Como cadastrar um contrato de locação O Contrato de Locação é o registro responsável por centralizar grande parte das operações financeiras relacionadas à locação, como geração das faturas do inquilino, comissões da imobiliária, repasses aos proprietários, reajustes e informações utilizadas na DIMOB. O cadastro é dividido em diferentes abas. Inicialmente, as informações necessárias para criar o contrato são preenchidas nas primeiras etapas. Após a gravação, outras abas e configurações ficam disponíveis para complementar o cadastro. Navegação no Módulo Rotina: Financeiro > Contratos > Contratos de Locação > Adicionar Identificando o contrato Nesta etapa, são definidas as principais informações que identificam o contrato de locação. Campo Descrição Imóvel Define o imóvel relacionado ao contrato. O preenchimento é obrigatório. São apresentados os imóveis disponíveis para locação conforme sua situação no sistema. Inquilino (Locatário) Define o locatário responsável pelo contrato. O preenchimento é obrigatório. Tipo Contrato Define o tipo de contrato utilizado. Essa informação deve ser conferida antes da gravação, pois não poderá ser alterada posteriormente. Referência Permite informar um código ou identificação interna utilizada pela imobiliária. Situação Define a situação atual do contrato e fica disponível após a gravação. Empresa Define a empresa responsável pelo contrato e influencia configurações como dados bancários, informações fiscais e cobrança das faturas. Depois que o contrato possui faturas geradas, informações como imóvel, inquilino, valor e datas podem ficar bloqueadas para edição. Para alterar o valor cobrado posteriormente, utilize o processo de Reajuste. Data e recorrência As configurações de data e recorrência determinam o período do contrato e como as mensalidades serão calculadas. Campo Descrição Início Contrato Define a data de início da locação. O preenchimento é obrigatório. Modalidade Define como os períodos das faturas serão calculados. Prazo Define se o contrato possui uma data final determinada ou se permanecerá por prazo indeterminado. Duração (meses) Define a quantidade de meses de duração quando aplicável. Fim Contrato Apresenta a data final calculada pelo sistema conforme as informações preenchidas. As modalidades disponíveis determinam como o período de cada cobrança será formado. Modalidade Descrição Início do Contrato Utiliza a data de entrada como referência para os períodos, sem cálculo proporcional inicial. Um contrato iniciado em 23/03, por exemplo, poderá considerar o período de 23/03 a 22/04. Dia de Vencimento Utiliza o dia do vencimento como referência. O primeiro período pode ser calculado proporcionalmente até o início do próximo ciclo. Início do Mês Considera os meses civis, do primeiro ao último dia de cada mês. A primeira e a última cobrança podem possuir cálculo proporcional. O campo Prazo também interfere na identificação das parcelas. Prazo Comportamento Por data O contrato possui uma data final e as parcelas podem ser identificadas no formato N de M . Indeterminado O contrato não possui data final determinada e as faturas continuam sendo geradas conforme a recorrência configurada. Valores e comissões Nesta etapa, são configurados o valor da locação, o vencimento e as comissões relacionadas ao contrato. Campo Descrição Valor Representa o valor originalmente definido na assinatura do contrato. Esse campo não é atualizado pelos reajustes posteriores. Valor Atual Representa o valor atualmente utilizado para gerar as faturas do contrato. É atualizado conforme os reajustes realizados. Vencimento Define o dia utilizado para o vencimento das cobranças. O preenchimento é obrigatório. 1ª Comissão Define a comissão inicial ou taxa de intermediação cobrada no início da locação. Parcelar Em Define em quantas parcelas a primeira comissão será distribuída. A partir da parcela Define a partir de qual parcela a primeira comissão começará a ser cobrada. Comissão Recorrente Define a comissão cobrada de forma recorrente nas mensalidades, como a taxa de administração. Adicionar comissão recorrente na primeira mensalidade Permite incluir a comissão recorrente já na primeira cobrança. Unificar a primeira e segunda parcela Permite juntar as primeiras cobranças quando necessário, como em situações em que a primeira parcela proporcional resulta em um valor reduzido. Reajuste As configurações de reajuste determinam quando e de que forma o Valor Atual do contrato será atualizado. Campo Descrição Índice Define o índice utilizado para calcular o reajuste. Reajuste (meses) Define o intervalo, em