Entendendo e configurando a régua de cobrança

A Régua de Cobrança permite automatizar o envio de lembretes e cobranças relacionados às faturas, utilizando regras configuradas para diferentes momentos do vencimento. Cada regra define quando a mensagem será enviada , quais faturas serão consideradas e qual canal será utilizado . Depois de configurada e ativada, a rotina é executada automaticamente pelo sistema. Navegação no Módulo Rotina: Configurações > Financeiro > aba Régua de Cobrança Atenção: Esta aba possui um botão próprio para salvar as configurações. Utilize Gravar Informações no rodapé da Régua de Cobrança. Qual é o horário de envio das cobranças As regras configuradas são processadas diariamente a partir das 9 horas da manhã . O horário de início do envio é definido pelo sistema e não pode ser configurado individualmente em cada regra. Ativar a Régua de Cobrança Antes de criar os envios automáticos, a própria Régua de Cobrança precisa estar ativada. Opção Descrição Ativar Régua de Cobrança Habilita a execução automática das regras cadastradas. Quando desativada, nenhuma regra será executada, mesmo que esteja individualmente ativa. Adicionar nova regra Cria uma nova regra de envio dentro da régua. Cada regra representa um momento específico de comunicação com o cliente. Por exemplo, podem existir regras diferentes para enviar um lembrete antes do vencimento, um aviso no próprio vencimento e novas cobranças após o atraso. Definir quando a regra será executada A execução da regra é definida pela relação entre a data atual e o vencimento da fatura. Campo Opção Descrição Ação desejada Antes do Vencimento Executa a regra determinado número de dias antes do vencimento. Ação desejada No dia do Vencimento Executa a regra na própria data de vencimento. Ação desejada Depois do Vencimento Executa a regra determinado número de dias após o vencimento. Dias — Define quantos dias antes ou depois do vencimento a regra deverá ser executada. Atenção: Ao selecionar No dia do Vencimento , o campo Dias fica desabilitado, pois a regra será executada exatamente na data de vencimento. Definir quais faturas participarão da regra Também é possível limitar a regra conforme as características da cobrança. Campo ou opção Descrição Método de Cobrança Define quais métodos de cobrança serão considerados pela regra. É possível selecionar mais de um. Registrado Faz com que a regra considere apenas faturas registradas no banco ou cobranças que utilizem método PIX, conforme o comportamento do sistema. Essa configuração é importante quando a mensagem depende de uma cobrança já disponível para pagamento. Por exemplo, caso a mensagem envie o boleto ao cliente, pode ser necessário limitar a regra às faturas que já possuam cobrança registrada. Configurar o método de envio Cada regra também determina por qual canal o cliente receberá a mensagem. Método de envio Descrição E-mail Envia a cobrança por e-mail utilizando o Template de E-mail configurado na regra. WhatsApp Business Envia a mensagem pelo canal de WhatsApp Business disponível na configuração. Apre.Chat Envia a mensagem pelo Apre.Chat utilizando o respectivo template. A disponibilidade depende do plano contratado. Outras opções podem ser utilizadas para controlar o comportamento do envio. Opção Descrição Anexar o Boleto na mensagem Anexa o boleto à mensagem quando o método utilizado permitir. Ignorar fins de semana e feriados Impede que a regra envie cobranças nessas datas. Não criar atendimento No Apre.Chat, permite enviar a mensagem sem criar um novo atendimento quando não existir um atendimento aberto. Exemplo de uma Régua de Cobrança Uma mesma régua pode possuir várias regras para diferentes momentos da cobrança. Momento Canal Exemplo de utilização 5 dias antes E-mail Enviar um lembrete antecipado com o boleto anexado. No vencimento WhatsApp Informar que a cobrança vence naquele dia. 3 dias depois E-mail Enviar o primeiro aviso de cobrança em atraso. 15 dias depois Apre.Chat Iniciar uma comunicação posterior para acompanhamento ou negociação. Esses valores são apenas um exemplo de organização. A quantidade e o intervalo das regras devem ser definidos conforme o processo de cobrança utilizado pela imobiliária. Atenção: Cada regra representa uma nova mensagem enviada ao cliente. Evite criar disparos muito próximos ou redundantes para não gerar excesso de comunicações. Gerenciar as regras As regras já cadastradas podem ser ativadas, duplicadas ou removidas. Ação Descrição Ativo / Inativo Define se aquela regra será executada. Quando inativa, permanece cadastrada, mas deixa de realizar envios. Duplicar Cria uma cópia da regra para facilitar a criação de uma configuração semelhante. Remover Exclui a regra da Régua de Cobrança. Atenção: Quando a intenção for apenas interromper temporariamente um envio, utilize Inativo em vez de remover a regra. Dessa forma, ela poderá ser utilizada novamente sem precisar ser recriada. Perguntas frequentes ➜ A Régua de Cobrança não enviou nenhuma mensagem. Verifique se Ativar Régua de Cobrança está habilitado, se a regra está Ativa , se o método de cobrança da fatura está contemplado, se a regra exige registro e se a opção de ignorar fins de semana ou feriados interferiu no envio. ➜ Em que horário as cobranças são enviadas? O processamento das regras começa diariamente a partir das 9 horas da manhã . Esse horário não é configurável por regra. ➜ Não consigo anexar o boleto à mensagem. O recurso de anexo não está disponível para o método WhatsApp . Utilize outro canal compatível quando precisar enviar o documento. ➜ A opção Apre.Chat não aparece. A disponibilidade desse método depende do plano contratado possuir o Apre.Chat. ➜ O campo Dias está desabilitado. Isso acontece quando a ação selecionada é No dia do Vencimento , pois não existe quantidade de dias a informar. ➜ O cliente está recebendo mensagens demais. Revise as regras cadastradas e desative os disparos redundantes ou muito próximos. ➜ Quero interromper temporariamente todas as cobranças automáticas. Desative Ativar Régua de Cobrança . As regras permanecerão cadastradas e poderão voltar a ser utilizadas quando a régua for reativada. ➜ Onde salvo as alterações da Régua de Cobrança? Utilize Gravar Informações no rodapé da própria aba.