Como cadastrar referências automáticas para chaves de imóveis

Assim como o imóvel, cada chave cadastrada possui um código de identificação próprio, usado para localizar a chave no quadro, registrar retiradas e devoluções e controlar as movimentações. O sistema pode gerar esse código automaticamente, com um padrão definido pela imobiliária e, se desejado, um código diferente para cada tipo de imóvel. A seguir, veja o passo a passo da configuração. Navegação no Módulo Rotina: Configurações > Cadastros Gerais > aba Imóvel Ativar a referência automática da chave No bloco Valores Padrões , ative a opção Referência automática para a chave do imóvel? . Enquanto essa opção estiver desligada, os campos de configuração não aparecem na tela. Essa configuração é independente da referência do imóvel: é possível ativar apenas a da chave, apenas a do imóvel, ou as duas. Ao ativar, o painel Referência da Chave do Imóvel Padrão é exibido. Definir a regra geral da chave Essa é a regra aplicada a todas as chaves cujo imóvel não estiver em nenhuma regra específica por tipo. ➜ Prefixo: texto fixo exibido antes do número da chave. Exemplo: informando CH- , a referência gerada ficará CH-1234 . O campo pode ficar em branco quando a imobiliária preferir apenas o número. ➜ Tamanho do Incremento: quantidade mínima de dígitos do número, completada com zeros à esquerda. Informando 3 , a sequência será 001 , 002 , 010 . Quando a numeração ultrapassar esse limite, ela continua normalmente com mais dígitos. Adicionar uma regra por tipo de imóvel Abaixo da regra geral está o item Referência da Chave por Tipo do Imóvel , que permite um código diferente conforme o tipo do imóvel ao qual a chave pertence. Clique em Adicionar prefixo por Tipo de Imóvel para criar uma nova linha. Em cada linha, preencha: ➜ Tipo de Imóvel: selecione a quais tipos de imóvel essa regra se aplica. É possível selecionar mais de um tipo na mesma linha, fazendo com que todos compartilhem o mesmo código e a mesma sequência. ➜ Prefixo: texto fixo que identificará as chaves desses tipos. Exemplo: CHAP- para chaves de apartamentos. ➜ Tamanho do Incremento: quantidade mínima de dígitos do número gerado para essas chaves. Para remover uma regra criada, utilize o botão vermelho de exclusão no final da linha. Regras que precisam ser respeitadas Para que a configuração possa ser gravada, o sistema exige: ➜ Cada prefixo deve ser único: dois prefixos iguais em linhas diferentes não são aceitos. Ao tentar gravar, o sistema informa quais prefixos estão duplicados. ➜ Cada tipo de imóvel pode estar em apenas uma regra: não é possível cadastrar o mesmo tipo em duas linhas diferentes. ➜ Toda regra precisa de ao menos um tipo selecionado: linhas com o campo Tipo de Imóvel vazio impedem a gravação. Caso deseje que vários tipos usem o mesmo código de chave, adicione todos eles na mesma linha , em vez de criar uma linha para cada um. Como a regra é aplicada no dia a dia ➜ A geração acontece no cadastro da chave: ao cadastrar uma nova chave com o campo de referência em branco, o sistema preenche automaticamente com o próximo número da sequência. ➜ Referência digitada é respeitada: se o usuário informar um código manualmente, o sistema mantém o valor digitado. ➜ A regra por tipo tem prioridade: o sistema verifica o tipo do imóvel ao qual a chave pertence. Havendo uma regra para aquele tipo, o prefixo dela é utilizado. Não havendo, vale a regra geral. ➜ Cada regra tem a sua própria contagem: a numeração de um prefixo é independente da dos demais. ➜ A sequência continua de onde parou: o sistema busca o maior número já utilizado com aquele prefixo e gera o próximo. Perguntas frequentes ➜ A referência da chave precisa ser igual à do imóvel? Não. São numerações totalmente independentes, com prefixos e sequências próprios. O imóvel RES-010 pode ter a chave CH-047 . ➜ Preciso ativar a referência automática do imóvel para usar a da chave? Não. Cada uma tem o seu interruptor e pode ser usada separadamente. ➜ Ativar a opção renumera as chaves já cadastradas? Não. As chaves existentes mantêm os códigos atuais. A numeração automática vale para as próximas chaves cadastradas. ➜ Onde a referência da chave é utilizada? Na rotina Imóveis > Chaves, no cadastro da chave dentro do imóvel e no controle de retiradas e devoluções, servindo como identificação da chave física. ➜ Posso deixar o Prefixo em branco? Sim. Nesse caso a referência será composta apenas pelo número, respeitando o Tamanho do Incremento informado.