meses, entre os reajustes. Próximo Reajuste Apresenta a próxima data prevista para reajuste. Último Reajuste Apresenta a data do último reajuste realizado. Os campos Próximo Reajuste e Último Reajuste são apresentados inicialmente bloqueados. Quando necessário realizar uma correção manual, utilize a opção disponível ao lado do respectivo campo para liberar a edição. Definindo o proprietário do imóvel e sua conta bancária A aba Pessoas concentra os participantes e responsáveis relacionados ao contrato de locação. Proprietários Campo Descrição Pessoa Define o proprietário relacionado ao imóvel e ao contrato. Conta para repasse Define a conta utilizada para receber os valores do repasse. Método do repasse manual Define como o repasse manual será realizado para aquele proprietário. Participação Define o percentual de participação do proprietário. Quando houver mais de um, a distribuição deve totalizar 100% entre os participantes considerados. % DIMOB Define o percentual utilizado para as informações relacionadas à DIMOB. Não participa do rateio do aluguel Retira o proprietário da distribuição do valor do aluguel quando aplicável. Um contrato sem proprietário vinculado não possui destinatário definido para o repasse dos valores recebidos. Confira essa informação antes de iniciar o faturamento e os repasses. Pessoas Relacionadas Permite adicionar outras pessoas relacionadas ao contrato, como ocupantes, e definir um Responsável pelo Pagamento. Quando houver um responsável pelo pagamento, as cobranças poderão ser direcionadas a essa pessoa, enquanto o locatário permanece vinculado ao contrato. Envolvidos Permite cadastrar os envolvidos que participarão da divisão das comissões. O percentual informado para os envolvidos representa uma participação sobre a comissão da imobiliária, e não sobre o valor total do aluguel. Também podem ser cadastradas informações relacionadas a: Informação Descrição Testemunhas Permite vincular as testemunhas relacionadas ao contrato. Veículos com acesso ao Imóvel Permite registrar veículos autorizados ou relacionados à ocupação do imóvel. Corretor Responsável Define o corretor responsável pela locação. Equipe da Locação Permite relacionar a equipe responsável pelo contrato. Permissão de Acesso Define os usuários ou regras de acesso ao contrato. Configurando as garantias do contrato A aba Garantias concentra as informações e recursos relacionados às garantias utilizadas no contrato de locação. No campo Qual é a garantia deste contrato?, deve ser selecionada a modalidade utilizada na locação. Conforme a opção escolhida, o sistema disponibiliza os campos correspondentes para configuração. Área Descrição Qual é a garantia deste contrato? Define a modalidade de garantia utilizada no contrato. Fiadores do Contrato Permite informar a 1ª Pessoa Fiadora e, quando necessário, uma 2ª Pessoa Fiadora. Seguro Fiança Apresenta os seguros fiança relacionados ao contrato e permite iniciar uma nova cotação por meio de Solicitar Cotação. Análise de Ficha Cadastral Completa Apresenta as análises cadastrais realizadas para os envolvidos e permite solicitar uma nova análise. Seguro Incêndio Apresenta os seguros incêndio relacionados ao contrato e permite iniciar uma nova cotação. As áreas de Seguro Fiança e Seguro Incêndio apresentam informações como situação, valor, vigência, imóvel e participantes conforme os seguros forem cadastrados ou contratados. Aba de Documentos do contrato A aba Documentos concentra os arquivos e processos relacionados à documentação do contrato, permitindo gerar documentos, enviá-los para assinatura digital, anexar arquivos avulsos e vincular vistorias. Área Descrição Documentos Permite gerar documentos a partir dos modelos cadastrados no sistema e vinculá-los ao contrato. Documentos para Assinatura Digital Reúne os documentos enviados para assinatura eletrônica, permitindo acompanhar o status, assinaturas e envolvidos. Anexos avulsos para este contrato Permite enviar e armazenar arquivos relacionados ao contrato que não precisam ser gerados por um modelo. Vistorias Permite cadastrar e acompanhar as vistorias vinculadas ao contrato, como entrada, saída ou periódicas. Por meio das ações disponíveis em cada área, também é possível visualizar, editar, baixar ou remover documentos e registros, conforme as permissões do usuário. Aba Tickets do contrato A aba Tickets mostra, em Tickets deste contrato, as manutenções, reformas e solicitações ligadas ao contrato, sem precisar sair dele para procurar no módulo de Tickets. Abra o contrato e clique na aba Tickets. Clique em Abrir ticket. A janela do ticket