra o histórico de uso.
Perguntas frequentes
Uma chave pode ser vinculada a mais de um imóvel ao mesmo tempo?
Não. Cada chave é vinculada a um único imóvel. Se precisar registrar mais de uma chave para o mesmo imóvel, cadastre cada uma separadamente.
Como sei quem está com a chave agora?
Na listagem principal, a coluna "Local" mostra o responsável atual: Imobiliária, Proprietário, Locatário ou Terceiros. Para ver o histórico completo de quem retirou e devolveu, acesse a rotina de Movimentação de Chaves.
Posso cadastrar uma chave sem vinculá-la a nenhum imóvel?
Sim, o sistema permite salvar a chave sem imóvel. Porém, sem essa vinculação, a chave não aparecerá na ficha do imóvel e ficará sem contexto na listagem. O ideal é sempre informar o imóvel correspondente.
O campo "Claviculário" na listagem é o mesmo que o campo "Local" no formulário?
Sim. O que você preenche como "Local" no formulário aparece na coluna "Claviculário" da listagem, indicando a posição física onde a chave está guardada, como "Armário de Chaves B4" ou "Apresentação A4".
Posso excluir uma chave cadastrada?
Sim. Selecione a chave na listagem e clique no botão Remover. Atenção: verifique antes se há movimentações registradas para essa chave, pois a exclusão remove o cadastro da chave do sistema.
Como funciona o claviculário de chaves
O claviculário de chaves é o painel virtual onde você organiza e acompanha todas as chaves de imóveis da sua empresa. Em vez de uma prancheta física ou planilha, o sistema oferece um quadro com ganchos numerados, mostrando em tempo real quais chaves estão no lugar, quais foram retiradas e quais ainda não têm posição definida.
No dia a dia, ele permite que qualquer membro da equipe saiba rapidamente onde está uma chave, quem está com ela e quais imóveis estão disponíveis para visita sem precisar perguntar a ninguém.
Navegação no módulo
Rotina: Imóveis > Chaves > Claviculário de Chaves
Como funciona
A tela principal exibe o quadro de ganchos do armário, organizado em fileiras e colunas identificadas por letras e números (por exemplo, A1, A2, B3). Cada gancho pode conter uma chave vinculada a um imóvel. No topo do quadro, um contador mostra quantos ganchos estão ocupados em relação ao total disponível, como "2 de 15 ganchos ocupados".
Abaixo do quadro, há a seção Chaves sem posição, que lista todas as chaves cadastradas que ainda não foram alocadas em nenhum gancho. Você pode arrastar uma dessas chaves diretamente para o gancho correspondente no quadro.
Para cada chave, o sistema indica a situação atual: se está no lugar, com quem foi retirada (locatário, proprietário, portaria, terceiros ou uma pessoa específica) ou se está livre. As chaves com retirada registrada exibem o botão Devolver; as demais exibem o botão Movimentar.
O contador no topo do quadro é atualizado automaticamente conforme você move as chaves entre os ganchos e a lista de "Chaves sem posição".
Cadastrando um claviculário
Antes de usar o quadro, é necessário cadastrar o claviculário da empresa. Clique em Cadastrar Claviculário para abrir o formulário de configuração. Você define o nome do armário, a quantidade de fileiras e de colunas, o que determina o total de ganchos disponíveis.
Campo | Descrição |
|---|---|
Nome do Claviculário de Chaves | Nome utilizado para identificar o claviculário, como Locação, Vendas ou outro nome definido pela imobiliária. |
Linhas | Define a quantidade de linhas que o claviculário terá para organização das chaves. |
Colunas | Define a quantidade de colunas disponíveis no claviculário. |
Ordem de Exibição | Determina a posição em que o claviculário será apresentado em relação aos demais cadastrados. Valores menores aparecem primeiro. |
Ativo | Define se o claviculário ficará disponível para utilização no sistema. |
Gravar | Salva o cadastro ou as alterações realizadas. |
Fechar | Fecha a janela sem continuar o cadastro. |
Só é possível cadastrar um claviculário por empresa. Se o botão "Cadastrar Claviculário" não aparecer, o armário já foi configurado anteriormente.
Mantenha o quadro virtual sempre sincronizado com o armário físico. Isso evita buscas desnecessárias e garante que a equipe confie nas informações do sistema.