abre com o contrato, o imóvel e o inquilino (ou o comprador, no contrato de venda) já preenchidos. Complete o ticket e grave. Ele passa a aparecer na lista da aba. Se a sua imobiliária ainda não tem o módulo de Tickets no plano, a aba mostra o que o módulo faz e o botão Ver planos e contratar. Quem não cuida da contratação vê a orientação para falar com o administrador da conta. Configurações A aba Configurações reúne regras relacionadas às cobranças, repasses, encargos e demais comportamentos financeiros do contrato. Configuração Descrição Método de cobrança Define a forma utilizada para cobrar as faturas do contrato. Conta financeira Define a conta financeira relacionada às movimentações do contrato. Nota Fiscal de Serviço Define as regras relacionadas à emissão de notas fiscais. Como fazer o repasse? Define quando e como os valores serão repassados ao proprietário, podendo considerar processos manuais, quantidade de dias após o recebimento ou um dia fixo. Ativar repasse automático via ApBank Permite automatizar o envio dos valores ao proprietário utilizando o ApBank. Recibo de Repasse Define configurações relacionadas ao documento de repasse. Recibo de Repasse Unificado Permite utilizar um recibo unificado quando aplicável. Observações Para o Repasse Permite incluir informações adicionais nos documentos ou processos de repasse. Multa e Juros Define as regras aplicadas às cobranças em atraso, podendo utilizar a configuração geral ou uma regra específica para o contrato. Desconto de Pontualidade Define descontos concedidos conforme as condições de pagamento configuradas. Multa de Rescisão Define as regras utilizadas para o cálculo da multa em caso de encerramento antecipado. DIMOB Define as configurações relacionadas à geração das informações utilizadas na DIMOB. Usar Endereço do Imóvel para Registro de Boleto Permite utilizar o endereço do imóvel nas informações utilizadas para registro da cobrança. Ocultar PIX Oculta a opção de pagamento por PIX na tela de pagamento. Ao gravar o contrato com essa opção alterada, todas as faturas em aberto passam a seguir a mesma escolha, e o histórico do contrato registra quantas foram atualizadas. Faturas pagas, parcialmente pagas, canceladas, incobráveis, reembolsadas, renegociadas ou em processamento de pagamento não mudam. Reajuste Automático Permite aplicar automaticamente os reajustes conforme as regras definidas no contrato. Pix Automático do pagador Mostra a situação do débito automático do inquilino e permite enviar o convite, copiar o link e cancelar. Aparece em contrato cobrado por conta digital ApBank de pessoa jurídica com acesso ao recurso. Veja Como funciona o Pix Automático. Modo de repasse do contrato novo O contrato de locação novo já nasce com o modo de Como fazer o repasse? que a imobiliária mais usa nas locações em andamento. Antes, todo contrato novo nascia em Manualmente, e o dinheiro do proprietário ficava parado sem repasse. Você pode trocar o modo antes de gravar. Se a maioria dos seus contratos em andamento é manual, o contrato novo também nasce em Manualmente. Em Renovação e cópia de contrato, o modo do contrato de origem é mantido. Quando o modo herdado é Em Dia Fixo ou Em dia Fixo ou Seguinte, o dia de repasse mais usado já vem preenchido. Se a imobiliária usa mais de um modo e você escolhe Manualmente, aparece o aviso “No modo Manualmente o sistema não cria o repasse quando a fatura é paga. A parte do proprietário fica no saldo dele, em Repasse de Proprietário, até alguém criar o repasse.” Aba de Financeiro A aba Financeiro concentra as movimentações financeiras relacionadas ao contrato. Nela é possível configurar itens adicionais, acompanhar e gerar faturas, consultar lançamentos, controlar repasses ao proprietário e visualizar as notas fiscais emitidas. Aba Descrição Itens Adicionais Permite adicionar valores que serão incluídos nas próximas faturas do contrato, definindo o item financeiro, descrição, valor e o período em que a cobrança será aplicada. A tela também apresenta uma prévia de como as próximas faturas serão geradas. Faturas Apresenta as faturas vinculadas ao contrato. Permite Antecipar Faturas, criar uma Fatura Avulsa e acompanhar as cobranças já geradas. Também possui uma prévia das próximas faturas conforme as configurações atuais do contrato. Lançamentos Reúne os lançamentos financeiros relacionados ao contrato e permite cadastrar novos lançamentos quando necessário. Repasses Apresenta os valores relacionados aos proprietários e o saldo disponível para repasse, permitindo consultar as movimentações e efetuar o repasse dos valores correspondentes. Notas Fiscais Reúne os RPS e as Notas Fiscais emitidas para o contrato, permitindo acompanhar os documentos fiscais e realizar as ações disponíveis conforme a situação de cada registro. Você pode, na tela de itens, por exemplo, lançar os itens adicionais ao contrato e, na tela subsequente, gerar as faturas para o seu contrato. Pronto, o seu contrato estará feito. Agrupando itens em uma composição Algumas contas chegam divididas em vários itens, como o condomínio com a taxa ordinária, o fundo de reserva, a água e o gás. A composição junta esses itens sob um nome só, com o subtotal deles, para que o inquilino entenda de onde vem o valor. No contrato, abra a aba Financeiro e depois Itens Adicionais. Clique em Nova Composição. Se tiver dúvida, passe o mouse em Como funciona, no título da janela. Em Nome da composição, escreva um nome, por exemplo "Condomínio". O nome é obrigatório e aceita até 80 caracteres. Em Itens que fazem parte, clique nos itens da conta ou em Marcar todos. Cada item mostra o valor e quem paga e quem recebe, e a prévia embaixo mostra o total e quanto cada parte paga. Clique em Criar composição e grave o contrato. Depois de criada, a composição vira um bloco na lista de itens, com o nome, a quantidade de itens e o total. Os botões do cabeçalho servem para adicionar um item na composição, renomear e escolher os itens, ou desfazer a composição. Pela alça à esquerda do cabeçalho, você arrasta a composição inteira para outro lugar da lista. Logo abaixo, em Como as faturas vão sair, cada fatura já mostra a composição com o subtotal. O R de cada fatura indica o boleto: clique no R cinza para registrar o boleto, ou no R verde para cancelar o registro. A confirmação é a mesma da engrenagem da fatura. Situação O que acontece Valores e cobrança A composição só organiza a visualização. Cada item continua com o próprio valor, a própria forma de cobrança e quem paga, e o total da fatura não muda. Onde aparece Na fatura, no boleto, no e-mail da cobrança e na página de pagamento. Na página de pagamento, o nome do grupo traz "soma de N itens", e os itens aparecem ligados a ele por linhas. Colocar ou tirar um item O bloco tem um cabeçalho em cima e uma borda embaixo, e tudo o que está entre os dois faz parte da composição. Arraste o item para qualquer posição dentro do bloco para colocá-lo, inclusive a primeira e a última, ou para acima do cabeçalho ou abaixo da borda para tirá-lo. Durante o arraste, a vaga fica na cor da composição quando o item vai cair dentro. Também dá para marcar e desmarcar na janela da composição. Composição numa fatura já gerada Abra a fatura em Financeiro > Manutenção de Faturas, clique em Nova Composição na lista de itens e grave a fatura. A composição feita na fatura vale só para ela. O mesmo botão aparece ao adicionar itens em várias faturas de uma vez. Item em outra composição O item mostra "em" e o nome da composição atual. Marcar muda o item de composição. Composição com um item só Aparece solta na fatura, sem o bloco. Itens em percentual Na tela do contrato, ficam fora do total mostrado no bloco da composição. Na fatura, no boleto e na prévia "Como as faturas vão sair", entram no subtotal com o valor já calculado em reais. Nome repetido O sistema avisa: "Já existe a composição Nome neste contrato. Escolha outro nome ou edite a que já existe." Desfazer a composição Ao excluir, você escolhe entre Manter itens soltos, que mantém os itens no contrato sem o agrupamento, ou Excluir os itens (o botão mostra a quantidade, por exemplo "Excluir os 3 itens"), que remove a composição junto com todos os itens dela. A composição vale para as faturas geradas depois da gravação. As faturas que já existem continuam como estão; para agrupar uma delas, crie a composição na própria fatura. O recurso está disponível nos contratos de locação e de temporada. Trocando a situação de vários contratos Para concluir, suspender ou cancelar vários contratos de uma vez, sem abrir um por um: Em Financeiro > Contratos > Contratos de Locação, marque os contratos. O botão Ações mostra a quantidade marcada. Clique em Ações > Trocar situação. Abre a janela Trocar Situação dos Contratos. Em Nova Situação, escolha Concluído, Suspenso ou Cancelado. Quando há contrato de locação na seleção, escolha também a Disponibilidade no Site do imóvel. Se for suspender, escolha em Faturas em aberto dos contratos suspensos entre Manter para edição e Excluir as faturas. Clique em Confirmar. Durante a troca aparece "Processando X de Y contratos...". No fim, o resumo mostra "N contrato(s) passaram para …" e a lista "N