Movimentando e devolvendo chaves
Cada chave no quadro ou na lista de chaves sem posição tem um botão de ação:
- Movimentar: registra a saída da chave, indicando para quem ela foi entregue. Após a ação, a chave passa a exibir o nome do responsável e o botão muda para "Devolver".
- Devolver: registra o retorno da chave ao armário. A chave volta à situação "No lugar" e o botão retorna para "Movimentar".
Uma chave marcada como "No lugar" no sistema deve corresponder fisicamente ao gancho indicado no quadro. Se houver divergência entre o físico e o sistema, utilize o botão "Movimentar" para corrigir a situação antes de avançar.
Vale lembrar que você pode mover as chaves livremente, basta clicar nela e arrastar para a posição que você quiser
Chaves sem posição em nenhum claviculário ficam a direita em "Chaves sem Posição"
Perguntas frequentes
Posso ter mais de um claviculário cadastrado?
Não. O sistema permite apenas um claviculário por empresa. Para reorganizar o armário, edite o cadastro já existente.
O que acontece com as chaves que estão na lista "Chaves sem posição"?
Elas já estão cadastradas no sistema, mas ainda não foram alocadas em nenhum gancho do quadro. Para posicioná-las, arraste a chave da lista até o gancho desejado no quadro.
Como sei com quem está uma chave que foi retirada?
O sistema exibe o nome do responsável diretamente no cartão da chave, logo abaixo do endereço do imóvel. Chaves retiradas aparecem com o texto "Com [nome da pessoa ou grupo]" e o botão "Devolver".
É possível acessar o histórico de movimentações de uma chave?
Sim. O histórico completo de entradas e saídas de cada chave está disponível em Imóveis > Chaves > Movimentação de Chaves, onde você filtra por chave, imóvel ou período.
Preciso de alguma permissão especial para usar o claviculário?
Sim. O acesso ao módulo requer a permissão Imóveis > Cadastrar. Se o menu não aparecer para você, solicite o ajuste ao administrador do sistema.
Como movimentar chaves dentro do sistema?
Toda visita começa com alguém pegando uma chave. E é justamente aí que as chaves se perdem: um corretor levou, esqueceu de devolver, ninguém sabe com quem está. A movimentação de chaves registra cada retirada e cada devolução — quem pegou, quando, com qual previsão de retorno e quando devolveu. É o que garante que a imobiliária saiba, a qualquer momento, onde está cada chave da carteira. A seguir, veja o passo a passo.
Navegação no Módulo
Rotina: Imóveis > Chaves > Movimentação de Chaves
A movimentação depende do cadastro da chave. Se a chave ainda não existe, cadastre-a antes pelo botão Gerenciar Chaves, no topo da tela.
A listagem de movimentações
A tela já abre mostrando as movimentações em aberto. Cada linha traz o código, o tipo do solicitante, o status, a chave, o imóvel, o solicitante, o responsável e as datas de retirada e devolução.
Campo / Opção | Descrição |
|---|---|
Status | A situação é sempre uma de duas: Em movimentação , quando a chave está fora, ou Devolvida , quando já voltou. |
Campo de busca | Localiza movimentações por referência, solicitante ou imóvel. |
Filtros | Permitem consultar por solicitante, imóvel, corretor, previsão de retorno e situação. |
Não existe um status de "atrasada". O atraso é identificado comparando a data de hoje com a Previsão de Devolução da movimentação. Por isso, preencher essa previsão é o que dá controle real sobre as chaves fora da imobiliária.
Registrar a retirada de uma chave
Clique em Cadastrar. Na janela que se abre, comece identificando a chave:
Campo | Descrição |
|---|---|
Imóvel | Selecione o imóvel. A lista mostra apenas imóveis que possuem chave cadastrada. |
Chave | Escolha qual chave daquele imóvel está sendo retirada. O campo só é liberado depois que o imóvel for selecionado. |
Uma chave só pode ter uma movimentação em aberto por vez. Ao tentar registrar uma nova retirada de uma chave que ainda não foi devolvida, o sistema exibe o aviso de que já existe uma movimentação em aberto para aquela chave.
Dados de quem está levando a chave
Campo | Descrição |
|---|---|
Solicitante | Permite selecionar uma pessoa já cadastrada no sistema. Ao escolher, os dados são preenchidos automaticamente. |
Corretor Responsável | Corretor da imobiliária que responde por essa entrega. O preenchimento é obrigatório. |
Nome | Nome de quem está retirando a chave. O preenchimento é obrigatório. |
Telefone | Contato de quem está retirando a chave. O preenchimento é obrigatório. |
CPF/CNPJ | Documento do solicitante. |
Tipo do Solicitante | Classifica quem está levando a chave: Imobiliária, Portaria, Corretor, Proprietário, Inquilino, Cliente, Terceiros ou Outro. |
Observações | Permite registrar anotações relacionadas à entrega da chave. |
Foto do Solicitante | Permite registrar uma foto de quem está retirando, utilizando o ícone de câmera para capturar a imagem no momento da retirada. |
Há ainda o bloco Endereço do Solicitante, com os campos CEP, País, Estado, Cidade, Bairro, Logradouro, Número e Complemento, que podem ser preenchidos conforme a necessidade da imobiliária.
Datas da movimentação
Campo / Opção | Descrição |
|---|---|
Data de Retirada | Informa quando a chave saiu. O campo já vem preenchido com a data e a hora atuais e é obrigatório. |
Previsão de Devolução | Define quando a chave deverá retornar. O preenchimento é obrigatório. |
Previsão rápida | Disponibiliza atalhos para preencher a previsão com um clique: 1 dia , Hoje, Amanhã e +7 dias. |
Data de Devolução | É preenchida automaticamente quando a chave é devolvida. |
A previsão de devolução e a data de devolução precisam ser posteriores à data de retirada. O sistema não aceita datas anteriores.
Emitindo a requisição
Com a movimentação gravada e ainda em aberto, o botão Emitir Requisição gera o documento de entrega da chave, que pode ser impresso ou enviado para assinatura de quem está retirando.
Devolver a chave
A devolução pode ser realizada de duas formas:
Opção | Descrição |
|---|---|
Pela movimentação | Abra o registro correspondente e clique em Devolver. |
Pela listagem, em lote | Marque as movimentações desejadas e clique em Devolver Chaves, no topo da tela. |
Ao devolver, o sistema marca a movimentação como Devolvida, registra a data de devolução e devolve a chave automaticamente para a Imobiliária, atualizando o local onde ela está guardada.
Na retirada o local da chave não muda sozinho — é na devolução que a chave volta para a imobiliária. E uma chave já devolvida não pode ser devolvida de novo: o sistema exibe o aviso de que a chave já foi devolvida.
Excluir uma movimentação
Marque a movimentação desejada na listagem e clique em Remover.
Não é possível excluir uma movimentação que ainda não foi devolvida. O sistema exige que a chave seja devolvida antes, para que o histórico não fique com uma chave permanentemente "fora" sem registro de retorno.
Avisos automáticos
Os responsáveis recebem aviso das chaves com devolução prevista para hoje, permitindo a cobrança antes que o prazo estoure.
Esse alerta é ativado no cadastro de cada usuário, na configuração de notificações, pelo item de movimentação de chaves.
Perguntas frequentes
➜ Por que não consigo registrar a retirada de uma chave? Provavelmente ela já está com alguém. Cada chave só aceita uma movimentação em aberto. Verifique na listagem se existe um registro em aberto para ela e faça a devolução primeiro.
➜ O imóvel não aparece na lista ao cadastrar. Por quê? A lista mostra apenas imóveis que já possuem chave cadastrada. Use o botão Gerenciar Chaves para cadastrar a chave daquele imóvel antes.
➜ Como sei quais chaves estão atrasadas? Pela Previsão de Devolução. Filtre as movimentações em aberto com previsão anterior à data de hoje. É por isso que preencher a previsão faz diferença.
➜ Preciso cadastrar o solicitante como pessoa no sistema? Não. É possível informar apenas nome e telefone. Mas ao selecionar uma pessoa já cadastrada, os dados são preenchidos automaticamente e o histórico fica vinculado ao contato.
➜ Posso devolver várias chaves de uma vez? Sim. Selecione as movimentações na listagem e use o botão Devolver Chaves.
➜ Excluir a movimentação apaga o histórico da chave? A exclusão remove aquele registro de movimentação. Por isso o sistema só permite excluir depois da devolução — para que nenhuma chave fique registrada como fora da imobiliária sem desfecho.