contrato(s) ficaram como estavam:", com o código e o motivo de cada um. Cada contrato passa pelas mesmas travas da troca feita dentro dele: "Contrato com fatura em aberto não pode ser concluído nem cancelado." e "Só contrato ativo pode ser suspenso.". Os que não puderem mudar ficam como estão e aparecem no resumo. No topo da listagem, a etiqueta amarela N suspensos sem cobrança em aberto aparece quando existem contratos suspensos sem nenhuma fatura em aberto, que já podem ser concluídos. Clique nela para ver só esses contratos, marque todos e use Ações > Trocar situação > Concluído. Excluindo um contrato Em Financeiro > Contratos > Contratos de Locação, marque o contrato e clique em Ações > Remover contratos. Antes de excluir, o sistema pede a confirmação com o aviso: "A exclusão é definitiva: o contrato e as faturas em aberto são apagados e não poderão ser recuperados." Ao excluir o contrato, ou ao encerrá-lo sem escolher a situação do imóvel, o imóvel que estava Locado volta para Ativo. Se outro contrato ativo ainda usa o imóvel, ele continua locado. Perguntas frequentes ➜ O imóvel não aparece na lista. Verifique se o imóvel está ativo e disponível para locação. Imóveis que já possuem vínculos que impedem uma nova locação podem não ser apresentados. ➜ Qual a diferença entre Valor e Valor Atual? O Valor representa o valor originalmente definido no contrato e não é alterado pelos reajustes. O Valor Atual representa o valor utilizado atualmente na geração das faturas e é atualizado conforme os reajustes. ➜ Não consigo mais editar o valor nem algumas datas do contrato. Verifique se já existem faturas geradas. Após a geração das cobranças, determinados campos ficam bloqueados para preservar os períodos e valores já calculados. ➜ Qual modalidade devo utilizar? Início do Contrato utiliza a data de entrada como referência dos períodos; Dia de Vencimento organiza os ciclos conforme o vencimento configurado; e Início do Mês considera o mês civil como referência. ➜ Cadastrei o Tipo de Contrato incorretamente. O Tipo Contrato não pode ser alterado após a gravação. Por isso, confira essa informação antes de criar o contrato. ➜ A soma das participações dos proprietários não fecha. Confira os percentuais informados para que a distribuição considerada totalize 100%. Proprietários que não devem participar da divisão podem utilizar a opção Não participa do rateio do aluguel. ➜ Consigo recuperar um contrato excluído? Não. A exclusão é definitiva: o contrato precisa ser cadastrado de novo. ➜ Excluí o contrato e o imóvel continua Locado. Outro contrato ativo ainda usa esse imóvel. Quando não há outro contrato, o imóvel volta para Ativo. ➜ Não estou vendo a opção "Trocar situação" nem a etiqueta de suspensos. Elas aparecem para quem pode editar contratos de locação, e o botão Ações só fica ativo com pelo menos um contrato marcado. A etiqueta só aparece quando há pelo menos um contrato suspenso sem fatura em aberto. ➜ Um contrato não mudou de situação na troca em massa. Por quê? O motivo aparece no resumo final. O mais comum é ter fatura em aberto (não dá para concluir nem cancelar) ou não estar ativo (só contrato ativo pode ser suspenso). ➜ As faturas em aberto somem ao suspender? Só se você escolher Excluir as faturas. Com Manter para edição elas continuam no contrato. ➜ Agrupei os itens em uma composição e o valor da fatura mudou? Não deve mudar. A composição só agrupa os itens na apresentação. Se o total estiver diferente, confira os valores e os períodos de cada item em Itens Adicionais. ➜ Criei a composição, mas a fatura deste mês não mostra o agrupamento. A composição aparece nas faturas geradas depois da gravação. As faturas já geradas não são alteradas. ➜ Liguei o Ocultar PIX no contrato. As faturas que já existiam mudam? As faturas em aberto, sim: ao gravar o contrato, elas passam a seguir a mesma escolha, e o histórico registra, por exemplo, "PIX ocultado em 3 fatura(s) em aberto do contrato". Gravar o contrato sem mexer na opção não altera nenhuma fatura. ➜ Desliguei o Ocultar PIX e a fatura paga continua sem PIX. Está correto: fatura paga não é alterada, continua como o pagador viu. ➜ Preciso registrar o boleto de novo depois de mudar o Ocultar PIX? Não. Muda só o que aparece na tela de pagamento e no arquivo da fatura. ➜ Dá para ocultar o PIX de uma fatura só? Sim, pela opção Ocultar PIX da própria fatura. ➜ Por que o contrato novo veio com outro modo de repasse? Ele nasce no modo que a imobiliária mais usa nas locações em andamento, e a renovação e a cópia mantêm o do contrato de origem. O campo continua editável antes de gravar.